หลักการสร้างเอกสารงานพิมพ์

การสร้างเอกสารงานพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ สิ่งที่ต้องคำนึงอยู่เสมอ ก็คือ โปรแกรมพิมพ์งานต่างๆ จะอาศัยค่าติดตั้งที่สัมพันธ์กับค่าติดตั้งของเครื่องพิมพ์ (Printer) ที่ใช้พิมพ์เอกสาร และลักษณะของกระดาษ ดังนั้นก่อนที่จะพิมพ์ข้อความใดๆ ลงในโปรแกรมพิมพ์งาน ผู้ใช้ควรวิเคราะห์และคำนึงถึงสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ก่อนเสมอ

เนื่องจากค่าติดตั้งของเครื่องพิมพ์แต่ละรุ่น แต่ละยี่ห้อ ให้ผลแตกต่างกันไป เช่น เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม จะนับระยะกั้นหน้า (Left Margin) และ
กั้นบน (Top Margin) แตกต่างจากเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ หรือพ่นหมึก ดังนั้นถ้าไม่กำหนดเครื่องพิมพ์ไว้ก่อนที่จะเริ่มพิมพ์งาน อาจจะทำให้งานพิมพ์นั้นเสียระยะการจัดแต่ง เช่น การตัดคำไม่ตรงกับที่กำหนดไว้ตอนแรก

โปรแกรมงานพิมพ์แต่ละโปรแกรม มักจะมีค่ากำหนดเกี่ยวกับโปรแกรมที่เกี่ยวกับเอกสารเฉพาะแตกต่างกันไป เช่น ค่ากำหนดเกี่ยวกับแถบไม้บรรทัด (Ruler) หน่วยวัดบนแถบไม้บรรทัด (นิ้ว หรือเซนติเมตร) และระยะกระโดด (Tab) การปรับแต่งค่าติดตั้งเหล่านี้ให้เหมาะสมกับความถนัด และลักษณะงานพิมพ์ จะช่วยให้การสร้างงานพิมพ์มีความสะดวกมากขึ้น

งานพิมพ์นั้นมีลักษณะอย่างไร เช่น งานพิมพ์จดหมายซึ่งพิมพ์แบบแนวตั้ง ก็จะมีลักษณะแตกต่างไปจากงานพิมพ์ประกาศ ซึ่งมักจะพิมพ์แบบแนวนอน หรืองานพิมพ์งานจดหมาย ก็จะมีลักษณะเฉพาะแตกต่างไปจากงานพิมพ์รายงาน หรือหนังสือ และใช้กระดาษ แตกต่างกันไป การตั้งค่ากระดาษที่ถูกต้อง จะช่วยให้ประหยัดเวลาในการปรับแต่งแก้ไข และจัดแต่งเอกสารงานพิมพ์นั้น

ผู้เขียน

• นายบุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
• นายบุญเกียรติ เจตจำนงนุช เจ้าหน้าที่ระบบคอมพิวเตอร์ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี