This is an old revision of the document!
—-

> เทคนิคการสร้างสื่อนำเสนอด้วย PowerPoint

คุณสมบัติของเอกสาร

คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเป็นหัวใจหลักของการระบบสืบค้น และระบบอ้างอิงเอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หน่วยงาน หลายองค์กรให้ความสำคัญกับการกำหนดคุณสมบัติเอกสารเป็นอย่างสูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีข้อมูลคล้ายๆ กับระบบสืบค้นด้วยบัตรรายการในห้องสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อเฉพาะในวงการ ICT ว่า Meta Data เช่น ชื่อผู้สร้างเอกสาร (Author) หน่วยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสร้าง และแก้ไขเอกสาร เป็นต้น

เอกสารที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ชุด Microsoft Office และอื่นๆ สามารถกำหนดคุณสมบัติของเอกสารได้จากเมนูคำสั่ง File, Properties… หรือ แฟ้ม, คุณสมบัติ… โดยผู้สร้างเอกสารสามารถกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของเอกสารได้ตามรายการที่ปรากฏ เพื่อให้โปรแกรมรู้จักเมื่อมีการใช้คำสั่งค้นหา

คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สร้างเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จากระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในหน่วยงาน จะต้องทำการตรวจสอบและปรับแก้ไขวันที่ระบบให้ตรงกับความเป็นจริงด้วยเสมอ โดยเลือกจากคำสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time

คุณสมบัติของเอกสาร แบ่งเป็นหมวดได้ดังนี้

  • Automatically updated properties ข้อมูลที่ถูกสร้างและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เช่น วันที่สร้าง/ปรับปรุงแก้ไขเอกสาร, จำนวนหน้า จำนวนบรรทัด จำนวนคำ เป็นต้น คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกไฟล์ (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents
  • Preset properties ข้อมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ เช่น ชื่อผู้สร้าง, หน่วยงาน, หมวด, คำสำคัญ ซึ่งผู้ใช้สามารถปรับแก้ไขได้ จากบัตรรายการ Summary
  • Custom properties ข้อมูลคุณสมบัติของไฟล์ที่ผู้สร้าง หรือผู้ใช้งาน กำหนดได้อิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภทของข้อมูล เช่น ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และค่าใช่หรือไม่ใช่ (Yes/No) กำหนดจากบัตรรายการ Custom
  • Document library properties คุณสมบัติที่กำหนดจากไฟล์แม่แบบ หรือไฟล์ต้นแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสร้างไฟล์จากแม่แบบ

การค้นคืนเอกสาร

การค้นคืนเอกสาร สามารถกระทำได้โดยเลือกคำสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหน้าต่างควบคุมการค้นคืน ดังนี้

เลือกรายการที่ต้องการค้นจาก Property ระบุรูปแบบการค้นคืน โดย Includes หมายถึง รายการที่ระบุเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะต้องตรงกับข้อมูล จากนั้นป้อนรายการที่ต้องการค้น ในบรรทัด Value: คลิกปุ่ม Add เพิ่มเงื่อนไขการค้นลงในคำสั่งค้นค้น สามารถกำหนดเงื่อนไขได้มากกว่า 1 เงื่อนไข และใช้ตัวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการค้นค้น แล้วคลิกปุ่ม Search และรอผลการค้นคืน ดังนี้


ผู้เขียน

  • บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี



Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.