ประเภทข้อมูล

ข้อมูลของโปรแกรมแผ่นกระดาษทำการ แบ่งได้เป็น

ข้อมูลประเภทข้อความ
ข้อมูลประเภทตัวเลข
ข้อมูลประเภทวันที่/เวลา
ข้อมูลสูตรคำนวณ

ข้อมูลประเภทข้อความ

ข้อมูลประเภทข้อความ ประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข อักขระพิเศษ โดยตัวเลขจะไม่นำไปใช้คำนวณ หรือคำนวณไม่ได้ เช่น ชื่อ นามสกุล บ้านเลขที่ เบอร์โทรศัพท์ ข้อมูลประเภทนี้เมื่อป้อนลงเซลล์จะถูกจัดชิดซ้ายของเซลล์อัตโนมัติ (ปรับตำแหน่งได้ภายหลัง)

การป้อนตัวเลข หรืออักขระพิเศษในเซลล์ให้เป็นข้อมูลประเภทข้อความ เช่น บ้านเลขที่ หรือเบอร์โทรศัพท์ จะต้องใช้เครื่องหมายพิเศษนำหน้า (Prefix) ได้แก่ เครื่องหมาย ' เช่น '453/3 หรือ '02-453-3234

ข้อมูลประเภทตัวเลข

ข้อมูลประเภทตัวเลขเป็นข้อมูลที่นำไปคำนวณได้ ข้อมูลประเภทนี้เมื่อป้อนลงเซลล์จะถูกจัดชิดขวาของเซลล์อัตโนมัติ (ปรับตำแหน่งได้ภายหลัง) การป้อนให้ป้อนเฉพาะตัวเลข โดยไม่ต้องระบุเครื่องหมาย , คั่นหลัก เช่น 10,000 ให้ป้อน 10000

ข้อมูลประเภทวันที่ / เวลา

ข้อมูลประเภทวันที่/เวลา สามารถนำไปคำนวณได้ โดยการป้อนจะมีหลักการเฉพาะหลายอย่างที่ควรทราบ ได้แก่

ตั้งค่าวันที่ของคอมพิวเตอร์ให้ถูกต้อง โดยกำหนดค่า Sync กับเวลามาตรฐาน http://www.nimt.or.th/nimt/home/index.php

ปีจะต้องเป็นปี ค.ศ. เท่านั้น
ป้อนวันที่ในรูปแบบ dd/mm/yyyy หรือ dd-mm-yyyy หรือ dd mmm yyyy เช่น วันที่ 3 มิถุนายน 2552 ให้ป้อนเป็น 3/6/2009 หรือ 3-6-09 หรือ 3 jun 09
ค่าปีที่ป้อน จะต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไข ดังนี้
- โปรแกรมแบ่งช่วงปี เป็น 2 ช่วง คือ
  - 1/1/00 ถึง 31/12/29 หมายถึง ปี ค.ศ. 2000 - 2029
  - 1/1/30 ถึง 31/12/99 หมายถึง ปี ค.ศ. 1930 - 1999
  - ดังนั้นต้องระวังการป้อนปี ค.ศ. แบบ 2 หลัก
  - การป้อนปี ค.ศ. 2030 - 2999 จะต้องป้อนปีแบบ 4 หลักเท่านั้น
ข้อมูลเวลา ให้ป้อนในรูปแบบ hh:mm:ss
ผลลัพธ์ที่ได้จากการป้อนวันที่/เวลา อาจจะไม่ตรงกับที่ต้องการ จะต้องไปปรับแต่งให้เหมาะสมภายหลัง
ลำดับการป้อน dd/mm หรือ mm/dd จะถูกควบคุมด้วย Lacale standard & format - country จาก Control Panel ของ Microsoft Windows ควรกำหนดค่านี้ให้ตรงกันทั้งหน่วยงาน ตรวจสอบโดยป้อนค่า 12/31/09 และ 31/12/09 ดูว่าข้อมูลใดแสดงเป็นค่าวันที่ (ชิดขวา) ข้อมูลใดแสดงเป็นค่าข้อความ (ชิดซ้าย)