คุณสมบัติของแฟ้มเอกสาร (Properties)

คุณสมบัติของแฟ้มเอกสารเป็นข้อมูลที่ใช้อ้างอิง โดยเฉพาะการสืบค้น ดังนั้นแฟ้มเอกสารทุกแฟ้ม ควรกำหนดคุณสมบัติกำกับไว้ด้วยเสมอ จากเมนูคำสั่ง File, Properties… ซึ่งปรากฏหน้าต่างควบคุม และกำหนดรายการต่างๆ คือชื่อแฟ้มเอกสาร, ชนิดของแฟ้มเอกสาร, ไดรฟ์และโฟลเดอร์, ขนาดแฟ้มเอกสาร, ข้อมูลผู้สร้างและแก้ไขครั้งล่าสุด

นอกจากนี้โปรแกรมยังอนุญาตให้กำหนดข้อมูลเพิ่มเติมได้อีก 4 ชุดจากบัตรรายการ User Defined เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับผู้แต่ง, แหล่งที่มา, เลขเรียกหนังสือ และ ISBN โดยมีวิธีการกำหนดได้ดังนี้

• คลิกเลือกบัตรรายการ User Defined จากนั้นคลิกปุ่ม Info Fields… ปรากฏหน้าต่างกำหนดข้อมูลคุณสมบัติ ให้ป้อนคำกำกับคุณสมบัติของแฟ้มเอกสารลงไปแทนคำเดิม
• เมื่อคลิก OK โปรแกรมจะเปลี่ยนคำกำกับคุณสมบัติบนบัตรรายการ User Defined ในรายการข้อมูลแต่ละรายการสามารถป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติของแฟ้มเอกสารได้
• สามารถใช้คำสั่ง Start, Search, For Files or Folders เพื่อสืบค้นข้อมูลโดยระบุคำค้นในรายการ Containing text:

โปรแกรมจะค้นหาคำที่ระบุจาก Properties ที่กำหนดไว้ในแฟ้มแต่ละแฟ้ม ทำให้การค้นหาแฟ้มเอกสารเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว

ผู้เขียน

• นายบุญเลิศ อรุณพิบูลย์ นักวิชาการ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
• นายบุญเกียรติ เจตจำนงนุช เจ้าหน้าที่ระบบคอมพิวเตอร์ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี