Trace: » catalog
This is an old revision of the document!
—-
Table of Contents
ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ
การลงรายการบรรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศนั้น ประกอบด้วย การตรวจสอบรายการซ้ำที่มีอยู่ในฐานข้อมูล การลงรายการใหม่ การปรับปรุงหรือแก้ไขข้อมูล การลบระเบียนหรือ record
- ในโมดูลการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศของโปรแกรม OpenBiblio นั้นประกอบด้วย
- การเพิ่มเติมรายการใหม่ (Key new)
- การแก้ไขข้อมูล (Edit)
- การลบรายการ (Delete)
- คัดลอกรายการ (New like)
- อื่นๆ เช่น การเพิ่มเขตข้อมูลในแบบฟอร์มการลงรายการ
การตรวจสอบรายการเดิม
- ก่อนลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศรายการใหม่ที่ได้รับ ควรตรวจสอบรายการความซ้ำซ้่อนของระเบียนหรือรายการเดิมที่มีในฐานข้อมูลก่อน ในกรณีที่รายการอยู่แล้วให้เพิ่มจำนวนฉบับ หรือ item หรืออาจจะพิจารณาไม่นำเข้าถ้ามีจำนวนมากเพียงพอแล้ว โดยสามารถสืบค้นผ่าน 2 ทางเลือกหลัก คือ
- หมายเลขบาร์โค้ด (Barcode Number)
- คำ (Phrase) ซึ่งปรากฏใน
- ชื่อเรื่อง
- ชื่อผู้แต่ง
- หัวเรื่อง
- ยกตัวอย่าง กรณีได้รับหนังสือใหม่ เรื่อง “The institutional repository”
- เมื่อสืบค้นด้วย คำว่า The institutional repository และไม่พบรายการดังกล่าวในฐานข้อมูล จะปรากฏข้อความ “No results found”
- กรณีที่พบรายการดังกล่าว จะแสดงจำนวนรายการที่ค้นพบ พร้อมข้อมูลบรรณานุกรม เช่น ตัวอย่างการสืบค้น เรื่อง “Applying UML and Patterns”
การเพิ่มเติมรายการใหม่ (Key new)
- บันทึกรายการใหม่ คลิกที่ New Bibliography
- ปรากฏหน้าจอเพื่อลงรายการ ดังนี้
- OpenBiblio อาศัยหลักเกณฑ์การลงรายการบรรณานุกรมแบบ MARC 21 (MAchine Readable Cataloging) จากแบบฟอร์มการลงรายการของโปรแกรม เขตข้อมูลใดที่มีเครื่องหมาย “*” หมายถึง เขตข้อมูลที่บังคับให้ใส่ข้อมูล ไม่สามารถข้ามเขตข้อมูลนี้ได้ หากไม่ลงรายการในเขตข้อมูลดังกล่าวระบบจะไม่ทำการบันทึกข้อมูลให้ ทั้งนี้ขออธิบายรายละเอียดในแบบฟอร์มการลงรายการ ดังนี้
| เขตข้อมูล | คำอธิบาย | หมายเหตุู |
|---|---|---|
| Type of Material | ประเภทของทรัพยากรสารสนเทศ เช่น หนังสือ ซีดี-รอม เป็นต้น | ต้องใส่ เพื่อระบุว่าทรัพยากรสารสนเทศที่ลงรายการนั้นจัดอยู่ในประเภทใด |
| Collection | คอลเลคของห้องสมุด เช่น หนังสือทั่วไป หนังสืออ้างอิง เป็นต้น | ต้องใส่ เพื่อระบุว่าทรัพยากรสารสนเทศที่ลงรายการนั้นจัดอยู่ในคอลเลคชั่นใด |
| Call Number | เลขเรียกหนังสือ | ต้องใส่ เพื่อเป็นการกำหนดเนื้อหาและตำแหน่งของทรัพยากรสารสนเทศ |
| Show in OPAC | ต้องการให้แสดงหน้า OPAC | ถ้าต้องการให้รายการที่บันทึกปรากฏบนหน้า OPAC ให้ทำเครื่องหมาย “/” ลงในช่องว่าง |
| Title | ชื่อเรื่องของทรัพยากรสารสนเทศ | ต้องใส่ |
| Remainder of title | ชื่อเรื่องรอง หรือชื่อเรื่องอื่นๆ หรือข้อความที่เกี่ยวข้องกับชื่อเรื่องของทรัพยากรสารสนเทศ | |
| Statement of responsibility, etc. | ส่วนแจ้งความรับผิดชอบในการจัดทำทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ เช่น ชื่อผู้แต่ง ผู้รวบรวม บรรณาธิการ ผู้แปล เป็นต้น | |
| Personal name | ชื่อผู้แต่งหลักที่รับผิดชอบในการจัดทำทรัพยากรสารสนเทศ | ต้องใส่ |
