This is an old revision of the document!
—-

> เทคนิคการสร้างสื่อนำเสนอด้วย PowerPoint

คุณสมบัติของเอกสาร

คุณสมบัติของเอกสาร (Document Properties) นับเป็นหัวใจหลักของการระบบสืบค้น และระบบอ้างอิงเอกสาร ทั้งนี้หลายๆ หน่วยงาน หลายองค์กรให้ความสำคัญกับการกำหนดคุณสมบัติเอกสารเป็นอย่างสูง คุณสมบัติของเอกสาร จะมีข้อมูลคล้ายๆ กับระบบสืบค้นด้วยบัตรรายการในห้องสมุดนั่นเอง โดยมีชื่อเฉพาะในวงการ ICT ว่า Meta Data เช่น ชื่อผู้สร้างเอกสาร (Author) หน่วยงาน (Company, Organization, Publisher) หรือวันที่/เวลาสร้าง และแก้ไขเอกสาร เป็นต้น

เอกสารที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ชุด Microsoft Office และอื่นๆ สามารถกำหนดคุณสมบัติของเอกสารได้จากเมนูคำสั่ง File, Properties… หรือ แฟ้ม, คุณสมบัติ… โดยผู้สร้างเอกสารสามารถกำหนดรายละเอียดต่างๆ ของเอกสารได้ตามรายการที่ปรากฏ เพื่อให้โปรแกรมรู้จักเมื่อมีการใช้คำสั่งค้นหา

คุณสมบัติเกี่ยวกับวันที่สร้างเอกสาร โดยปกติโปรแกรมทุกโปรแกรมจะมีการบันทึกโดยอัตโนมัติ จากระบบวันที่ของระบบ ดังนั้นคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในหน่วยงาน จะต้องทำการตรวจสอบและปรับแก้ไขวันที่ระบบให้ตรงกับความเป็นจริงด้วยเสมอ โดยเลือกจากคำสั่ง Start, Settings, Control Panel, Date/Time

คุณสมบัติของเอกสาร แบ่งเป็นหมวดได้ดังนี้

• Automatically updated properties
 ข้อมูลที่ถูกสร้างและปรับปรุงโดยอัตโนมัติ เช่น วันที่สร้าง/ปรับปรุงแก้ไขเอกสาร, จำนวนหน้า จำนวนบรรทัด จำนวนคำ เป็นต้น คุณสมบัตินี้จะบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกไฟล์ (Save) และแสดงผลจากบัตรรายการ General, Statistics, Contents
• Preset properties
 ข้อมูลมาตรฐานที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ เช่น ชื่อผู้สร้าง, หน่วยงาน, หมวด, คำสำคัญ ซึ่งผู้ใช้สามารถปรับแก้ไขได้ จากบัตรรายการ Summary
• Custom properties
 ข้อมูลคุณสมบัติของไฟล์ที่ผู้สร้าง หรือผู้ใช้งาน กำหนดได้อิสระ รวมทั้งสามารถระบุประเภทของข้อมูล เช่น ตัวอักษร (Text), วันที่ (Date), ตัวเลข (Number) และค่าใช่หรือไม่ใช่ (Yes/No) กำหนดจากบัตรรายการ Custom
• Document library properties
 คุณสมบัติที่กำหนดจากไฟล์แม่แบบ หรือไฟล์ต้นแบบ (Template) ปรากฏในบัตรรายการ Custom เฉพาะเมื่อมีการสร้างไฟล์จากแม่แบบ
การค้นคืนเอกสาร

การค้นคืนเอกสาร สามารถกระทำได้โดยเลือกคำสั่ง File, Search… ซึ่งจะปรากฏหน้าต่างควบคุมการค้นคืน ดังนี้ 
  
เลือกรายการที่ต้องการค้นจาก Property ระบุรูปแบบการค้นคืน โดย Includes หมายถึง รายการที่ระบุเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูล หรือ is (exactly) หมายถึง รายการที่ระบุ จะต้องตรงกับข้อมูล จากนั้นป้อนรายการที่ต้องการค้น ในบรรทัด Value: คลิกปุ่ม Add เพิ่มเงื่อนไขการค้นลงในคำสั่งค้นค้น สามารถกำหนดเงื่อนไขได้มากกว่า 1 เงื่อนไข และใช้ตัวเชื่อม And หรือ Or เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการค้นค้น แล้วคลิกปุ่ม Search และรอผลการค้นคืน ดังนี้ 

ผู้เขียน

  • บุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี



Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.