This is an old revision of the document!
—-

มาตรฐานการสร้างเอกสารงานพิมพ์

เอกสารงานพิมพ์ด้วยโปรแกรม Word Processor และ DTP (Desktop Publishing) เช่น Microsoft Office, OpenOffice.org, PageMaker, Adobe InDesign นับเป็นสื่อดิจิทัลแต่กำเนิด ซึ่งสามารถนำไปจัดทำห้องสมุดดิจิทัลได้ทันที แต่บ่อยครั้งที่พบว่าสื่อดังกล่าวในห้องสมุดดิจิทัลหลายๆ ที่กลายเป็นขยะอิเล็กทรอนิกส์ หรือขยะดิจิทัล เพราะไม่สามารถเปิดแฟ้มเอกสารนั้นได้ เพราะมีการปรับเปลี่ยนรุ่นของเอกสาร หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เปิดติดตั้งโปรแกรมต่างรุ่น หรือไม่มีโปรแกรมดังกล่าว หรือเปิดได้ก็ไม่สามารถอ่านเอกสารได้เนื่องจากแบบอักษรที่เลือกใช้ ไม่มีในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เปิด รวมทั้งปัญหาโครงร่างเอกสารเพี้ยน ไม่รวมถึงปัญหาเกี่ยวกับการทำงานที่ซ้ำซ้อนหลายๆ อย่าง เช่น ต้องเสียเวลาสร้างสารบัญ เอกสารประกอบด้วยแฟ้มย่อยหลายแฟ้มเพื่อให้เอกสารงานพิมพ์ที่ถือว่าเป็นเอกสารดิจิทัลแต่กำเนิดได้มาตรฐานที่ถูกต้อง สวทช. ได้กำหนดข้อกำหนดการสร้าง/จัดเตรียมเอกสารงานพิมพ์ไว้ดังนี้

หลักการพิมพ์

  • กำหนดวัน/เวลาของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ตรงกันทั้งหน่วยงาน ระบบเดียวกัน หรือเทียบกับเวลามาตรฐานตามข้อกำหนดของสถาบันมาตรวิทยาแห่งชาติ http://www.nimt.or.th การปรับเทียบเวลามาตรฐานประเทศไทย time1.nimt.or.th, time2.nimt.or.th, time3.nimt.or.th หรือตามที่หน่วยงานกำหนด

  • การพิมพ์ด้วย Word Processor และ DTP (Desktop Publishing)
    • หน่วยงานควรกำหนดแบบอักษรทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษกลางของหน่วยงานให้เป็นชุดเดียวกัน เช่น
      • ระบบที่ต่ำกว่า Windows Me ให้เลือกใช้ฟอนต์ AngsanaUPC หรือฟอนต์ใดๆ ในตระกูล UPC
        • กรณีที่นำเอกสารที่สร้างด้วยฟอนต์ตระกูล UPC มาใช้กับ Word ในระบบ Windows 2000/XP ขึ้นไป จะต้องแทนที่ฟอนต์ตระกูล UPC เป็นตระกูล NEW ก่อนบันทึกกลับเพื่อป้องกันกรเข้ารหัสอักขระที่ผิดพลาด
      • ระบบ Windows 2000/XP ขึ้นไป ให้เลือกใช้ฟอนต์ BrowaliaNEW หรือฟอนต์ใดๆ ในตระกูล NEW
      • กรณีที่เลือกใช้แบบอักษรพิเศษ จะต้องฝังแบบอักษรดังกล่าวไปกับเอกสารก่อนเผยแพร่
      • หลีกเลี่ยงการใช้แบบอักษรที่ละเมิดลิขสิทธิ์ ทั้งนี้สามารถดาวน์โหลดแบบอักษรสวยงามที่ถูกต้องตามประกาศ ครม. ได้ที่เว็บไซต์ STKS
  • สร้างสไตล์ (Style) โดยกำหนด Heading1, Heading2, Heading3, Normal และ Body ให้เหมาะสมกับเอกสารแต่ละประเภท และพิมพ์งานด้วย Style
  • หน่วยงานควรออกแบบแม่แบบงานพิมพ์ (Document Template) ให้เหมาะสมกับประเภทเอกสาร
  • ไม่ต้องกดปุ่ม Enter เมื่อจบบรรทัด แต่ให้พิมพ์ไปเรื่อยๆ โปรแกรมจะตัดคำให้อัตโนม้ติ
  • การตัดคำก่อนจบบรรทัด ให้ใช้ปุ่ม Shift + Enter
  • การขึ้นหน้าใหม่ก่อนจบหน้าปกติ ให้ใช้ปุ่ม Ctrl + Enter
  • การใส่ช่องว่าง ให้ใช้เพียง 1 ช่อง\
  • การใช้อักขระพิเศษ ควรใส่ใจเป็นพิเศษ เช่น 2 ไม่เท่ากับ 5 ก็ควรพิมพ์ด้วย Symbol ดังนี้ 2 ≠ 5
  • เครื่องหมายวรรคตอน ให้ศึกษาจากการใช้เครื่องหมายวรรคตอน
  • การใช้อักขระไทยร่วมกับตัวเลข หรืออักขระในภาษาอื่น ให้เคาะแป้นเคาะวรรค 1 ครั้ง ก่อนและหลังตัวเลขหรืออักขระในภาษาอื่น ตัวอย่างเช่น กกก xxx กกก หรือ กกก 555 กกก
  • ในเอกสารภาษาอังกฤษ ในการแสดงตัวเลขที่มีค่าน้อยกว่า 20 ควรจะใช้คำในภาษาอังกฤษแทนตัวเลขนั้น เช่น I bought 5 pens for 20 baht. ควรเขียนเป็น I bought five pens for 20 baht. ตามหลักทั่วไปของการใช้ภาษาอังกฤษที่ดี
  • ในเอกสารภาษาไทยควรจะใช้ตัวเลขเป็นเลขไทย
  • การใช้คำทับศัพท์ รายการคำที่มักเขียนผิด โดยยึดจาก ราชบัณฑิตยสถาน (http://www.royin.go.th)
  • เอกสารทุกเอกสารจะต้องกำหนด Document Properties เพื่อใช้ประกอบการให้ข้อมูลกับ Search Engine และโปรแกรมจัดการห้องสมุดดิจิทัล

