Export page to Open Document format

มาตรฐานการกำหนดชื่อแฟ้มเอกสารและโฟลเดอร์

เอกสารดิจิทัลทุกฟอร์แมตจำเป็นต้องมีกระบวนการจัดเก็บ และบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถเรียกใช้ สืบค้นได้สะดวก รวดเร็ว โดยเฉพาะในยุคแห่งสังคมข่าวสารที่ผสานกับเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตและเครือข่าย การกำหนดมาตรฐานชื่อแฟ้มเอกสาร และชื่อโฟลเดอร์ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น

ภาพแสดงการบริหารจัดการแฟ้มเอกสาร
ภาพแสดงการบริหารจัดการแฟ้มเอกสารทั้งที่เป็นระบบแฟ้มปกติและแฟ้มดิจิทัล

การตั้งชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มเอกสาร ตลอดทั้งการจัดวางโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ไม่มีแนวทางปฏิบัติร่วมกันจะส่งผลต่อการสืบค้น การเข้าถึง และการเผยแพร่สื่อดิจิทัล รวมทั้งเมื่อมีการปรับเปลี่ยนระบบอาจจะส่งผลให้ต้องรื้อใหม่ แทนที่จะโอนย้ายสื่อดิจิทัลแล้วเปิดระบบได้ทันที สวทช. ได้กำหนดข้อกำหนดการจัดการโฟลเดอร์และแฟ้มเอกสาร เพื่อเป็นแนวปฏิบัติของ สวทช. และเป็นต้นแบบให้กับหน่วยงานต่างๆ ที่สนใจนำไปปรับประยุกต์ใช้ต่อไป ดังนี้

การจัดการโฟลเดอร์

การกำหนดโฟลเดอร์ก่อนที่จะสร้างสื่อใดๆ เป็นลำดับขั้นตอนที่ควรปฏิบัติด้วยทุกครั้ง จากนั้นเมื่อมีการสร้างเอกสารควรบันทึกเอกสารไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้่ล่วงหน้า และหน่วยงานอาจจะมีข้อกำหนดการตั้งชื่อโฟลเดอร์ และการจัดเก็บเอกสารลงโฟลเดอร์ด้วย

เอกสารที่ต้องการใช้ประกอบการพัฒนาเว็บไซต์ (ในรูปแบบ HTML) หรือการพัฒนาสื่อการเรียนการสอนต่างๆ สื่อเชิงโต้ตอบ (Interactive) ยิ่งต้องให้ความสำคัญกับการจัดการโฟลเดอร์ โดยควรจัดเก็บไว้ในที่ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันปัญหาลิงก์ที่ผิดพลาด ตลอดทั้งชื่อโฟลเดอร์ต้องกำหนดให้มีความหมายกระชับภายใต้ข้อกำหนด ดังนี้

  1. ให้ตั้งด้วยคำภาษาอังกฤษที่กระชับและสั้นที่สุด (ไม่ต้องใส่วันที่หรือคำขยายความใดๆ) เพื่อช่วยให้ Search Engine ค้นหาพบโดยง่าย
    • หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อภาษาไทย เนื่องจากซอฟต์แวร์อาจจะแบ่งเป็นรหัสพิเศษที่ไม่สื่อความสามารถ และไม่รองรับการเข้าถึงของ Search Engine บางตัว
  2. ในกรณีที่มีหลายคำ ให้เขียนติดกันหมดหรือใช้ ”-” (Hyphen) เชื่อมระหว่างคำ (ไม่ใช้ space และ underscore “_” เพราะจะสร้างปัญหาเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของ URL ซึ่งมักจะมีการขีดเส้นใต้ทำให้สัญลักษณ์ Underscore ทับกับขีดเส้นใต้)
  3. ข้อกำหนดนี้ให้รวมถึงการกำหนด Namespace สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Wiki และความสามารถที่สอดรับกับ SEO สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม CMS ด้วย

ตัวอย่างการกำหนด Namespace และ Pagename ของ Dokuwiki ที่ถูกต้อง

ตัวอย่างการกำหนด Namespace และ Pagename ของ Dokuwiki ที่ถูกต้อง

การตั้งชื่อแฟ้มเอกสาร

สำหรับแฟ้มเอกสารต่างๆ ควรกำหนดหลักการตั้งชื่อแฟ้มเอกสารให้ชัดเจน โดยมีข้อแนะนำเบื้องต้น คือ

  • ให้ใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษ สามารถนำตัวเลขผสมร่วมได้
    • หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อภาษาไทย เนื่องจากซอฟต์แวร์อาจจะแบ่งเป็นรหัสพิเศษที่ไม่สื่อความสามารถ และไม่รองรับการเข้าถึงของ Search Engine บางตัว

ตัวอย่างปัญหาการใช้ภาษาไทยเป็นส่วนประกอบของชื่อโฟลเดอร์/ไฟล์

ตัวอย่างปัญหาการใช้ภาษาไทยเป็นส่วนประกอบของชื่อโฟลเดอร์/ไฟล์

  • ไม่มีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเว้นแต่ . และ - เท่านั้น (ไม่ใช้ space และ underscore “_” เพราะจะสร้างปัญหาเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของ URL ซึ่งมักจะมีการขีดเส้นใต้ทำให้สัญลักษณ์ Underscore ทับกับขีดเส้นใต้) ตัวอย่าง grid-computing.doc จะชัดกว่า grid_computing.doc เป็นต้น

ตัวอย่างปัญหาจากการใช้ช่องว่างและ Underscore เป็นส่วนประกอบของชื่อไฟล์

ตัวอย่างปัญหาจากการใช้ช่องว่างและ Underscore เป็นส่วนประกอบของชื่อไฟล์ และชื่อ URL/e-Mail Address เมื่อมีการสร้างจุดเชื่อมอาจจะสื่อสารผิดพลาดได้ง่าย

  • ในการร่างเอกสารเป็นครั้งแรก ให้ใส่วันที่ไว้ข้างหน้า โดยรูปแบบของวันที่คือ yyyymmdd ตัวอย่าง 20050809-grid-computing.doc เป็นต้น
    • ในกรณีที่ในวันเดียวกันนั้น มีการแก้ไขและทบทวนออกมาอีก 2 เวอร์ชั่น ให้ตั้งชื่อแฟ้มใหม่ โดยเติมตัวเลขกำกับเวอร์ชั่น ต่อท้าย ตัวอย่าง 20050809-grid-computing-1.doc และ 20050809-grid-computing-2.doc เป็นต้น
    • ในกรณีที่มีการแก้ไขและปรับปรุงในวันอื่นๆ ถัดมา ให้ตั้งชื่อใหม่ตามวันที่ ตัวอย่าง 20050818-grid-computing.doc

ตัวอย่างการตั้งชื่อแฟ้มเอกสารนำด้วยวันที่สร้าง/ปรับปรุง

ตัวอย่างการตั้งชื่อแฟ้มเอกสารนำด้วยวันที่สร้าง/ปรับปรุง

เทคนิค

เอกสารศึกษาเพิ่มเติม


ผู้เขียน

  • ดร.ทวีศักดิ์ กออนันตกูล ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
  • บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี



Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.