This is an old revision of the document!
—-

> กระดาษทำการ

เทคนิคน่ารู้

ปุ่มเรียกใช้งานด่วน QuickStart

QuickStart อาจจะมีผลทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานช้าลง คอมพิวเตอร์บางเครื่องอาจจะต้องปิดโปรแกรมนี้ออกไปจากระบบ โดยคลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่ไอคอนโปรแกรมเรียกใช้งานด่วนใน Task Bar แล้วเลือกคำสั่ง Exit QuickStarter

แฟ้มเอกสาร Microsoft Excel

OpenOffice.org Calc เปิดแฟ้มเอกสาร .xls จากโปรแกรม Microsoft Excel ได้ทันที

ปรับแต่งปุ่มเครื่องมือใน Toolbar

แถบเครื่องมือแต่ละชุด จะมีปุ่มเครื่องมือแตกต่างกันออกไป ผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าต้องการแสดง หรือไม่แสดงปุ่มใดบ้าง โดยนำเมาส์ไปชี้ที่ปุ่ม Control Menu ของแถบเครื่องมือชุดที่ต้องการปรับแต่ง ปรากฏรายการเลือก คลิกเลือกรายการ Visible Buttons ปรากฏรายการเลือกย่อย โดยรายการเลือกแต่ละรายการแตกต่างกันไปตามแถบเครื่องมือแต่ละชุด

เลื่อนอย่างรวดเร็ว

อย่าลืมจำปุ่มต่อไปนี้ไว้ใช้งานน่ะครับ Home, Ctrl+Home, Ctrl พร้อมปุ่มลูกศรตามทิศทาง หรือ F5 แล้วระบุตำแหน่งเซลล์ รวมทั้งการระบุตำแหน่งจาก Name box

ช่วงแบบไม่ต่อเนื่อง

ช่วงข้อมูลแบบไม่ต่อเนื่อง คือ การสร้างช่วงข้อมูลหลายๆ ช่วง เช่น ช่วงข้อมูล B2:B12 และ D5:E12 ทั้งนี้ใช้หลักการคล้ายกับการเลือกแบบช่วงต่อเนื่อง โดยเพิ่มช่วงข้อมูลได้ด้วยการกดปุ่ม <Ctrl> ค้างไว้ขณะเลือกช่วงที่ 2 เป็นต้น

จากภาพจะต้องเริ่มจากการคลิกเมาส์ในเซลล์ B2 แล้วลากเมาส์ถึง B12 ต่อด้วยกดปุ่ม <Ctrl> ค้างไว้แล้วคลิกที่เซลล์ D5 แล้วลากเมาส์ไปจนถึง E12 ก็จะได้ช่วงข้อมูล 2 ช่วง ได้แก่ B2:B12 และ D5:E12

ช่วงข้อมูลอย่างรวดเร็ว

กรณีที่มีเนื้อหาจำนวนมากในแผ่นงาน และล้นจอภาพ การเลือกช่วงข้อมูลด้วยการพิมพ์ช่วงข้อมูลใน Name Box แล้วกดปุ่ม <Enter> จะรวดเร็วกว่านะครับ หรือการเลือกช่วงข้อมูลด้วยแป้นพิมพ์ จะสะดวกกว่าใช้เมาส์ โดยคลิกในเซลล์เริ่มต้นที่ต้องการกำหนดช่วง แล้วกดปุ่ม <Shift> ค้างไว้ พร้อมกับปุ่ม <Ctrl> จากนั้นกดปุ่มลูกศรตามทิศทาง จะปรากฏช่วงข้อมูลคลุมข้อมูลนั้นๆ โดยอัตโนมัติ

ลบข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ลบข้อมูลในเซลล์อย่างรวดเร็ว อย่าลืมกดปุ่ม Shift ก่อน Del นะครับ

ให้ความสนใจกับการป้อนวันที่

อย่าป้อนวันที่ไม่มีระบบบระเบียบนะครับ ให้ยึดหลักดังนี้ครับ

  • ปี ค.ศ. ที่ป้อน 2 หลัก โปรแกรมจะตีความหมาย ดังนี้
    • ตัวเลขในช่วง 00 – 29 จะหมายถึงปี ค.ศ. 2000 – ค.ศ. 2029
    • ตัวเลขในช่วง 30 – 99 จะหมายถึงปี ค.ศ. 1930 – ค.ศ. 1999
  • ถ้าไม่ระบุปี หมายถึง ปีปัจจุบัน

