This is an old revision of the document!
—-

ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ

การลงรายการบรรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศนั้น ประกอบด้วย การตรวจสอบรายการซ้ำที่มีอยู่ในฐานข้อมูล การลงรายการใหม่ การปรับปรุงหรือแก้ไขข้อมูล การลบระเบียนหรือ record

  • ในโมดูลการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศของโปรแกรม OpenBiblio นั้นประกอบด้วย
  1. การเพิ่มเติมรายการใหม่ (Key new)
  2. การแก้ไขข้อมูล (Edit)
  3. การลบรายการ (Delete)
  4. คัดลอกรายการ (New like)
  5. อื่นๆ เช่น การเพิ่มเขตข้อมูลในแบบฟอร์มการลงรายการ

การตรวจสอบรายการเดิม

  • ก่อนลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศรายการใหม่ที่ได้รับ ควรตรวจสอบรายการความซ้ำซ้่อนของระเบียนหรือรายการเดิมที่มีในฐานข้อมูลก่อน ในกรณีที่รายการอยู่แล้วให้เพิ่มจำนวนฉบับ หรือ item หรืออาจจะพิจารณาไม่นำเข้าถ้ามีจำนวนมากเพียงพอแล้ว โดยสามารถสืบค้นผ่าน 2 ทางเลือกหลัก คือ
  1. หมายเลขบาร์โค้ด (Barcode Number)
  2. คำ (Phrase) ซึ่งปรากฏใน
    • ชื่อเรื่อง
    • ชื่อผู้แต่ง
    • หัวเรื่อง

  • ยกตัวอย่าง กรณีได้รับหนังสือใหม่ เรื่อง “The institutional repository”

  • เมื่อสืบค้นด้วย คำว่า The institutional repository และไม่พบรายการดังกล่าวในฐานข้อมูล จะปรากฏข้อความ “No results found”

  • กรณีที่พบรายการดังกล่าว จะแสดงจำนวนรายการที่ค้นพบ พร้อมข้อมูลบรรณานุกรม เช่น ตัวอย่างการสืบค้น เรื่อง “Applying UML and Patterns”

การเพิ่มเติมรายการใหม่ (Key new)

  • บันทึกรายการใหม่ คลิกที่ New Bibliography

  • ปรากฏหน้าจอเพื่อลงรายการ ดังนี้

  • OpenBiblio อาศัยหลักเกณฑ์การลงรายการบรรณานุกรมแบบ MARC 21 (MAchine Readable Cataloging) จากแบบฟอร์มการลงรายการของโปรแกรม เขตข้อมูลใดที่มีเครื่องหมาย “*” หมายถึง เขตข้อมูลที่บังคับให้ใส่ข้อมูล ไม่สามารถข้ามเขตข้อมูลนี้ได้ หากไม่ลงรายการในเขตข้อมูลดังกล่าวระบบจะไม่ทำการบันทึกข้อมูลให้ ทั้งนี้ขออธิบายรายละเอียดในแบบฟอร์มการลงรายการ ดังนี้
เขตข้อมูลคำอธิบายหมายเหตุู
Type of Materialประเภทของทรัพยากรสารสนเทศ เช่น หนังสือ ซีดี-รอม เป็นต้นต้องใส่ เพื่อระบุว่าทรัพยากรสารสนเทศที่ลงรายการนั้นจัดอยู่ในประเภทใด
Collectionคอลเลคของห้องสมุด เช่น หนังสือทั่วไป หนังสืออ้างอิง เป็นต้นต้องใส่ เพื่อระบุว่าทรัพยากรสารสนเทศที่ลงรายการนั้นจัดอยู่ในคอลเลคชั่นใด
Call Numberเลขเรียกหนังสือต้องใส่ เพื่อเป็นการกำหนดเนื้อหาและตำแหน่งของทรัพยากรสารสนเทศ
Show in OPACต้องการให้แสดงหน้า OPACถ้าต้องการให้รายการที่บันทึกปรากฏบนหน้า OPAC ให้ทำเครื่องหมาย “/” ลงในช่องว่าง
Titleชื่อเรื่องของทรัพยากรสารสนเทศต้องใส่
Remainder of titleชื่อเรื่องรอง หรือชื่อเรื่องอื่นๆ หรือข้อความที่เกี่ยวข้องกับชื่อเรื่องของทรัพยากรสารสนเทศ
Statement of responsibility, etc.ส่วนแจ้งความรับผิดชอบในการจัดทำทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ เช่น ชื่อผู้แต่ง ผู้รวบรวม บรรณาธิการ ผู้แปล เป็นต้น
Personal nameชื่อผู้แต่งหลักที่รับผิดชอบในการจัดทำทรัพยากรสารสนเทศต้องใส่
Topical term or geographic name as entry elementหัวเรื่อง
Edition statementครั้งที่พิมพ์
LC control numberเลขควบคุม LC ในกรณีที่นำรายการมาจากหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน
International Standard Book Numberหมายเลขมาตรฐานสากลประจำหนังสือควรใส่
Library of congress call number (Classification number)เลขหมู่แบบ LC
Library of congress call number (Item number)เลขหมู่แบบ LC ในกรณีที่นำรายการมาจากหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน
Dewey decimal classification number (Classification number)เลขหมู่ระบบทศนิยมดิวอี้
Dewey decimal classification number (Edition number)ครั้งที่พิมพ์ของคู่มือเลขหมู่ระบบทศนิยมดิวอี้
Place of publication, distribution, etc.สถานที่พิมพ์สถานที่พิมพ์ เมือง จังหวัดที่จัดพิมพ์
Name of publisher, distributor, etc.สำนักพิมพ์ชื่อสำนักพิมพ์หรือผู้รับผิดชอบในการจัดพิมพ์
Date of publication, distribution, etc.ปีที่พิมพ์
Summary, etc. noteบทคัดย่อ สารบัญ หมายเหตุ เป็นต้น
Physical description (Extent)จำนวนหน้า
Physical description (Other physical details)รายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับทรัพยากรสารสนเทศ เช่น ภาพประกอบ แผนที่ แผนภาพ
Physical description (Dimensions)ขนาดของหนังสือ
Physical description (Accompanying material)สิ่งที่ติดมากับทรัพยากรสารสนเทศ เช่น แผ่นซีดี-รอม เป็นต้น
Terms of availabilityคำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรสารสนเทศ
Purchase priceราคาที่จัดซื้อ

หมายเหตุ การลงรายการทางบรรณานุกรม ไม่จำเป็นต้องลงให้ครบตามแบบฟอร์มนี้

ข้อแนะนำเขตข้อมูลที่ควรลง

  • รายการที่มีเครื่องหมาย * เพราะเป็นรายการที่จำเป็น ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง
  • ISBN หรือ ISSN (เป็นรายการที่ใช้ตรวจสอบได้ว่าเป็นเล่มเดียวกันหรือไม่ เพราะ ISBN จะไม่ซ้ำกันอยู่แล้ว)
  • ครั้งที่พิมพ์
  • สถานที่พิมพ์ สำนักพิมพ์ ปีที่พิมพ์ (เป็นรายการที่ตรวจสอบได้ในกรณีที่ชื่อเรื่องเดียวกัน อาจจะมีการจัดพิมพ์โดยสำนักพิมพ์คนและแห่ง และต่างปีกัน)
  • จำนวนหน้า
  • เลขหมู่้
  • คอลเลคชั่น
  • ประเภทของทรัพยากร

หลังจากลงรายการเรียบร้อยแล้ว กด Submit เพื่อบันทึกรายการ หรือ กด Cancel ถ้าต้องการยกเลิก

  • จะปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • หลังจากการลงข้อมูลบรรณานุกรมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้าง Item สำหรับทรัพยากรสารสนเทศแต่ละฉบับ โดยคลิกที่ปุ่ม Add New Copy

  • จะปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • ทำเครื่องหมาย ”/” หน้าข้อความ Autogenerate แล้วกด submit ถ้าต้องการให้ระบบสร้างเลขบาร์โค้ดให้โดยอัตโนมัติ

  • เมื่อระบบสร้างเลขบาร์โค้ดเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏแถบข้อมูล ซึ่งประกอบด้วย เลขบาร์โค้ด สถานภาพของทรัพยากรสารสนเทศ วัน/เดือน/ปี และเวลาที่สร้างรายการ

แก้ไขรายการ (Edit)

  • การแก้ไขรายการบรรณานุกรม ทำได้โดยการสืบค้นรายการที่ต้องแก้ไข จากนั้นคลิกชื่อเรื่องที่ต้องการเพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียด แล้วคลิกที่Edit-Basic ระบบจะไปดึงแบบฟอร์มที่เคยลงรายการนั้นไว้ขึ้นมาให้แก้ไข เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้ว กด Submit เพื่อบันทึกรายการที่แก้ไข

