Differences

This shows you the differences between the selected revision and the current version of the page.


spreadsheet:calc-tips 2009/02/25 09:56 spreadsheet:calc-tips 2010/04/14 21:58 current
Line 1: Line 1:
-> [[spreadsheet:start|กระดาษทำการ]] +====== เทคนิคน่ารู้ OpenOffice.org Calc======
- +
-====== เทคนิคน่ารู้ ======+
===== ปุ่มเรียกใช้งานด่วน QuickStart  ===== ===== ปุ่มเรียกใช้งานด่วน QuickStart  =====
Line 10: Line 8:
OpenOffice.org Calc เปิดแฟ้มเอกสาร .xls จากโปรแกรม Microsoft Excel ได้ทันที OpenOffice.org Calc เปิดแฟ้มเอกสาร .xls จากโปรแกรม Microsoft Excel ได้ทันที
 +
 +===== ปรับแต่งปุ่มเครื่องมือใน Toolbar =====
 +
 +แถบเครื่องมือแต่ละชุด จะมีปุ่มเครื่องมือแตกต่างกันออกไป ผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าต้องการแสดง หรือไม่แสดงปุ่มใดบ้าง โดยนำเมาส์ไปชี้ที่ปุ่ม Control Menu ของแถบเครื่องมือชุดที่ต้องการปรับแต่ง ปรากฏรายการเลือก คลิกเลือกรายการ Visible Buttons ปรากฏรายการเลือกย่อย โดยรายการเลือกแต่ละรายการแตกต่างกันไปตามแถบเครื่องมือแต่ละชุด
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0001.jpg|}}
 +
 +===== เลื่อนอย่างรวดเร็ว =====
 +
 +อย่าลืมจำปุ่มต่อไปนี้ไว้ใช้งานน่ะครับ Home, Ctrl+Home, Ctrl พร้อมปุ่มลูกศรตามทิศทาง หรือ F5 แล้วระบุตำแหน่งเซลล์ รวมทั้งการระบุตำแหน่งจาก Name box
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0002.jpg|}}
 +
 +===== ช่วงแบบไม่ต่อเนื่อง  =====
 +
 +ช่วงข้อมูลแบบไม่ต่อเนื่อง คือ การสร้างช่วงข้อมูลหลายๆ ช่วง เช่น ช่วงข้อมูล B2:B12 และ D5:E12 ทั้งนี้ใช้หลักการคล้ายกับการเลือกแบบช่วงต่อเนื่อง โดยเพิ่มช่วงข้อมูลได้ด้วยการกดปุ่ม <Ctrl> ค้างไว้ขณะเลือกช่วงที่ 2 เป็นต้น
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0003.jpg|}}
 +
 +จากภาพจะต้องเริ่มจากการคลิกเมาส์ในเซลล์ B2 แล้วลากเมาส์ถึง B12 ต่อด้วยกดปุ่ม <Ctrl> ค้างไว้แล้วคลิกที่เซลล์ D5 แล้วลากเมาส์ไปจนถึง E12 ก็จะได้ช่วงข้อมูล 2 ช่วง ได้แก่ B2:B12 และ D5:E12
 +
 +===== ช่วงข้อมูลอย่างรวดเร็ว =====
 +
 +กรณีที่มีเนื้อหาจำนวนมากในแผ่นงาน และล้นจอภาพ การเลือกช่วงข้อมูลด้วยการพิมพ์ช่วงข้อมูลใน Name Box แล้วกดปุ่ม <Enter> จะรวดเร็วกว่านะครับ หรือการเลือกช่วงข้อมูลด้วยแป้นพิมพ์ จะสะดวกกว่าใช้เมาส์ โดยคลิกในเซลล์เริ่มต้นที่ต้องการกำหนดช่วง แล้วกดปุ่ม <Shift> ค้างไว้ พร้อมกับปุ่ม <Ctrl> จากนั้นกดปุ่มลูกศรตามทิศทาง จะปรากฏช่วงข้อมูลคลุมข้อมูลนั้นๆ โดยอัตโนมัติ
===== ลบข้อมูลอย่างรวดเร็ว ===== ===== ลบข้อมูลอย่างรวดเร็ว =====
ลบข้อมูลในเซลล์อย่างรวดเร็ว อย่าลืมกดปุ่ม Shift ก่อน Del นะครับ ลบข้อมูลในเซลล์อย่างรวดเร็ว อย่าลืมกดปุ่ม Shift ก่อน Del นะครับ
 +
 +===== ให้ความสนใจกับการป้อนวันที่ =====
 +
 +อย่าป้อนวันที่ไม่มีระบบบระเบียบนะครับ ให้ยึดหลักดังนี้ครับ
 +
 +  * ปี ค.ศ. ที่ป้อน 2 หลัก โปรแกรมจะตีความหมาย ดังนี้
 +    * ตัวเลขในช่วง 00 – 29 จะหมายถึงปี ค.ศ. 2000 – ค.ศ. 2029
 +    * ตัวเลขในช่วง 30 – 99 จะหมายถึงปี ค.ศ. 1930 – ค.ศ. 1999
 +  * ถ้าไม่ระบุปี หมายถึง ปีปัจจุบัน
 +
 +===== ป้อนข้อมูลในช่วง =====
 +
 +การป้อนข้อมูลโดยค่าปกติ หลังจากการกดปุ่ม <Enter> ตัวชี้ตำแหน่งจะเลื่อนไปแถวถัดไปเสมอ ถ้าต้องการป้อนข้อมูลลักษณะแนวนอน สามารถปฏิบัติ ดังนี้