ป้อนข้อมูลในช่วง

การป้อนข้อมูลโดยค่าปกติ หลังจากการกดปุ่ม <Enter> ตัวชี้ตำแหน่งจะเลื่อนไปแถวถัดไปเสมอ ถ้าต้องการป้อนข้อมูลลักษณะแนวนอน สามารถปฏิบัติ ดังนี้

  • กำหนดช่วงที่ต้องการป้อนข้อมูล
  • พิมพ์ข้อมูลชุดแรก จากนั้นกดปุ่ม <Enter> ตัวชี้ตำแหน่งจะเลื่อนไปตามทิศทางของช่วง
  • พิมพ์ข้อมูลชุดที่ 2, 3 และอื่นๆ จนครบทุกเซลล์ตามช่วงข้อมูลที่กำหนด

ป้อนข้อมูลที่มีค่าซ้ำกันในช่วงเดียวกัน

บางกรณีจำเป็นต้องป้อนข้อมูลค่าเดียวกันในช่วงข้อมูล เช่น ค่าเช่ารายเดือน ซึ่งต้องทำซ้ำหลายเซลล์ แต่ด้วยเทคนิคการป้อนค่าซ้ำของ Calc ทำให้ป้อนได้ง่าย สะดวกขึ้น โดยกำหนดช่วงที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อมูล แล้วกดปุ่ม <Alt><Enter> เช่นเลือกข้อมูลในช่วง A1:D1 แล้วพิมพ์ 5000 เมื่อกดปุ่ม <Alt><Enter> จะปรากฏค่า 5000 ในทุกเซลล์ของ A1:D1 อย่างรวดเร็ว

ป้อนข้อมูลหลายบรรทัดในเซลล์เดียวกัน

เติมอัตโนมัติด้วย Auto Fill

การเติมข้อมูลอัตโนมัติ เป็นความสามารถพิเศษที่ช่วยในการป้อนข้อมูลที่มักจะใช้บ่อยๆ และเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับ เช่น เดือน, วัน, พ.ศ., ไตรมาสทางการค้า, ตัวเลข

AutoFill ของฉันเอง

โดยปกติ AutoFill จะเกิดจากการเพิ่มค่าตัวเลข แต่สำหรับข้อความ เช่น หน่วยงานมีผลิตภัณฑ์ 4 รายการ ได้แก่ แผ่นดิสก์, คอมพิวเตอร์, เครื่องพิมพ์, เมาส์ สามารถนำมาสร้างเป็น AutoFill โดยกำหนดรายการที่ใช้งานบ่อยๆ เพื่อไม่ต้องเสียเวลากับการป้อนรายการดังกล่าว สามารถกำหนดรายการทั้ง 4 เป็น AutoFill ได้โดยเลือกคำสั่ง Tools, Options, OpenOffice.org Calc เลือก Sort Lists คลิกปุ่ม New แล้วป้อนรายการที่ต้องการในช่อง Entries แยกบรรทัด ดังนี้

จากนั้นคลิกปุ่ม Add โปรแกรมจะบันทึกรายการที่กำหนด ซึ่งสามารถนำไปใช้งานได้สะดวก ด้วยเทคนิค AutoFill

กรณีที่มีรายการข้อมูลในแผ่นงานแล้ว สามารถใช้เทคนิคการนำเข้า (Import) ได้โดยกำหนดช่วงข้อมูลให้กับข้อมูลที่ต้องการนำเข้า จากนั้นเลือกคำสั่ง Tools, Options, OpenOffice.org Calc เลือก Sort Lists ช่วงที่เลือกจะปรากฏในรายการ Copy list from ให้คลิกปุ่ม Copy เพื่อนำเข้ารายการไปเก็บไว้ในระบบเพื่อใช้งานต่อไป