ลบรายการ (Delete)

การลบรายการบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศรายการใดๆ ก็ตาม ระบบจะให้ลบได้ก็ต่อเืมื่อมีการลบจำนวนฉบับ (Item record) ของรายการนั้นๆ ก่อน แล้วจึงยอมให้ลบรายการบรรณานุกรม (Bibliographic record)

  • การลบรายการบรรณานุกรม ทำได้โดยสืบค้นรายการที่ต้องการลบ เมื่อปรากฏรายการที่ต้องการแล้ว คลิกที่ชื่อเรื่อง เพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียดทางบรรณานุกรม จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Delete

  • จะปรากฏหน้าจอ และข้อความเพื่อยืนยันการลบ “This bibliography has 1 copy(ies) and 0 hold request(s). Please delete these copies and/or hold requests before deleting this bibliography.” คลิกที่ return to bibliography information เพื่อกลับไปยังรายการที่ต้องการลบ

  • การลบรายการใดๆ ก็ตามจะประกอบด้วยการลบ 2 ส่วน คือ การลบ item และลบรายการบรรณานุกรม ตามลำดับ

  • ระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบ item ของรายการนั้นๆ คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ

  • หลังจากที่ลบ item แล้ว ระบบจะกลับคืนสู่หน้าจอรายการบรรณานุกรม จากนั้นคลิก Delete อีกครั้งเพื่อลบรายการบรรณานุกรม

  • ระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบรายการบรรณานุกรม (bibliography) คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ

  • เมื่อลบทั้ง item และ bib (รายการบรรณานุกรม) แล้ว ถือว่าเป็นการลบอย่่างสมบูรณ์จะปรากฏข้อความ ดังนี้

คัดลอกรายการ (New like)

  • ในกรณีที่จะต้องบันทึกรายการบรรณานุกรมซึ่งมีข้อมูลซ้ำกันหรือคล้ายคลึงกัน เพื่อประหยัดเวลาและลดความซ้ำซ้อนในการลงรายการ ตลอดจนอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน สามารถทำได้ผ่านปุ่ม New Like โดยเริ่มจากสืบค้นรายการที่ต้องการคัดลอก และคลิกที่ชื่อเรื่อง หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม New Like

  • ปรากฏหน้าจอแบบฟอร์มลงรายการ ซึ่งสามารถปรับแก้ข้อมูลตามที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Submit เพื่อบันทึกรายการ

  • ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอนของการสร้างเลขบาร์โค้ด ซึ่งมีขั้นตอนเช่นเดียวกับในการเพิ่มเติมรายการใหม่

อื่นๆ

เพิ่มเขตข้อมูล

  • กรณีมีข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศมากกว่าเขตข้อมูลที่ระบบกำหนดไว้ในเบื้องต้น เช่น หากหนังสือมี ISBN มากกว่าหนึ่งหมายเลข คือ มี ISBN 10 หลัก และ 13 หลัก แต่แบบฟอร์มลงรายการที่ระบบติดตั้งไว้มีเพียงเขตข้อมูลเดียว หรือแบบฟอร์มไม่มีบางเขตข้อมูลที่ต้องการใช้งาน ทั้งนี้สามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่ต้องการนั้นได้ ผ่าน 2 วิธี

เพิ่มเขตข้อมูลเฉพาะระเบียนนั้นๆ

วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูล เฉพาะรายการบรรณานุกรมระเบียนนั้นๆ ไม่มีผลต่อระเบียนอื่นๆ ในฐานข้อมูล

  • คลิกคลิกที่ปุ่ม Edit MARC

  • ระบบจะแสดงชื่อเขตข้อมูลที่มีการลงรายการ

  • ปุ่ม edit และปุ่ม del ที่ปรากฏอยู่หน้าเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เพื่อแก้ไข และ ลบ ซึ่งหากคลิกที่หน้าเขตข้อมูลใดจะเป็นการแก้ไข หรือ ลบเขตข้อมูลนั้น

  • แต่หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ยกตัวอย่าง การเพิ่มเขตข้อมูล ISBN ให้คลิกที่ปุ่ม Add New MARC Field