 +  * กำหนดช่วงที่ต้องการป้อนข้อมูล
 +  * พิมพ์ข้อมูลชุดแรก จากนั้นกดปุ่ม <Enter> ตัวชี้ตำแหน่งจะเลื่อนไปตามทิศทางของช่วง
 +  * พิมพ์ข้อมูลชุดที่ 2, 3 และอื่นๆ จนครบทุกเซลล์ตามช่วงข้อมูลที่กำหนด
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0004.jpg|}}
 +
 +===== ป้อนข้อมูลที่มีค่าซ้ำกันในช่วงเดียวกัน =====
 +
 +บางกรณีจำเป็นต้องป้อนข้อมูลค่าเดียวกันในช่วงข้อมูล เช่น ค่าเช่ารายเดือน ซึ่งต้องทำซ้ำหลายเซลล์ แต่ด้วยเทคนิคการป้อนค่าซ้ำของ Calc ทำให้ป้อนได้ง่าย สะดวกขึ้น โดยกำหนดช่วงที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อมูล แล้วกดปุ่ม <Alt><Enter> เช่นเลือกข้อมูลในช่วง A1:D1 แล้วพิมพ์ 5000 เมื่อกดปุ่ม <Alt><Enter> จะปรากฏค่า 5000 ในทุกเซลล์ของ A1:D1 อย่างรวดเร็ว
 +
 +===== ป้อนข้อมูลหลายบรรทัดในเซลล์เดียวกัน =====
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0005.jpg|}}
 +
 +===== เติมอัตโนมัติด้วย Auto Fill =====
 +
 +การเติมข้อมูลอัตโนมัติ เป็นความสามารถพิเศษที่ช่วยในการป้อนข้อมูลที่มักจะใช้บ่อยๆ และเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับ เช่น เดือน, วัน, พ.ศ., ไตรมาสทางการค้า, ตัวเลข
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0006.jpg|}}
 +
 +===== AutoFill ของฉันเอง =====
 +
 +โดยปกติ AutoFill จะเกิดจากการเพิ่มค่าตัวเลข แต่สำหรับข้อความ เช่น หน่วยงานมีผลิตภัณฑ์ 4 รายการ ได้แก่ แผ่นดิสก์, คอมพิวเตอร์, เครื่องพิมพ์, เมาส์  สามารถนำมาสร้างเป็น AutoFill โดยกำหนดรายการที่ใช้งานบ่อยๆ เพื่อไม่ต้องเสียเวลากับการป้อนรายการดังกล่าว สามารถกำหนดรายการทั้ง 4 เป็น AutoFill ได้โดยเลือกคำสั่ง Tools, Options, OpenOffice.org Calc เลือก Sort Lists คลิกปุ่ม New แล้วป้อนรายการที่ต้องการในช่อง Entries แยกบรรทัด ดังนี้
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0007.jpg|}}
 +
 +จากนั้นคลิกปุ่ม Add โปรแกรมจะบันทึกรายการที่กำหนด ซึ่งสามารถนำไปใช้งานได้สะดวก ด้วยเทคนิค AutoFill
 +
 +กรณีที่มีรายการข้อมูลในแผ่นงานแล้ว สามารถใช้เทคนิคการนำเข้า (Import) ได้โดยกำหนดช่วงข้อมูลให้กับข้อมูลที่ต้องการนำเข้า จากนั้นเลือกคำสั่ง  Tools, Options, OpenOffice.org Calc เลือก Sort Lists ช่วงที่เลือกจะปรากฏในรายการ Copy list from ให้คลิกปุ่ม Copy เพื่อนำเข้ารายการไปเก็บไว้ในระบบเพื่อใช้งานต่อไป
 +
 +===== บันทึกเป็น Microsoft Excel  =====
 +
 +จุดเด่นของ OpenOffice.org ทุกโปรแกรมคือ รองรับการเปิดและทำงานกับแฟ้มเอกสารที่สร้างด้วย Microsoft Office และยังสามารถบันทึกกลับเป็นฟอร์แมตดังกล่าวได้ด้วย ดังนั้นแฟ้มเอกสารสไลด์ที่สร้าง/แก้ไขด้วย Calc หากต้องการส่งกลับไปใช้งานกับ Microsoft Excel ก็ทำได้โดยเลือกฟอร์แมตเอกสารจากรายการ Save as type เป็น Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls)
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0008.jpg|}}
 +
 +
 +===== ประกาศความเป็นเจ้าของผลงาน =====
 +
 +การประกาศความเป็นเจ้าของผลงาน ใช้ความสามารถของเมทาดาทา (Metadata) ด้วยคำสั่ง File, Properties… ซึ่งยังนำไปใช้เป็นข้อมูลสำหรับระบบ Search Engine กรณีที่มีการเผยแพร่ผลงานผ่านอินเทอร์เน็ต
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0009.jpg|}}
 +
