This is an old revision of the document!
—-

ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ

การลงรายการบรรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศนั้น ประกอบด้วย การตรวจสอบรายการซ้ำที่มีอยู่ในฐานข้อมูล การลงรายการใหม่ การปรับปรุงหรือแก้ไขข้อมูล การลบระเบียนหรือ record

  • ในโมดูลการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศของโปรแกรม OpenBiblio นั้นประกอบด้วย
  1. การเพิ่มเติมรายการใหม่ (Key new)
  2. การแก้ไขข้อมูล (Edit)
  3. การลบรายการ (Delete)
  4. คัดลอกรายการ (New like)
  5. อื่นๆ เช่น การเพิ่มเขตข้อมูลในแบบฟอร์มการลงรายการ

การตรวจสอบรายการเดิม

  • ก่อนลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศรายการใหม่ที่ได้รับ ควรตรวจสอบรายการความซ้ำซ้่อนของระเบียนหรือรายการเดิมที่มีในฐานข้อมูลก่อน ในกรณีที่รายการอยู่แล้วให้เพิ่มจำนวนฉบับ หรือ item หรืออาจจะพิจารณาไม่นำเข้าถ้ามีจำนวนมากเพียงพอแล้ว โดยสามารถสืบค้นผ่าน 2 ทางเลือกหลัก คือ
  1. หมายเลขบาร์โค้ด (Barcode Number)
  2. คำ (Phrase) ซึ่งปรากฏใน
    • ชื่อเรื่อง
    • ชื่อผู้แต่ง
    • หัวเรื่อง

  • ยกตัวอย่าง กรณีได้รับหนังสือใหม่ เรื่อง “The institutional repository”

  • เมื่อสืบค้นด้วย คำว่า The institutional repository และไม่พบรายการดังกล่าวในฐานข้อมูล จะปรากฏข้อความ “No results found”

  • กรณีที่พบรายการดังกล่าว จะแสดงจำนวนรายการที่ค้นพบ พร้อมข้อมูลบรรณานุกรม เช่น ตัวอย่างการสืบค้น เรื่อง “Applying UML and Patterns”

การเพิ่มเติมรายการใหม่ (Key new)

  • บันทึกรายการใหม่ คลิกที่ New Bibliography

  • ปรากฏหน้าจอเพื่อลงรายการ ดังนี้

  • OpenBiblio อาศัยหลักเกณฑ์การลงรายการบรรณานุกรมแบบ MARC 21 (MAchine Readable Cataloging) จากแบบฟอร์มการลงรายการของโปรแกรม เขตข้อมูลใดที่มีเครื่องหมาย “*” หมายถึง เขตข้อมูลที่บังคับให้ใส่ข้อมูล ไม่สามารถข้ามเขตข้อมูลนี้ได้ หากไม่ลงรายการในเขตข้อมูลดังกล่าวระบบจะไม่ทำการบันทึกข้อมูลให้ ทั้งนี้ขออธิบายรายละเอียดในแบบฟอร์มการลงรายการ ดังนี้
เขตข้อมูลคำอธิบายหมายเหตุู
Type of Materialประเภทของทรัพยากรสารสนเทศ เช่น หนังสือ ซีดี-รอม เป็นต้นควรใส่ เพื่อระบุว่าทรัพยากรสารสนเทศที่ลงรายการนั้นจัดอยู่ในประเภทใด
Collectionคอลเลคของห้องสมุด เช่น หนังสือทั่วไป หนังสืออ้างอิง เป็นต้นควรใส่ เพื่อระบุว่าทรัพยากรสารสนเทศที่ลงรายการนั้นจัดอยู่ในคอลเลคชั่นใด

* หลักจากลงรายการเรียบร้อยแล้ว กด Submit เพื่อบันทึกรายการ หรือ กด Cancel เพื่อยกเลิกรายการ

  • ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • หลังสร้างข้อมูลบรรณานุกรมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้าง Item สำหรับทรัพยากรสารสนเทศแต่ละฉบับ โดยคลิกที่ปุ่ม Add New Copy

  • ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • ทำเครื่องหมาย ”/” หน้าข้อความ Autogenerate แล้วกด submit เพื่อให้ระบบทำการสร้างเลขบาร์โค้ดให้อัตโนมัติ

  • เมื่อระบบสร้างเลขบาร์โค้ดเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏแถบข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยข้อมูล เลขบาร์โค้ด สถานภาพของทรัพยากรสารสนเทศ วัน/เดือน/ปี และเวลาที่สร้างรายการ