| Topical term or geographic name as entry element | หัวเรื่อง |
Edition statement|ครั้งที่พิมพ์| |
| LC control number | เลขควบคุม LC ในกรณีที่นำรายการมาจากหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน | ||
| International Standard Book Number | หมายเลขมาตรฐานสากลประจำหนังสือ | ควรใส่ | |
| Library of congress call number (Classification number) | เลขหมู่แบบ LC | ||
| Library of congress call number (Item number) | เลขหมู่แบบ LC ในกรณีที่นำรายการมาจากหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน | ||
| Dewey decimal classification number (Classification number) | เลขหมู่ระบบทศนิยมดิวอี้ | ||
| Dewey decimal classification number (Edition number) | ครั้งที่พิมพ์ของคู่มือเลขหมู่ระบบทศนิยมดิวอี้ | ||
| Place of publication, distribution, etc. | สถานที่พิมพ์ | สถานที่พิมพ์ เมือง จังหวัดที่จัดพิมพ์ | |
| Name of publisher, distributor, etc. | สำนักพิมพ์ | ชื่อสำนักพิมพ์หรือผู้รับผิดชอบในการจัดพิมพ์ | |
| Date of publication, distribution, etc. | ปีที่พิมพ์ | ||
| Summary, etc. note | บทคัดย่อ สารบัญ หมายเหตุ เป็นต้น | ||
| Physical description (Extent) | จำนวนหน้า | ||
| Physical description (Other physical details) | รายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับทรัพยากรสารสนเทศ เช่น ภาพประกอบ แผนที่ แผนภาพ | ||
| Physical description (Dimensions) | ขนาดของหนังสือ | ||
| Physical description (Accompanying material) | สิ่งที่ติดมากับทรัพยากรสารสนเทศ เช่น แผ่นซีดี-รอม เป็นต้น | ||
| Terms of availability | คำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรสารสนเทศ | ||
| Purchase price | ราคาที่จัดซื้อ |
หมายเหตุ การลงรายการทางบรรณานุกรม ไม่จำเป็นต้องลงให้ครบตามแบบฟอร์มนี้
ข้อแนะนำเขตข้อมูลที่ควรลง
- รายการที่มีเครื่องหมาย * เพราะเป็นรายการที่จำเป็น ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง
- ISBN หรือ ISSN (เป็นรายการที่ใช้ตรวจสอบได้ว่าเป็นเล่มเดียวกันหรือไม่ เพราะ ISBN จะไม่ซ้ำกันอยู่แล้ว)
- ครั้งที่พิมพ์
- สถานที่พิมพ์ สำนักพิมพ์ ปีที่พิมพ์ (เป็นรายการที่ตรวจสอบได้ในกรณีที่ชื่อเรื่องเดียวกัน อาจจะมีการจัดพิมพ์โดยสำนักพิมพ์คนและแห่ง และต่างปีกัน)
- จำนวนหน้า
- เลขหมู่้
- คอลเลคชั่น
- ประเภทของทรัพยากร
- หลังจากลงรายการเรียบร้อยแล้ว กด Submit เพื่อบันทึกรายการ หรือ กด Cancel ถ้าต้องการยกเลิก
- จะปรากฏหน้าจอ ดังนี้
- หลังจากการลงข้อมูลบรรณานุกรมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้าง Item สำหรับทรัพยากรสารสนเทศแต่ละฉบับ โดยคลิกที่ปุ่ม Add New Copy
- จะปรากฏหน้าจอ ดังนี้
- ทำเครื่องหมาย ”/” หน้าข้อความ Autogenerate แล้วกด submit ถ้าต้องการให้ระบบสร้างเลขบาร์โค้ดให้โดยอัตโนมัติ
- เมื่อระบบสร้างเลขบาร์โค้ดเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏแถบข้อมูล ซึ่งประกอบด้วย เลขบาร์โค้ด สถานภาพของทรัพยากรสารสนเทศ วัน/เดือน/ปี และเวลาที่สร้างรายการ
แก้ไขรายการ (Edit)