  • ฟอร์แมตเอกสารที่เหมาะสมในการเผยแพร่สู่สาธารณะในรูปแบบห้องสมุดดิจิทัลหรือจัดทำต้นแบบสิ่งพิมพ์ คือ PDF ดังนั้นควรแปลงเอกสารต้นฉบับให้เป็นเอกสาร PDF ก่อน
    • เอกสาร PDF จะต้องกำหนดค่าความละเอียดของเอกสารให้เหมาะสม
      • เก็บเข้าคลัง ควรเลือกเป็น PDF/A
      • เก็บเป็นสำเนาเพื่อการแลกเปลี่ยน หรือใช้งาน ควรเลือกเป็น Standard
      • เผยแพร่ผ่านเว็บ ควรเลือกเป็น smallest file size
      • ส่งโรงพิมพ์ ควรเลือกเป็น press quality
    • เอกสาร PDF จะต้องกำหนด Document Properties ให้เหมาะสมและถูกต้องเช่นเดียวกับเอกสารต้นฉบับ
    • เอกสาร PDF จะต้องกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารและเนื้อหาให้เหมาะสมก่อนเผยแพร่
    • ตรวจสอบสารบัญของเอกสาร PDF ให้ถูกต้องก่อนเผยแพร่
    • หากมีการใช้แบบอักษรพิเศษ จะต้องฝังแบบอักษรนั้นไปกับเอกสาร PDF ก่อนเผยแพร่
  • กรณีที่เป็นการว่าจ้างให้จัดทำต้นฉบับเอกสารดิจิทัล จะต้องกำหนดให้ผู้รับว่าจ้างส่งมอบแฟ้มเอกสารต้นฉบับ แฟ้มเอกสาร PDF แฟ้มแบบอักษร แฟ้มเอกสาร Text และแฟ้มภาพประกอบ การจัดทำต้นฉบับให้ครบถ้วน รวมทั้งแบบอักษรที่ใช้ประกอบการออกแบบงาน และไม่เป็นแบบอักษรที่ละเมิดลิขสิทธิ์

