Trace: » filename
มาตรฐานการกำหนดชื่อแฟ้มเอกสารและโฟลเดอร์
เอกสารดิจิทัลทุกฟอร์แมตจำเป็นต้องมีกระบวนการจัดเก็บ และบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถเรียกใช้ สืบค้นได้สะดวก รวดเร็ว โดยเฉพาะในยุคแห่งสังคมข่าวสารที่ผสานกับเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตและเครือข่าย การกำหนดมาตรฐานชื่อแฟ้มเอกสาร และชื่อโฟลเดอร์ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น
ภาพแสดงการบริหารจัดการแฟ้มเอกสารทั้งที่เป็นระบบแฟ้มปกติและแฟ้มดิจิทัล
การตั้งชื่อโฟลเดอร์และชื่อแฟ้มเอกสาร ตลอดทั้งการจัดวางโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ไม่มีแนวทางปฏิบัติร่วมกันจะส่งผลต่อการสืบค้น การเข้าถึง และการเผยแพร่สื่อดิจิทัล รวมทั้งเมื่อมีการปรับเปลี่ยนระบบอาจจะส่งผลให้ต้องรื้อใหม่ แทนที่จะโอนย้ายสื่อดิจิทัลแล้วเปิดระบบได้ทันที สวทช. ได้กำหนดข้อกำหนดการจัดการโฟลเดอร์และแฟ้มเอกสาร เพื่อเป็นแนวปฏิบัติของ สวทช. และเป็นต้นแบบให้กับหน่วยงานต่างๆ ที่สนใจนำไปปรับประยุกต์ใช้ต่อไป ดังนี้
การจัดการโฟลเดอร์
การกำหนดโฟลเดอร์ก่อนที่จะสร้างสื่อใดๆ เป็นลำดับขั้นตอนที่ควรปฏิบัติด้วยทุกครั้ง จากนั้นเมื่อมีการสร้างเอกสารควรบันทึกเอกสารไว้ในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้่ล่วงหน้า และหน่วยงานอาจจะมีข้อกำหนดการตั้งชื่อโฟลเดอร์ และการจัดเก็บเอกสารลงโฟลเดอร์ด้วย
เอกสารที่ต้องการใช้ประกอบการพัฒนาเว็บไซต์ (ในรูปแบบ HTML) หรือการพัฒนาสื่อการเรียนการสอนต่างๆ สื่อเชิงโต้ตอบ (Interactive) ยิ่งต้องให้ความสำคัญกับการจัดการโฟลเดอร์ โดยควรจัดเก็บไว้ในที่ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันปัญหาลิงก์ที่ผิดพลาด ตลอดทั้งชื่อโฟลเดอร์ต้องกำหนดให้มีความหมายกระชับภายใต้ข้อกำหนด ดังนี้
- ให้ตั้งด้วยคำภาษาอังกฤษที่กระชับและสั้นที่สุด (ไม่ต้องใส่วันที่หรือคำขยายความใดๆ) เพื่อช่วยให้ Search Engine ค้นหาพบโดยง่าย
- หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อภาษาไทย เนื่องจากซอฟต์แวร์อาจจะแบ่งเป็นรหัสพิเศษที่ไม่สื่อความสามารถ และไม่รองรับการเข้าถึงของ Search Engine บางตัว
- ในกรณีที่มีหลายคำ ให้เขียนติดกันหมดหรือใช้ ”-” (Hyphen) เชื่อมระหว่างคำ (ไม่ใช้ space และ underscore “_” เพราะจะสร้างปัญหาเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของ URL ซึ่งมักจะมีการขีดเส้นใต้ทำให้สัญลักษณ์ Underscore ทับกับขีดเส้นใต้)
- ข้อกำหนดนี้ให้รวมถึงการกำหนด Namespace สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม Wiki และความสามารถที่สอดรับกับ SEO สำหรับซอฟต์แวร์ในกลุ่ม CMS ด้วย
การตั้งชื่อแฟ้มเอกสาร
สำหรับแฟ้มเอกสารต่างๆ ควรกำหนดหลักการตั้งชื่อแฟ้มเอกสารให้ชัดเจน โดยมีข้อแนะนำเบื้องต้น คือ
- ให้ใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษ สามารถนำตัวเลขผสมร่วมได้
- หลีกเลี่ยงการใช้ชื่อภาษาไทย เนื่องจากซอฟต์แวร์อาจจะแบ่งเป็นรหัสพิเศษที่ไม่สื่อความสามารถ และไม่รองรับการเข้าถึงของ Search Engine บางตัว
- ไม่มีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเว้นแต่ . และ - เท่านั้น (ไม่ใช้ space และ underscore “_” เพราะจะสร้างปัญหาเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของ URL ซึ่งมักจะมีการขีดเส้นใต้ทำให้สัญลักษณ์ Underscore ทับกับขีดเส้นใต้) ตัวอย่าง grid-computing.doc จะชัดกว่า grid_computing.doc เป็นต้น
- ในการร่างเอกสารเป็นครั้งแรก ให้ใส่วันที่ไว้ข้างหน้า โดยรูปแบบของวันที่คือ yyyymmdd ตัวอย่าง 20050809-grid-computing.doc เป็นต้น
- ในกรณีที่ในวันเดียวกันนั้น มีการแก้ไขและทบทวนออกมาอีก 2 เวอร์ชั่น ให้ตั้งชื่อแฟ้มใหม่ โดยเติมตัวเลขกำกับเวอร์ชั่น ต่อท้าย ตัวอย่าง 20050809-grid-computing-1.doc และ 20050809-grid-computing-2.doc เป็นต้น
- ในกรณีที่มีการแก้ไขและปรับปรุงในวันอื่นๆ ถัดมา ให้ตั้งชื่อใหม่ตามวันที่ ตัวอย่าง 20050818-grid-computing.doc
เทคนิค
- การนำวันที่จาก EXIF ของภาพดิจิทัลมาใช้เป็นส่วนประกอบการตั้งชื่อแฟ้มภาพอย่างรวดเร็ว
เอกสารศึกษาเพิ่มเติม
- Electronic File Name Standard Part of the Highways Agency Information Management Policy
- Managing Electronic Records – File Naming Conventions Northumbria University
- STANDARD NAMING CONVENTIONS FOR ELECTRONIC RECORDS University of Edinburgh
- Name files and folders University of Canterbury - Christchurch, New Zealand
ผู้เขียน
- ดร.ทวีศักดิ์ กออนันตกูล ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
- บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