 +จากจอภาพ Properties of … ผู้สร้างแฟ้มเอกสารควรกำหนดข้อมูลลงไปให้เหมาะสม เช่น ชื่อเรื่องของเนื้อหาในรายการ Title คำค้นจากรายการ Subject และ Keyword รวมทั้งอื่นๆ ในรายการ Comment
 +
 +===== ความกว้างของคอลัมน์/แถว =====
 +
 +การปรับความกว้างได้รวดเร็วโดยเลื่อนเมาส์ไปชี้ที่เส้นคั่นระหว่างหัวคอลัมน์ เมาส์จะมีรูปร่างเป็นรูปลูกศร 2 ทิศในแนวซ้าย-ขวา แ้ล้วดับเบิลคลิก
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0010.jpg|}}
 +
 +===== เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน =====
 +
 +การเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน จะช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงาน กรณีที่มีแผ่นงานจำนวนมากในแฟ้มเอกสาร โดยกดปุ่ม <Alt> ค้างไว้ แล้วคลิกที่แท็บแผ่นงาน พิมพ์ชื่อของแผ่นงานแล้วกดปุ่ม <Enter> โดยไม่อนุญาตให้ใช้ช่องว่าง และควรหลีกเลี่ยงการตั้งชื่อเป็นภาษาไทย
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0011.jpg|}}
 +
 +===== แทรกแผ่นงานใหม่ =====
 +
 +การเพิ่มแผ่นงานโดยคลิกที่ว่างในแท็บแผ่นงาน
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0013.jpg|}}
 +
 +===== การนำเข้าแผ่นงานจากแฟ้มเอกสารอื่น  =====
 +
 +ปกติ Calc เตรียมแผ่นงานให้ 3 แผ่นต่อ 1 แฟ้มเอกสาร แต่สามารถเพิ่มโดยนำเข้าจากแฟ้มอื่นโดยเลือกคำสั่ง Insert, Sheet แล้วเลือกรูปแบบ From file
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0012.jpg|}}
 +
 +===== เส้นตารางแผ่นงาน =====
 +
 +ปกติแผ่นงานปรากฏเส้นตารางเป็นช่องๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการกำหนดตำแหน่ง แต่บางครั้งจำเป็นต้องปิดออกไป เช่น การทำแบบฟอร์ม การปิดการแสดงเส้นตารางแผ่นงาน (Grid) ทำได้โดยเลือกเมนูคำสั่ง Tools, Options, OpenOffice.org Calc, View แล้วคลิกยกเลิกรายการ Grid lines
 +
 +{{:spreadsheet:calctips-0014.jpg|}}
 +
 +===== บันทึกข้อมูลในเซลล์ด้วย Note =====
 +
 +Note เป็นเสมือนกระดาษบันทึกเล็กๆ กำกับเซลล์ เพื่อใช้อ้างอิง เช่น การบันทึกวิธีการคิดคำนวณ หรือหมายเหตุ โดยการสร้าง Note ทำได้โดย
 +
 +  * คลิกเมาส์ในเซลล์ที่ต้องการสร้าง Note
 +  * เลือกคำสั่ง Insert, Note
 +  * ปรากฏกรอบข้อความสำหรับป้อน Note ดังนี้
 +
 +{{  :spreadsheet:calctips-0015.jpg  |}}
 +
 +  * เซลล์ที่สร้าง Note ไว้จะปรากฏสัญลักษณ์จุดสีแดงที่มุมบนด้านขวาของเซลล์
 +
 +{{  :spreadsheet:calctips-0016.jpg  |}}
 +
 +  * การแสดง Note ให้เลื่อนเมาส์ไปชี้ที่จุดสัญลักษณ์สีแดง โปรแกรมจะแสดงข้อความ Note โดยอัตโนมัติ
 +  * การลบ Note ทำได้โดยเลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เซลล์ แล้วกดปุ่ม <Del> เลือกรายการ Notes จากจอภาพทำงาน Delete Content
 +
 +===== หมุนแถวเป็นคอลัมน์ หมุนคอลัมน์เป็นแถว (Transpose) =====
 +
 +  * กำหนดช่วงข้อมูลให้กับข้อมูลต้นฉบับ แล้วคัดลอกข้อมูล
 +  * คลิกเมาส์ในตำแหน่งที่ต้องการวางข้อมูล
 +  * เลือกคำสั่ง Edit, Paste Special… คลิกเลือกรายการ Transpose แล้วคลิกปุ่ม OK โปรแกรมจะวางข้อมูลพร้อมสลับตำแหน่งให้โดยอัตโนมัติ
 +
Line 21: Line 154:
  - นายบุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี   - นายบุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
-{{tag>Calc}}+{{tag>Calc OSS "Open Source" OpenOffice.org Spreadsheet}}

Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.