ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ

การลงรายการบรรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศนั้น ประกอบด้วย การตรวจสอบรายการซ้ำที่มีอยู่ในฐานข้อมูล การลงรายการใหม่ การปรับปรุงหรือแก้ไขข้อมูล การลบระเบียนหรือ record

• ในโมดูลการลงรายการทรัพยากรสารสนเทศของโปรแกรม OpenBiblio นั้นประกอบด้วย

1. การเพิ่มเติมรายการใหม่ (Key new)
2. การแก้ไขข้อมูล (Edit)
3. การลบรายการ (Delete)
4. คัดลอกรายการ (New like)
5. อื่นๆ เช่น การเพิ่มเขตข้อมูลในแบบฟอร์มการลงรายการ

• ก่อนลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศรายการใหม่ที่ได้รับ ควรตรวจสอบรายการความมซ้ำซ้่อนของระเบียนหรือรายการเดิมที่มีในฐานข้อมูลก่อน ในกรณีที่รายการอยู่แล้วให้เพิ่มจำนวนฉบับ หรือ item หรืออาจจะพิจารณาไม่นำเข้าถ้ามีจำนวนมากเพียงพอแล้ว โดยสามารถสืบค้นผ่าน 2 ทางเลือกหลัก คือ

1. หมายเลขบาร์โค้ด (Barcode Number)
2. คำ (Phrase) ซึ่งปรากฏใน
   • ชื่อเรื่อง
   • ชื่อผู้แต่ง
   • หัวเรื่อง

• ยกตัวอย่าง กรณีได้รับหนังสือใหม่ เรื่อง “The institutional repository”

• เมื่อสืบค้นด้วย คำว่า The institutional repository และไม่พบรายการดังกล่าวในฐานข้อมูล จะปรากฏข้อความ “No results found”

• กรณีที่พบรายการดังกล่าว จะแสดงจำนวนรายการที่ค้นพบ พร้อมข้อมูลบรรณานุกรม เช่น ดังตัวอย่างการสืบค้น เรื่อง “Applying UML and Patterns”

• บันทึกรายการใหม่ คลิกที่ New Bibliography

• ปรากฏหน้าจอเพื่อลงรายการ ดังนี้

• OpenBiblio อาศัยหลักเกณฑ์การลงรายการบรรณานุกรมแบบ MARC 21 (MAchine Readable Cataloging) จากแบบฟอร์มการลงรายการของโปรแกรม เขตข้อมูลใดที่มีเครื่องหมาย “*” หมายถึง เขตข้อมูลที่บังคับให้ใส่ข้อมูล ไม่สามารถข้ามเขตข้อมูลนี้ได้ หากไม่ลงรายการในเขตข้อมูลดังกล่าวระบบจะไม่ทำการบันทึกข้อมูลให้ ทั้งนี้ขออธิบายรายละเอียดในแบบฟอร์มการลงรายการ ดังนี้

* หลักจากลงรายการเรียบร้อยแล้ว กด Submit เพื่อบันทึกรายการ หรือ กด Cancel เพื่อยกเลิกรายการ

• ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

• หลังสร้างข้อมูลบรรณานุกรมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้าง Item สำหรับทรัพยากรสารสนเทศแต่ละฉบับ โดยคลิกที่ปุ่ม Add New Copy

• ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

• ทำเครื่องหมาย ”/” หน้าข้อความ Autogenerate แล้วกด submit เพื่อให้ระบบทำการสร้างเลขบาร์โค้ดให้อัตโนมัติ

• เมื่อระบบสร้างเลขบาร์โค้ดเรียบร้อยแล้ว จะปรากฏแถบข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยข้อมูล เลขบาร์โค้ด สถานภาพของทรัพยากรสารสนเทศ วัน/เดือน/ปี และเวลาที่สร้างรายการ

• การแก้ไขรายการบรรณานุกรม สามารถดำเนินการโดยการค้นหารายการที่ต้องแก้ไข จากนั้นคลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการเพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียด แล้วคลิกที่ปุ่ม Edit-Basic เพื่อกลับไปยังแบบฟอร์มลงรายการ เมื่อแก้ไขแล้วจึงกด Submit เพื่อบันทึกรายการที่ปรับแก้ไขแล้ว

• การลบรายการบรรณานุกรม สามารถดำเนินการโดย การค้นหารายการที่ต้องลบ คลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการ เพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียด จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Delete

• ปรากฏหน้าจอ และข้อความเพื่อยืนยันการลบ “This bibliography has 1 copy(ies) and 0 hold request(s). Please delete these copies and/or hold requests before deleting this bibliography.” คลิกที่ return to bibliography information เพื่อกลับไปยังรายการที่ต้องการลบ