  • จะปรากฏหน้าต่างเพื่อให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม

  • กดปุ่ม Select เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการซ้ำ ซึ่งระบบจะแสดงเขตข้อมูล MARC ทั้งหมด

  • กดเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นลงรายการข้อมูลใน Field Data แล้วกด Submit

  • สังเกตว่ามีเขตข้อมูล 020 คือ ISBN เพิ่มขึ้น 1 เขตข้อมูล

เพิ่มเขตข้อมูลกับทุกระเบียนในฐานข้อมูล

วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลรายการบรรณานุกรมทุกระเบียนในฐานข้อมูล

  • วิธีการเพิ่มเขตข้อมูลดังที่เสนอข้างต้นเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลให้กับรายการบรรณานุกรมเฉพาะระเบียนนั้นๆ แต่หากมีข้อมูลใดที่จำเป็นจะต้องมีเพิ่มในทุกระเบียน การใช้วิธีดังกล่าว อาจทำให้ไม่สะดวกและเป็นการเสียเวลายิ่งในการลงรายการ ดังนั้นเมื่อพิจารณาแล้วว่ามีเขตข้อมูลใดที่จะต้องการเพิ่มอย่างถาวร สามารถดำเนินการได้โดย
  • จากหน้าหลัก คลิกที่ Admin

  • ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • คลิกที่ปุ่ม Material Types

  • ปรากฏหน้าจอแสดงประเภทของทรัพยากรทั้งหมดในฐานข้อมูล หมายเหตุ การเพิ่มเขตข้อมูลนั้นจะมีผลสำหรับทรัพยากรประเภทหนึ่งๆ ที่ปรับเพิ่มเท่านั้น คลิกเลือก MARC Fields หน้าประเภททรัพยากรที่ต้องการปรับเพิ่มเขตข้อมูล ตัวอย่าง book คือ การปรับเพิ่มเขตข้อมูลลงรายการสำหรับทรัพยากรสารสนเทศประเภทหนังสือ

  • ปรากฏหน้าจอดังภาพด้านล่าง จากนั้นคลิกที่ Add a custom MARC Field to this material type…

  • ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • คลิกที่ Select จะปรากฎ MARC Field

  • คลิกเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม เช่น เขตข้อมูล 700 - Added entry–personal name เพื่อลงรายการผู้แต่งร่วม

  • ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • ภายใต้ Field Required? เลือก TRUE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เพิ่มนี้จำเป็นจะต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถละหรือข้ามได้ หรือ FALSE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เลือกนี้สามารถละหรือข้ามได้ไม่จำเป็นต้องกรอก

  • จากนั้นกด Submit เพื่อยืนยันการเพิ่มเขตข้อมูล ซึ่งเมื่อเสร็จสมบูรณ์จะปรากฏหน้าจอดังนี้

  • ตรวจสอบการเพิ่มเขตข้อมูล โดยคลิกที่ Cataloging จากนั้น คลิกเลือก New Bibliography สังเกตว่าเขตข้อมูลที่ปรับเพิ่มปรากฏหรือไม่

ทบทวนเมนูหน้า Cataloging

  • ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ หรือ Cataloging มีเมนูที่ใช้งานหลายเมนูตามฟังก์ชันที่ต่างกัน สรุปเมนูที่จำเป็นต่อการใช้งานอีกครั้ง

  1. Bibliography Search : สืบค้นรายการทรัพยากรสารสนเทศในฐานข้อมูลก่อนบันทึกรายการใหม่เพื่อตรวจสอบความซ้ำซ้อน / สืบค้นรายการที่ต้องการแก้ไข ลบ หรือคัดลอก
  2. Edit-Basic : ปรับแก้ข้อมูลที่ลงรายการเฉพาะระเบียนนั้นๆ
  3. Edit-MARC : เพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ นอกเหนือจากที่ระบบติดตั้งไว้ ทั้งนี้เป็นการเพิ่มเขตข้อมูลเฉพาะระเบียนนั้นๆ
  4. New Copy : เพิ่ม Item
  5. Delete : ลบระเบียนข้อมูล
  6. New Like : คัดลอกระเบียนข้อมูล
  7. New Bibliography : สร้างระเบียนใหม่

ผู้เขียน

  • ฐิติมา ธรรมบำรุง เจ้าหน้าที่สารสนเทศ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี



Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.