แก้ไขรายการ (Edit)

  • การแก้ไขรายการบรรณานุกรม สามารถดำเนินการโดยการค้นหารายการที่ต้องแก้ไข จากนั้นคลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการเพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียด แล้วคลิกที่ปุ่ม Edit-Basic เพื่อกลับไปยังแบบฟอร์มลงรายการ เมื่อแก้ไขแล้วจึงกด Submit เพื่อบันทึกรายการที่ปรับแก้ไขแล้ว

ลบรายการ (Delete)

  • การลบรายการบรรณานุกรม สามารถดำเนินการโดย การค้นหารายการที่ต้องลบ คลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการ เพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียด จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Delete

  • ปรากฏหน้าจอ และข้อความเพื่อยืนยันการลบ “This bibliography has 1 copy(ies) and 0 hold request(s). Please delete these copies and/or hold requests before deleting this bibliography.” คลิกที่ return to bibliography information เพื่อกลับไปยังรายการที่ต้องการลบ

  • ในการลบรายการ จะประกอบด้วยการลบ 2 ส่วน คือ การลบเลขบาร์โค้ดและลบรายการบรรณานุกรม ตามลำดับ

  • ซึ่งระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบเลขบาร์โค้ดรายการนั้นๆ คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ

  • หลังจากที่ลบเลขบาร์โค้ดแล้ว ระบบจะกลับคืนสู่หน้าจอรายการบรรณานุกรม จากนั้นคลิก Delete อีกครั้งเพื่อลบรายการบรรณานุกรม

  • ระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบรายการบรรณานุกรม (bibliography) คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ

  • เมื่อการลบรายการสมบูรณ์ จะปรากฏข้อความ ดังนี้

คัดลอกรายการ (New like)

  • ในกรณีที่จะต้องบันทึกรายการบรรณานุกรมซึ่งมีข้อมูลซ้ำกันหรือคล้ายคลึงกัน เพื่อประหยัดเวลาและลดความซ้ำซ้อนในการลงรายการ ตลอดจนอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน สามารถทำได้ผ่านปุ่ม New Like โดยเริ่มจากสืบค้นรายการที่ต้องการคัดลอก และคลิกที่ชื่อเรื่อง หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม New Like

  • ปรากฏหน้าจอแบบฟอร์มลงรายการ ซึ่งสามารถปรับแก้ข้อมูลตามที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Submit เพื่อบันทึกรายการ

  • ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอนของการสร้างเลขบาร์โค้ด ซึ่งมีขั้นตอนเช่นเดียวกับในการเพิ่มเติมรายการใหม่

อื่นๆ

เพิ่มเขตข้อมูล

  • กรณีมีข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศมากกว่าเขตข้อมูลที่ระบบกำหนดไว้ในเบื้องต้น เช่น หากหนังสือมี ISBN มากกว่าหนึ่งหมายเลข คือ มี ISBN 10 หลัก และ 13 หลัก แต่แบบฟอร์มลงรายการที่ระบบติดตั้งไว้มีเพียงเขตข้อมูลเดียว หรือแบบฟอร์มไม่มีบางเขตข้อมูลที่ต้องการใช้งาน ทั้งนี้สามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่ต้องการนั้นได้ ผ่าน 2 วิธี

เพิ่มเขตข้อมูลเฉพาะระเบียนนั้นๆ

วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูล เฉพาะรายการบรรณานุกรมระเบียนนั้นๆ ไม่มีผลต่อระเบียนอื่นๆ ในฐานข้อมูล

  • คลิกคลิกที่ปุ่ม Edit MARC

  • ระบบจะแสดงชื่อเขตข้อมูลที่มีการลงรายการ

  • ปุ่ม edit และปุ่ม del ที่ปรากฏอยู่หน้าเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เพื่อแก้ไข และ ลบ ซึ่งหากคลิกที่หน้าเขตข้อมูลใดจะเป็นการแก้ไข หรือ ลบเขตข้อมูลนั้น

  • แต่หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ยกตัวอย่าง การเพิ่มเขตข้อมูล ISBN ให้คลิกที่ปุ่ม Add New MARC Field

  • จะปรากฏหน้าต่างเพื่อให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม

  • กดปุ่ม Select เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการซ้ำ ซึ่งระบบจะแสดงเขตข้อมูล MARC ทั้งหมด

  • กดเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นลงรายการข้อมูลใน Field Data แล้วกด Submit

  • สังเกตว่ามีเขตข้อมูล 020 คือ ISBN เพิ่มขึ้น 1 เขตข้อมูล

เพิ่มเขตข้อมูลกับทุกระเบียนในฐานข้อมูล

วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลรายการบรรณานุกรมทุกระเบียนในฐานข้อมูล

  • วิธีการเพิ่มเขตข้อมูลดังที่เสนอข้างต้นเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลให้กับรายการบรรณานุกรมเฉพาะระเบียนนั้นๆ แต่หากมีข้อมูลใดที่จำเป็นจะต้องมีเพิ่มในทุกระเบียน การใช้วิธีดังกล่าว อาจทำให้ไม่สะดวกและเป็นการเสียเวลายิ่งในการลงรายการ ดังนั้นเมื่อพิจารณาแล้วว่ามีเขตข้อมูลใดที่จะต้องการเพิ่มอย่างถาวร สามารถดำเนินการได้โดย
  • จากหน้าหลัก คลิกที่ Admin

  • ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • คลิกที่ปุ่ม Material Types

  • ปรากฏหน้าจอแสดงประเภทของทรัพยากรทั้งหมดในฐานข้อมูล หมายเหตุ การเพิ่มเขตข้อมูลนั้นจะมีผลสำหรับทรัพยากรประเภทหนึ่งๆ ที่ปรับเพิ่มเท่านั้น คลิกเลือก MARC Fields หน้าประเภททรัพยากรที่ต้องการปรับเพิ่มเขตข้อมูล ตัวอย่าง book คือ การปรับเพิ่มเขตข้อมูลลงรายการสำหรับทรัพยากรสารสนเทศประเภทหนังสือ

  • ปรากฏหน้าจอดังภาพด้านล่าง จากนั้นคลิกที่ Add a custom MARC Field to this material type…

  • ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • คลิกที่ Select จะปรากฎ MARC Field

  • คลิกเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม เช่น เขตข้อมูล 700 - Added entry–personal name เพื่อลงรายการผู้แต่งร่วม

  • ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

  • ภายใต้ Field Required? เลือก TRUE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เพิ่มนี้จำเป็นจะต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถละหรือข้ามได้ หรือ FALSE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เลือกนี้สามารถละหรือข้ามได้ไม่จำเป็นต้องกรอก

  • จากนั้นกด Submit เพื่อยืนยันการเพิ่มเขตข้อมูล ซึ่งเมื่อเสร็จสมบูรณ์จะปรากฏหน้าจอดังนี้

  • ตรวจสอบการเพิ่มเขตข้อมูล โดยคลิกที่ Cataloging จากนั้น คลิกเลือก New Bibliography สังเกตว่าเขตข้อมูลที่ปรับเพิ่มปรากฏหรือไม่

ทบทวนเมนูหน้า Cataloging

  • ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ หรือ Cataloging มีเมนูที่ใช้งานหลายเมนูตามฟังก์ชันที่ต่างกัน สรุปเมนูที่จำเป็นต่อการใช้งานอีกครั้ง

  1. Bibliography Search : สืบค้นรายการทรัพยากรสารสนเทศในฐานข้อมูลก่อนบันทึกรายการใหม่เพื่อตรวจสอบความซ้ำซ้อน / สืบค้นรายการที่ต้องการแก้ไข ลบ หรือคัดลอก
  2. Edit-Basic : ปรับแก้ข้อมูลที่ลงรายการเฉพาะระเบียนนั้นๆ
  3. Edit-MARC : เพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ นอกเหนือจากที่ระบบติดตั้งไว้ ทั้งนี้เป็นการเพิ่มเขตข้อมูลเฉพาะระเบียนนั้นๆ
  4. New Copy : เพิ่ม Item
  5. Delete : ลบระเบียนข้อมูล
  6. New Like : คัดลอกระเบียนข้อมูล
  7. New Bibliography : สร้างระเบียนใหม่

ผู้เขียน

  • ฐิติมา ธรรมบำรุง เจ้าหน้าที่สารสนเทศ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี



Personal Tools
Creative Commons License
STKS Online Learning โดย http://stks.or.th/wiki อนุญาตให้ใช้ได้ตาม สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน 3.0 ประเทศไทย.