บันทึกเป็น Microsoft Excel

จุดเด่นของ OpenOffice.org ทุกโปรแกรมคือ รองรับการเปิดและทำงานกับแฟ้มเอกสารที่สร้างด้วย Microsoft Office และยังสามารถบันทึกกลับเป็นฟอร์แมตดังกล่าวได้ด้วย ดังนั้นแฟ้มเอกสารสไลด์ที่สร้าง/แก้ไขด้วย Calc หากต้องการส่งกลับไปใช้งานกับ Microsoft Excel ก็ทำได้โดยเลือกฟอร์แมตเอกสารจากรายการ Save as type เป็น Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls)

ประกาศความเป็นเจ้าของผลงาน

การประกาศความเป็นเจ้าของผลงาน ใช้ความสามารถของเมทาดาทา (Metadata) ด้วยคำสั่ง File, Properties… ซึ่งยังนำไปใช้เป็นข้อมูลสำหรับระบบ Search Engine กรณีที่มีการเผยแพร่ผลงานผ่านอินเทอร์เน็ต

จากจอภาพ Properties of … ผู้สร้างแฟ้มเอกสารควรกำหนดข้อมูลลงไปให้เหมาะสม เช่น ชื่อเรื่องของเนื้อหาในรายการ Title คำค้นจากรายการ Subject และ Keyword รวมทั้งอื่นๆ ในรายการ Comment

ความกว้างของคอลัมน์/แถว

การปรับความกว้างได้รวดเร็วโดยเลื่อนเมาส์ไปชี้ที่เส้นคั่นระหว่างหัวคอลัมน์ เมาส์จะมีรูปร่างเป็นรูปลูกศร 2 ทิศในแนวซ้าย-ขวา แ้ล้วดับเบิลคลิก

ปลี่ยนชื่อแผ่นงาน

การเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงาน กรณีที่มีแผ่นงานจำนวนมากในแฟ้มเอกสาร โดยกดปุ่ม <Alt> ค้างไว้ แล้วคลิกที่แท็บแผ่นงาน พิมพ์ชื่อของแผ่นงานแล้วกดปุ่ม <Enter> โดยไม่อนุญาตให้ใช้ช่องว่าง และควรหลีกเลี่ยงการตั้งชื่อเป็นภาษาไทย

แทรกแผ่นงานใหม่

การเพิ่มแผ่นงานโดยคลิกที่ว่างในแท็บแผ่นงาน

การนำเข้าแผ่นงานจากแฟ้มเอกสารอื่น

ปกติ Calc เตรียมแผ่นงานให้ 3 แผ่นต่อ 1 แฟ้มเอกสาร แต่สามารถเพิ่มโดยนำเข้าจากแฟ้มอื่นโดยเลือกคำสั่ง Insert, Sheet แล้วเลือกรูปแบบ From file

เส้นตารางแผ่นงาน

ปกติแผ่นงานปรากฏเส้นตารางเป็นช่องๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการกำหนดตำแหน่ง แต่บางครั้งจำเป็นต้องปิดออกไป เช่น การทำแบบฟอร์ม การปิดการแสดงเส้นตารางแผ่นงาน (Grid) ทำได้โดยเลือกเมนูคำสั่ง Tools, Options, OpenOffice.org Calc, View แล้วคลิกยกเลิกรายการ Grid lines

บันทึกข้อมูลในเซลล์ด้วย Note

Note เป็นเสมือนกระดาษบันทึกเล็กๆ กำกับเซลล์ เพื่อใช้อ้างอิง เช่น การบันทึกวิธีการคิดคำนวณ หรือหมายเหตุ โดยการสร้าง Note ทำได้โดย

  • คลิกเมาส์ในเซลล์ที่ต้องการสร้าง Note
  • เลือกคำสั่ง Insert, Note
  • ปรากฏกรอบข้อความสำหรับป้อน Note ดังนี้

  • เซลล์ที่สร้าง Note ไว้จะปรากฏสัญลักษณ์จุดสีแดงที่มุมบนด้านขวาของเซลล์

  • การแสดง Note ให้เลื่อนเมาส์ไปชี้ที่จุดสัญลักษณ์สีแดง โปรแกรมจะแสดงข้อความ Note โดยอัตโนมัติ
  • การลบ Note ทำได้โดยเลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เซลล์ แล้วกดปุ่ม <Del> เลือกรายการ Notes จากจอภาพทำงาน Delete Content

ผู้เขียน

  1. นายบุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี




Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.