เอกสาร

เครื่องหมายวรรคตอน

  • เอกสารภาษาไทย การใช้เครื่องหมายวรรคตอนจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้
    • นขลิขิต หรือวงเล็บ (…) วงเล็บเหลี่ยม […] และวงเล็บปีกกา {…} ควรเคาะแป้นเคาะวรรค เพื่อเว้นวรรค 1 ครั้งก่อนเปิดวงเล็บ และอีก 1 ครั้งหลังปิดวงเล็บ ส่วนข้อความภายในวงเล็บจะต้องติดกับเครื่องหมายวงเล็บเปิดและปิด ตัวอย่างเช่น xxx (yyy) xxx, xxx [yyy] xxx, xxx {yyy} xxx เป็นต้น
    • อัญประกาศหรือเครื่องหมายคำพูด ”…” และอัญประกาศเดี่ยว '…' ควรเคาะแป้นเคาะวรรค เพื่อเว้นวรรค 1ครั้ง ก่อนเปิดเครื่องหมายคำพูด และอีก 1 ครั้งหลังปิดเครื่องหมายคำพูด ส่วนข้อความภายในเครื่องหมายคำพูดจะต้องติดกับเครื่องหมายคำพูดเปิดและปิด ตัวอย่างเช่น xxx “yyy” xxx เป็นต้น
    • ไม้ยมก ๆ ต้องอยู่ติดกับข้อความหน้าเครื่องหมายไม้ยมก ส่วนข้อความที่อยู่หลังเครื่องหมายไม้ยมกให้เคาะแป้นเคาะวรรค 1 ครั้ง ตัวอย่างเช่น xxxๆ yyy เป็นต้น
    • ไปยาลน้อย ฯ จุลภาคหรือจุดลูกน้ำ , ทวิภาคหรือจุดคู่ : อัฒภาคหรือจุดครึ่ง ; อัศเจรีย์หรือเครื่องหมายตกใจ ! ปรัศนีหรือเครื่องหมายคำถาม ? และวิภัชภาคหรืออภัชภาค :- ต้องอยู่ติดกับข้อความที่อยู่ก่อนหน้าเครื่องหมายเหล่านี้ ส่วนข้อความที่อยู่ตามหลังเครื่องหมายเหล่านี้ จะต้องเคาะแป้นเคาะวรรค 1 ครั้ง ตัวอย่างเช่น xxxฯ yyy หรือ xxx, yyy หรือ xxx: yyy หรือ xxx; yyy หรือ xxx! yyy หรือ xxx? yyy หรือ xxx:- yyy ยกเว้นการใช้เครื่องหมายจุลภาคคั่นตัวเลขทุกสามหลัก ในจำนวนที่ประกอบด้วยตัวเลขตั้งแต่สี่หลักขึ้นไป ตัวอย่างเช่น 1,000 และ 1,000,000 เป็นต้น
    • ไปยาลใหญ่ ฯลฯ ควรเคาะแป้นเคาะวรรค 1 ครั้ง หน้าเครื่องหมายไปยาลใหญ่ ส่วนใหญ่เครื่องหมายนี้จะแสดงท้ายประโยค ดังนั้นก่อนขึ้นประโยคใหม่ จึงต้องเคาะแป้นเคาะวรรค 2 ครั้งหลังเครื่องหมายไปยาลใหญ่ ตัวอย่างเช่น xxx ฯลฯ yyy
    • มหัพภาค . ควรอยู่ติดข้อความที่อยู่หน้าเครื่องหมายมหัพภาค และเคาะแป้นเคาะวรรค 1 ครั้งหลังเครื่องหมายมหัพภาค ตัวอย่างเช่น xxx. yyy ยกเว้นการใช้เครื่องหมายมหัพภาคเป็นจุดทศนิยมหรือประกอบชื่อของเว็บไซต์ หรือส่วนหนึ่งของที่อยู่ในอินเทอร์เน็ต ห้ามมีวรรคก่อนหรือหลังเครื่องหมายมหัพภาค ตัวอย่างเช่น www.stks.or.th, webmaster@stks.or.th ถ้าข้อความนั้นมีการใส่เครื่องหมายอัญประกาศหรือเครื่องหมายวงเล็บ ให้ใส่เครื่องหมายมหัพภาคไว้ติดกับเครื่องหมายอัญประกาศหรือเครื่องหมายวงเล็บ ตัวอย่างเช่น xxx (yyy). หรือ xxx “yyy”. เป็นต้น
    • ไข่ปลาหรือจุดไข่ปลา … ประกอบด้วยจุด 3 จุดเรียงติดกัน ไม่เว้นวรรคทั้งหน้าและหลังเครื่องหมาย และอาจอยู่ท้ายประโยคได้ ตัวอย่างเช่น xxx…yyy หรือ xxx… ในกรณีพิเศษที่เป็นชื่อร่างกฎหมายต่างๆ ซึ่งมักจะระบุช่องว่างหลังปีพุทธศักราช ให้เคาะแป้นเคาะวรรคหลังจุดของปีพุทธศักราช 1 ครั้ง ก่อนใส่เครื่องหมายไข่ปลา ตัวอย่างเช่น พ.ศ. … เป็นต้น
    • เสมอภาค = ควรเคาะแป้นเคาะวรรค 1 ครั้งหรือมากกว่า 1 ครั้ง ก่อนและหลังเครื่องหมายเสมอภาค ขึ้นอยู่กับความสวยงาม ตัวอย่างเช่น 1+1 = 2
    • ทับ / ไม่เว้นวรรคทั้งหน้าและหลังเครื่องหมาย ตัวอย่างเช่น วว 5204/ว.1022
  • การใช้อักขระพิเศษอื่นๆ สำหรับเอกสารภาษาไทย จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้
    • เปอร์เซ็นต์ % และดอกจันทร์ * ให้อยู่ติดกับข้อความหน้าเครื่องหมายทั้งสองนี้ ส่วนหลังเครื่องหมายให้เคาะแป้นเคาะวรรค 1 ครั้ง แล้วตามด้วยข้อความ แต่ถ้าเป็นตำแหน่งจบประโยค ให้เคาะแป้นเคาะวรรค 2 ครั้ง ตัวอย่างเช่น xxx% yyy หรือ xxx* yyy เป็นต้น
    • เครื่องหมาย @ # และ $ ให้เคาะแป้นเคาะวรรค 1 ครั้งก่อนเครื่องหมาย ส่วนหลังเครื่องหมายไม่ต้องเคาะแป้นเคาะวรรค ตัวอย่างเช่น xxx @yyy หรือ xxx #yyy หรือ xxx $yyy ยกเว้นกรณีที่เป็นที่อยู่ของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์จะไม่มีการเว้นวรรค ตัวอย่างเช่น webmaster@stks.or.th เป็นต้น
    • เครื่องหมาย - เมื่อใช้แทนคำว่า “ถึง” ไม่ต้องเว้นวรรคทั้งหน้าและหลังเครื่องหมาย ตัวอย่างเช่น 22-25 มิถุนายน พ.ศ.2543 แต่ถ้าใช้แทนสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ และต้องการแสดงความชัดเจน ควรเคาะวรรค 1 ครั้งขึ้นไป ที่หน้าและหลังเครื่องหมาย ตัวอย่างเช่น 100 - 1,000