- การแก้ไขรายการบรรณานุกรม สามารถดำเนินการโดยการค้นหารายการที่ต้องแก้ไข จากนั้นคลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการเพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียด แล้วคลิกที่ปุ่ม Edit-Basic เพื่อกลับไปยังแบบฟอร์มลงรายการ เมื่อแก้ไขแล้วจึงกด Submit เพื่อบันทึกรายการที่ปรับแก้ไขแล้ว
ลบรายการ (Delete)
- การลบรายการบรรณานุกรม สามารถดำเนินการโดย การค้นหารายการที่ต้องลบ คลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการ เพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียด จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Delete
- ปรากฏหน้าจอ และข้อความเพื่อยืนยันการลบ “This bibliography has 1 copy(ies) and 0 hold request(s). Please delete these copies and/or hold requests before deleting this bibliography.” คลิกที่ return to bibliography information เพื่อกลับไปยังรายการที่ต้องการลบ
- ในการลบรายการ จะประกอบด้วยการลบ 2 ส่วน คือ การลบเลขบาร์โค้ดและลบรายการบรรณานุกรม ตามลำดับ
- ซึ่งระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบเลขบาร์โค้ดรายการนั้นๆ คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ
- หลังจากที่ลบเลขบาร์โค้ดแล้ว ระบบจะกลับคืนสู่หน้าจอรายการบรรณานุกรม จากนั้นคลิก Delete อีกครั้งเพื่อลบรายการบรรณานุกรม
- ระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบรายการบรรณานุกรม (bibliography) คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ
- เมื่อการลบรายการสมบูรณ์ จะปรากฏข้อความ ดังนี้
คัดลอกรายการ (New like)
- ในกรณีที่จะต้องบันทึกรายการบรรณานุกรมซึ่งมีข้อมูลซ้ำกันหรือคล้ายคลึงกัน เพื่อประหยัดเวลาและลดความซ้ำซ้อนในการลงรายการ ตลอดจนอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน สามารถทำได้ผ่านปุ่ม New Like โดยเริ่มจากสืบค้นรายการที่ต้องการคัดลอก และคลิกที่ชื่อเรื่อง หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม New Like
- ปรากฏหน้าจอแบบฟอร์มลงรายการ ซึ่งสามารถปรับแก้ข้อมูลตามที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Submit เพื่อบันทึกรายการ
- ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอนของการสร้างเลขบาร์โค้ด ซึ่งมีขั้นตอนเช่นเดียวกับในการเพิ่มเติมรายการใหม่
อื่นๆ
เพิ่มเขตข้อมูล
- กรณีมีข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศมากกว่าเขตข้อมูลที่ระบบกำหนดไว้ในเบื้องต้น เช่น หากหนังสือมี ISBN มากกว่าหนึ่งหมายเลข คือ มี ISBN 10 หลัก และ 13 หลัก แต่แบบฟอร์มลงรายการที่ระบบติดตั้งไว้มีเพียงเขตข้อมูลเดียว หรือแบบฟอร์มไม่มีบางเขตข้อมูลที่ต้องการใช้งาน ทั้งนี้สามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่ต้องการนั้นได้ ผ่าน 2 วิธี
เพิ่มเขตข้อมูลเฉพาะระเบียนนั้นๆ
วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูล เฉพาะรายการบรรณานุกรมระเบียนนั้นๆ ไม่มีผลต่อระเบียนอื่นๆ ในฐานข้อมูล
- คลิกคลิกที่ปุ่ม Edit MARC
- ระบบจะแสดงชื่อเขตข้อมูลที่มีการลงรายการ
- ปุ่ม edit และปุ่ม del ที่ปรากฏอยู่หน้าเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เพื่อแก้ไข และ ลบ ซึ่งหากคลิกที่หน้าเขตข้อมูลใดจะเป็นการแก้ไข หรือ ลบเขตข้อมูลนั้น
- แต่หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ยกตัวอย่าง การเพิ่มเขตข้อมูล ISBN ให้คลิกที่ปุ่ม Add New MARC Field
