ฟังก์ชันของ OpenOffice.org Calc

การคำนวณด้วยโปรแกรมกระดาษทำการ (Spreadsheet) ก็คงจะหนีไม่พ้นการใช้งานฟังก์ชันคำนวณที่โปรแกรมได้จัดเตรียม แต่อย่างไรก็ตามมีผู้ใช้หลายท่านที่ประสบปัญหาในการใช้งานฟังก์ชันเหล่านี้ ทั้งวิธีการใช้งาน รูปแบบการใช้ และการประยุกต์ใช้งาน ผู้เขียนเห็นว่าการนำเสนอเนื้อหาเกี่ยวกับการใช้งานฟังก์ชันต่างๆ ของ OpenOffice.org Calc จึงเป็นเนื้อหาที่น่าสนใจ และจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากกว่าปกติ

โปรแกรม OpenOffice.org Calc แบ่งฟังก์ชันเป็นหมวดหมู่ได้ดังนี้

หมวด Database – เป็นฟังก์ชันที่ใช้ในการจัดการบริหารข้อมูลในลักษณะฐานข้อมูล
หมวด Date & Time – เป็นฟังก์ชันที่ใช้จัดการเกี่ยวกับวันที่ และเวลา
หมวด Financial – เป็นฟังก์ชันจัดการด้านการเงิน
หมวด Information – เป็นฟังก์ชันจัดการเกี่ยวกับข้อมูลต่างๆ ที่ใช้ในกระดาษทำการ เช่น ตรวจสอบประเภทข้อมูลในเซลล์ว่าเป็นค่าว่าง, ค่าอ้างอิง เป็นต้น
หมวด Logical – เป็นฟังก์ชันตรวจสอบค่าทางตรรก การเปรียบเทียบเงื่อนไขต่างๆ
หมวด Mathematical – เป็นฟังก์ชันควบคุมการคำนวณทางคณิตศาสตร์
หมวด Matrix – ฟังก์ชันใช้ประมวลผลค่า Array
หมวด Statistical – ฟังก์ชันคำนวณเกี่ยวกับค่าสถิติ
หมวด Spreadsheet – ฟังก์ชันควบคุมกระดาษทำการ เช่น จำนวนาช่วงข้อมูลในกระดาษทำการ เป็นต้น
หมวด Text – ฟังก์ชันจัดการเกี่ยวกับตัวอักษร เช่น เปรียบเทียบอักษร, แปลงข้อความเป็นตัวเลข เป็นต้น
หมวด Add-in – เป็นฟังก์ชันเสริมต่างๆ ของ Calc

การคำนวณค่า

โปรแกรม OpenOffice.org Calc มีความสามารถเด่นในด้านการคำนวณ ซึ่งมีลักษณะการคำนวณ 2 รูปแบบใหญ่ๆ ได้แก่

การคำนวณด้วยสูตร (Formula)
การคำนวณด้วยฟังก์ชันสำเร็จรูป (Function)

การคำนวณด้วยสูตร (Formula)

เลื่อน Cell Pointer ไปไว้ ณ เซลล์ที่ต้องการวางผลลัพธ์
สร้างสูตรการคำนวณแล้วกดปุ่ม <Enter> โดยสูตรจะมีรูปแบบดังนี้

= ค่าที่1 เครื่องหมาย ค่าที่ 2 ...

ค่าที่ใช้ในการคำนวณ

ค่าคงที่ เช่น 500
ตำแหน่งเซลล์ เช่น A5 จะหมายถึงนำค่าที่ถูกเก็บไว้ในเซลล์ ณ ตำแหน่งแถวที่ 5 คอลัมน์ A มาคำนวณ
Range name เช่น กำหนดให้ช่วง A1:A10 มีชื่อกำกับช่วงเป็น price

ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายการคำนวณ

การคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ จะมีรูปแบบที่แน่นอนเฉพาะตัว โดยอาศัยลำดับความสำคัญของเครื่องหมายการคำนวณ

( )	ลำดับความสำคัญอันดับ	1
^	ลำดับความสำคัญอันดับ	2
%	ลำดับความสำคัญอันดับ	3
* , /	ลำดับความสำคัญอันดับ	4
+ , -	ลำดับความสำคัญอันดับ	5

ตัวอย่างสูตรการคำนวณ

=500*2%	หมายถึง เอา 2 หารด้วย 100 แล้วนำผลลัพธ์ไปคูณกับ 500
=5+5*8	หมายถึง เอา 5 คูณ 8 แล้วนำผลลัพธ์ไปบวกกับ 5
=(5+5)*8	หมายถึง เอา 5 บวกกับ 5 แล้วนำผลลัพธ์ไปคูณกับ 8
=A2/100	หมายถึง เอาค่าในเซลล์ A2 หารด้วย 100
=A2+A3+A4+A5	หมายถึง เอาค่าในเซลล์ A2 บวกด้วยค่าในเซลล์ A3 บวกด้วยค่าในเซลล์ A4 บวกด้วยค่าในเซลล์ A5

ข้อแตกต่างระหว่างสูตรการคำนวณแบบใช้ค่าคงที่ และใช้ตำแหน่งเซลล์

สูตรแบบใช้ค่าคงที่ จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ให้อัตโนมัติ เมื่อค่าใดค่าหนึ่งเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนผลลัพธ์จะต้องไปแก้ไขที่สูตรด้วยตนเอง
สูตรแบบใช้ตำแหน่งเซลล์ จะมีการเปลี่ยนแปลงผลลัพธ์ให้โดยอัตโนมัติ เมื่อค่าใดค่าหนึ่งเปลี่ยนแปลง
สูตรหนึ่งๆ มีข้อจำกัดอยู่ 3 ประการ
- เซลล์รับสูตรได้ยาวมากที่สุด 1024 ตัวอักษร
- ในวงเล็บของสูตร เฉพาะบางสูตรซึ่งแบ่งได้ จะแยกเป็นส่วยย่อยๆได้สูงสุด 30 ส่วน แยกออกจากกันด้วยเครื่องหมาย semi colon (;) เช่น สูตร CHOOSE เป็นต้น
- ในสูตรหนึ่ง จะนำสูตรอื่นมาซ้อนกันได้ไม่เกินกว่า 7 สูตร
การป้องกันสูตร เลือกคุณสมบัติของเซลล์ที่เก็บสูตรเป็น Hide formula แล้วป้องกันเอกสารด้วย Tools, Protect document, sheet…