แม่แบบเอกสาร - Document Template

ราชบัณฑิตยสถานได้กำหนดศัพท์บัญญัติของคำว่า Template ไว้ว่า แผ่นแบบ (ศัพท์คอมพิวเตอร์ ๑๙ มิ.ย. ๒๕๔๔)
The Computer Folks Glossary ได้ให้ความหมายของคำว่า Document template ดังนี้ A preformatted document into which the user types text.
Wikipedia ได้ให้ความหมายของคำว่า Template ดังนี้ A preformatted file type that can be used to quickly create a specific file.
เว็บไซต์ http://addbalance.com ได้ให้ความหมายของ Templates ดังนี้ A special type of Word document that can hold text, styles, macros, keyboard shortcuts, custom toolbars and AutoText entries.
เว็บไซต์ Webopedia ได้ให้ความหมายไว้ดังนี้ In some word processing applications, template is used in place of style sheet.

โดยสรุป Document Template จึงหมายถึงแฟ้มเอกสารที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าเพื่อให้สะดวกในการเอกสารรูปแบบใดๆ โดยอาจจะประกอบด้วยแบบอักษร กล่องข้อความ Style มาโคร คีย์ลัด เมนู ข้อความอัตโนมัติ ภาพกราฟิกและอื่นๆ ทั้งนี้รวมถึงแม่แบบสไลด์ (Presentation Template) แม่แบบแผ่นงาน (Spreadsheet Template) แม่แบบฐานข้อูล (Database Template) แม่แบบงานกราฟิก (Graphic Template) เป็นต้น

ตัวอย่างแม่แบบงานพิมพ์ของ Microsoft Word

ตัวอย่างแม่แบบสไลด์ของ Microsoft PowerPoint

ตัวอย่างสไลด์ที่กำหนดด้วยแม่แบบสไลด์รูปแบบหนึ่ง

ประโยชน์ของ Document Template

เป็นการสร้างเอกสารที่สอดรับกับมาตรฐานขององค์กร/หน่วยงาน
เอกสารถูกสร้างในทิศทางเดียวกัน
ง่ายต่อการปรับแก้ไข
อำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูล

ความเข้าใจผิด/ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการสร้าง Document Template

หลายหน่วยงานมักจะออกแบบแม่แบบเอกสาร แม่แบบสไลด์เพียงเน้นความสวยงาม เช่น การออกแบบแม่แบบสไลด์โดยนำภาพที่ต้องการมาวางเป็น Background แ้ล้วบอกว่านี่คือแม่แบบสไลด์ขององค์กร หรือการสร้างแม่แบบเอกสารโดยพิมพ์ข้อความที่ต้องการเพื่อให้ผู้ใช้สะดวก และป้อนเพียงบางส่วน แต่ไม่มีการกำหนด Style และรูปแบบพารากราฟให้เหมาะสม แย่กว่านั้นคือการใช้สัญลักษณ์พิเศษมาเป็นส่วนประกอบของรายการเลือกในฟอร์ม แทนที่จะใช้ความสามารถของ Form Control ที่ควรจะเป็น

ดังนั้นการออกแบบ/สร้างแม่แบบเอกสารไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใดๆ ควรจะให้ความสำคัญถึงแบบอักษร Style การจัดพารากราฟ และอื่นๆ ด้วยแทนที่จะเน้นแค่กราฟิกเพื่อความสวยงาม