- จะปรากฏหน้าต่างเพื่อให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม
- กดปุ่ม Select เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการซ้ำ ซึ่งระบบจะแสดงเขตข้อมูล MARC ทั้งหมด
- กดเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นลงรายการข้อมูลใน Field Data แล้วกด Submit
- สังเกตว่ามีเขตข้อมูล 020 คือ ISBN เพิ่มขึ้น 1 เขตข้อมูล
เพิ่มเขตข้อมูลกับทุกระเบียนในฐานข้อมูล
วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลรายการบรรณานุกรมทุกระเบียนในฐานข้อมูล
- วิธีการเพิ่มเขตข้อมูลดังที่เสนอข้างต้นเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลให้กับรายการบรรณานุกรมเฉพาะระเบียนนั้นๆ แต่หากมีข้อมูลใดที่จำเป็นจะต้องมีเพิ่มในทุกระเบียน การใช้วิธีดังกล่าว อาจทำให้ไม่สะดวกและเป็นการเสียเวลายิ่งในการลงรายการ ดังนั้นเมื่อพิจารณาแล้วว่ามีเขตข้อมูลใดที่จะต้องการเพิ่มอย่างถาวร สามารถดำเนินการได้โดย
- จากหน้าหลัก คลิกที่ Admin
- ปรากฏหน้าจอ ดังนี้
- คลิกที่ปุ่ม Material Types
- ปรากฏหน้าจอแสดงประเภทของทรัพยากรทั้งหมดในฐานข้อมูล หมายเหตุ การเพิ่มเขตข้อมูลนั้นจะมีผลสำหรับทรัพยากรประเภทหนึ่งๆ ที่ปรับเพิ่มเท่านั้น คลิกเลือก MARC Fields หน้าประเภททรัพยากรที่ต้องการปรับเพิ่มเขตข้อมูล ตัวอย่าง book คือ การปรับเพิ่มเขตข้อมูลลงรายการสำหรับทรัพยากรสารสนเทศประเภทหนังสือ
- ปรากฏหน้าจอดังภาพด้านล่าง จากนั้นคลิกที่ Add a custom MARC Field to this material type…
- ปรากฏหน้าจอ ดังนี้
- คลิกที่ Select จะปรากฎ MARC Field
- คลิกเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม เช่น เขตข้อมูล 700 - Added entry–personal name เพื่อลงรายการผู้แต่งร่วม
- ปรากฏหน้าจอ ดังนี้
- ภายใต้ Field Required? เลือก TRUE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เพิ่มนี้จำเป็นจะต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถละหรือข้ามได้ หรือ FALSE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เลือกนี้สามารถละหรือข้ามได้ไม่จำเป็นต้องกรอก
- จากนั้นกด Submit เพื่อยืนยันการเพิ่มเขตข้อมูล ซึ่งเมื่อเสร็จสมบูรณ์จะปรากฏหน้าจอดังนี้
- ตรวจสอบการเพิ่มเขตข้อมูล โดยคลิกที่ Cataloging จากนั้น คลิกเลือก New Bibliography สังเกตว่าเขตข้อมูลที่ปรับเพิ่มปรากฏหรือไม่
ทบทวนเมนูหน้า Cataloging
- ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ หรือ Cataloging มีเมนูที่ใช้งานหลายเมนูตามฟังก์ชันที่ต่างกัน สรุปเมนูที่จำเป็นต่อการใช้งานอีกครั้ง
- Bibliography Search : สืบค้นรายการทรัพยากรสารสนเทศในฐานข้อมูลก่อนบันทึกรายการใหม่เพื่อตรวจสอบความซ้ำซ้อน / สืบค้นรายการที่ต้องการแก้ไข ลบ หรือคัดลอก
- Edit-Basic : ปรับแก้ข้อมูลที่ลงรายการเฉพาะระเบียนนั้นๆ
- Edit-MARC : เพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ นอกเหนือจากที่ระบบติดตั้งไว้ ทั้งนี้เป็นการเพิ่มเขตข้อมูลเฉพาะระเบียนนั้นๆ
- New Copy : เพิ่ม Item
- Delete : ลบระเบียนข้อมูล
- New Like : คัดลอกระเบียนข้อมูล
- New Bibliography : สร้างระเบียนใหม่
ผู้เขียน
- ฐิติมา ธรรมบำรุง เจ้าหน้าที่สารสนเทศ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
