This is an old revision of the document!
—-

> OpenOffice.org

หลักการสร้างเอกสารงานพิมพ์

การสร้างเอกสารงานพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ สิ่งที่ต้องคำนึงอยู่เสมอ ก็คือ โปรแกรมพิมพ์งานต่างๆ จะอาศัยค่าติดตั้งที่สัมพันธ์กับค่าติดตั้งของเครื่องพิมพ์ (Printer) ที่ใช้พิมพ์เอกสาร และลักษณะของกระดาษ ดังนั้นก่อนที่จะพิมพ์ข้อความใดๆ ลงในโปรแกรมพิมพ์งาน ผู้ใช้ควรวิเคราะห์และคำนึงถึงสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ก่อนเสมอ

ค่าติดตั้งของเครื่องพิมพ์ (Printer)

เนื่องจากค่าติดตั้งของเครื่องพิมพ์แต่ละรุ่น แต่ละยี่ห้อ ให้ผลแตกต่างกันไป เช่น เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม จะนับระยะกั้นหน้า (Left Margin) และ
กั้นบน (Top Margin) แตกต่างจากเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ หรือพ่นหมึก ดังนั้นถ้าไม่กำหนดเครื่องพิมพ์ไว้ก่อนที่จะเริ่มพิมพ์งาน อาจจะทำให้งานพิมพ์นั้นเสียระยะการจัดแต่ง เช่น การตัดคำไม่ตรงกับที่กำหนดไว้ตอนแรก

การกำหนดค่าติดตั้งเกี่ยวกับเครื่องพิมพ์ จะเป็นส่วนติดตั้งที่อาศัยระบบปฏิบัติการนั้นๆ (ตัวอย่าง MS-Windows 2000)

  • คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Start, Settings, Printers

  • ตรวจสอบว่าเครื่องพิมพ์ที่ต้องการใช้งาน ติดตั้งแล้วหรือยัง ถ้ายังไม่ได้ติดตั้ง ให้ดับเบิลคลิกที่ไอคอน Add Printers แล้วปฏิบัติตามขั้นตอนที่โปรแกรมกำหนด
  • ถ้ามีไอคอนเครื่องพิมพ์ที่ต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่มขวาของเมาส์ที่ไอคอนเครื่องพิมพ์นั้นๆ แล้วเลือก Set as Default ให้ปรากฏเครื่องหมายถูกที่ไอคอนเครื่องพิมพ์

ค่ากำหนดเกี่ยวกับโปรแกรม

โปรแกรมงานพิมพ์แต่ละโปรแกรม มักจะมีค่ากำหนดเกี่ยวกับโปรแกรมที่เกี่ยวกับเอกสารเฉพาะแตกต่างกันไป เช่น ค่ากำหนดเกี่ยวกับแถบไม้บรรทัด (Ruler) หน่วยวัดบนแถบไม้บรรทัด (นิ้ว หรือเซนติเมตร) และระยะกระโดด (Tab) การปรับแต่งค่าติดตั้งเหล่านี้ให้เหมาะสมกับความถนัด และลักษณะงานพิมพ์ จะช่วยให้การสร้างงานพิมพ์มีความสะดวกมากขึ้น

หน่วยวัด

หน่วยวัด จะควบคุมตั้งแต่ขนาดกระดาษ ระยะขอบ ตำแหน่งแท็บ ขนาดวัตถุ ทั้งนี้ผู้ใช้บางคนมีความเข้าใจในหน่วยวัดที่มีหน่วยเป็นนิ้ว ในขณะที่ค่ากำหนดเดิมของโปรแกรมเป็นเซนติเมตร ซึ่งอาจจะทำให้การกำหนดระยะขอบ หรือระยะกระโดดผิดพลาด หรือไม่สะดวก เพราะหน่วยวัดต่างกัน ดังนั้นการปรับแต่งค่ากำหนดเบื้องต้นเหล่านี้ให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ จะทำให้การทำงานเกิดความสะดวกมากกว่า

  • เลือกเมนูคำสั่ง Tools, Options… แล้วคลิกเลือกรายการ OpenOffice.org Writer จากรายการด้านซ้ายของหน้าต่างทำงาน
  • คลิกเลือกรายการย่อย General
  • รายการ Measurement เลือกหน่วยมาตรวัดที่ต้องการ เช่น นิ้ว หรือเซนติเมตร
  • รายการ Tab stops กำหนดค่าระยะกระโดด (Tab) บนแถบไม้บรรทัด
  • คลิกปุ่มOK เพื่อยืนยันการปรับแต่งค่ากำหนดเกี่ยวกับโปรแกรม

แถบไม้บรรทัด

แถบไม้บรรทัดจะปรากฏอยู่ส่วนบนของเอกสาร ทำหน้าที่แสดงตำแหน่งระยะกระโดด ขอบกระดาษ และพิกัดต่างๆ เพื่อสะดวกต่อการจัดวางรูปภาพ กราฟิกต่างๆ ทั้งนี้สามารถเปิด/ปิดแถบไม้บรรทัดได้จากเมนูคำสั่ง View, Ruler กรณีที่ต้องการให้แสดงแถบไม้บรรทัดในแนวตั้ง ให้เลือกคำสั่ง Tools, Options… จากนั้นคลิกเลือกกลุ่ม OpenOffice.org Writer เลือกบัตรรายการ View คลิกตัวเลือก Vertical ruler


รูปแสดงตัวเลือกค่าไม้บรรทัด
แถบไม้บรรทัดหน่วยเป็นนิ้ว และระยะแท็บเท่ากับ 0.5 นิ้ว

ลักษณะของงานพิมพ์ และลักษณะของกระดาษ

งานพิมพ์นั้นมีลักษณะอย่างไร เช่น งานพิมพ์จดหมายซึ่งพิมพ์แบบแนวตั้ง ก็จะมีลักษณะแตกต่างไปจากงานพิมพ์ประกาศ ซึ่งมักจะพิมพ์แบบแนวนอน หรืองานพิมพ์งานจดหมาย ก็จะมีลักษณะเฉพาะแตกต่างไปจากงานพิมพ์รายงาน หรือหนังสือ และใช้กระดาษ แตกต่างกันไป การตั้งค่ากระดาษที่ถูกต้อง จะช่วยให้ประหยัดเวลาในการปรับแต่งแก้ไข และจัดแต่งเอกสารงานพิมพ์นั้น


ผู้เขียน

  • นายบุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
  • นายบุญเกียรติ เจตจำนงนุช เจ้าหน้าที่ระบบคอมพิวเตอร์ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.