การระบุสัญญาอนุญาตแบบ (cc)

เอกสารที่เผยแพร่และอนุญาตให้ผู้อ่านเข้าถึงได้ตามสัญญาอนุญาตแบบ CreativeCommons ควรระบุ/กำกับสัญญาอนุญาตให้เหมาะสมตามลักษณะของเอกสาร โดยสามารถใช้ข้อมูลได้ดังนี้

  • กรณีที่อนุญาตให้จำหน่ายได้ ปรับแก้ไขได้ ให้ติดสัญญาอนุญาต แสดงที่มา 3.0 ประเทศไทย และระบุ URL ดังนี้ http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/th/

<a rel="license" href="http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/th/"><img alt="Creative Commons License" style="border-width:0" src="http://i.creativecommons.org/l/by/3.0/th/88x31.png" /></a><br />This work is licensed under a <a rel="license" href="http://creativecommons.org/licenses/by/3.0/th/">Creative Commons Attribution 3.0 Thailand License</a>.<br />Based on a work at <a xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/" href="http://nstda.or.th" rel="dc:source">nstda.or.th</a>.

  • กรณีที่อนุญาตให้ปรับแก้ไขได้ แต่ห้ามจำหน่าย ให้ติดสัญญาอนุญาต แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า 3.0 ประเทศไทย และระบุ URL ดังนี้ http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/th/

<a rel="license" href="http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/th/"><img alt="Creative Commons License" style="border-width:0" src="http://i.creativecommons.org/l/by-nc/3.0/th/88x31.png" /></a><br />This work is licensed under a <a rel="license" href="http://creativecommons.org/licenses/by-nc/3.0/th/">Creative Commons Attribution-Noncommercial 3.0 Thailand License</a>.<br />Based on a work at <a xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/" href="http://nstda.or.th" rel="dc:source">nstda.or.th</a>.

  • กรณีที่อนุญาตให้ปรับแก้ไขได้ โดยคงสัญญาอนุญาตดั้งเดิม และห้ามจำหน่าย ให้ติดสัญญาอนุญาต แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย และระบุ URL ดังนี้ http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/th/

<a rel="license" href="http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/th/"><img alt="Creative Commons License" style="border-width:0" src="http://i.creativecommons.org/l/by-nc-sa/3.0/th/88x31.png" /></a><br />This work is licensed under a <a rel="license" href="http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/th/">Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Thailand License</a>.<br />Based on a work at <a xmlns:dc="http://purl.org/dc/elements/1.1/" href="http://nstda.or.th" rel="dc:source">nstda.or.th</a>.


ผู้เขียน

  1. ดร.ทวีศักดิ์ กออนันตกูล
  2. บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

เอกสารอ้างอิง

  • ข้อแนะนำ​ใน​การพิมพ์​เอกสาร​. ​ทวีศักดิ์​ ​กออนันตกูล​, ​วันทนีย์​ ​พันธชาติ​, ​มณฑิกา​ ​บริบูรณ์​. สาร​ NECTEC 8,43(พ​.​ย​.-​ธ​.​ค​. 2544),7-19.



Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.