• ในการลบรายการ จะประกอบด้วยการลบ 2 ส่วน คือ การลบเลขบาร์โค้ดและลบรายการบรรณานุกรม ตามลำดับ

• ซึ่งระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบเลขบาร์โค้ดรายการนั้นๆ คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ

• หลังจากที่ลบเลขบาร์โค้ดแล้ว ระบบจะกลับคืนสู่หน้าจอรายการบรรณานุกรม จากนั้นคลิก Delete อีกครั้งเพื่อลบรายการบรรณานุกรม

• ระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบรายการบรรณานุกรม (bibliography) คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ

• เมื่อการลบรายการสมบูรณ์ จะปรากฏข้อความ ดังนี้

• ในกรณีที่จะต้องบันทึกรายการบรรณานุกรมซึ่งมีข้อมูลซ้ำกันหรือคล้ายคลึงกัน เพื่อประหยัดเวลาและลดความซ้ำซ้อนในการลงรายการ ตลอดจนอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน สามารถทำได้ผ่านปุ่ม New Like โดยเริ่มจากสืบค้นรายการที่ต้องการคัดลอก และคลิกที่ชื่อเรื่อง หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม New Like

• ปรากฏหน้าจอแบบฟอร์มลงรายการ ซึ่งสามารถปรับแก้ข้อมูลตามที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Submit เพื่อบันทึกรายการ

• ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอนของการสร้างเลขบาร์โค้ด ซึ่งมีขั้นตอนเช่นเดียวกับในการเพิ่มเติมรายการใหม่

• กรณีมีข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศมากกว่าเขตข้อมูลที่ระบบกำหนดไว้ในเบื้องต้น เช่น หากหนังสือมี ISBN มากกว่าหนึ่งหมายเลข คือ มี ISBN 10 หลัก และ 13 หลัก แต่แบบฟอร์มลงรายการที่ระบบติดตั้งไว้มีเพียงเขตข้อมูลเดียว หรือแบบฟอร์มไม่มีบางเขตข้อมูลที่ต้องการใช้งาน ทั้งนี้สามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่ต้องการนั้นได้ ผ่าน 2 วิธี

วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูล เฉพาะรายการบรรณานุกรมระเบียนนั้นๆ ไม่มีผลต่อระเบียนอื่นๆ ในฐานข้อมูล

• คลิกคลิกที่ปุ่ม Edit MARC

• ระบบจะแสดงชื่อเขตข้อมูลที่มีการลงรายการ

• ปุ่ม edit และปุ่ม del ที่ปรากฏอยู่หน้าเขตข้อมูลแต่ละเขตข้อมูล เพื่อแก้ไข และ ลบ ซึ่งหากคลิกที่หน้าเขตข้อมูลใดจะเป็นการแก้ไข หรือ ลบเขตข้อมูลนั้น

• แต่หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ยกตัวอย่าง การเพิ่มเขตข้อมูล ISBN ให้คลิกที่ปุ่ม Add New MARC Field

• จะปรากฏหน้าต่างเพื่อให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม

• กดปุ่ม Select เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการซ้ำ ซึ่งระบบจะแสดงเขตข้อมูล MARC ทั้งหมด

• กดเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นลงรายการข้อมูลใน Field Data แล้วกด Submit

• สังเกตว่ามีเขตข้อมูล 020 คือ ISBN เพิ่มขึ้น 1 เขตข้อมูล

วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลรายการบรรณานุกรมทุกระเบียนในฐานข้อมูล

• วิธีการเพิ่มเขตข้อมูลดังที่เสนอข้างต้นเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลให้กับรายการบรรณานุกรมเฉพาะระเบียนนั้นๆ แต่หากมีข้อมูลใดที่จำเป็นจะต้องมีเพิ่มในทุกระเบียน การใช้วิธีดังกล่าว อาจทำให้ไม่สะดวกและเป็นการเสียเวลายิ่งในการลงรายการ ดังนั้นเมื่อพิจารณาแล้วว่ามีเขตข้อมูลใดที่จะต้องการเพิ่มอย่างถาวร สามารถดำเนินการได้โดย

• จากหน้าหลัก คลิกที่ Admin

• ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

• คลิกที่ปุ่ม Material Types

• ปรากฏหน้าจอแสดงประเภทของทรัพยากรทั้งหมดในฐานข้อมูล หมายเหตุ การเพิ่มเขตข้อมูลนั้นจะมีผลสำหรับทรัพยากรประเภทหนึ่งๆ ที่ปรับเพิ่มเท่านั้น คลิกเลือก MARC Fields หน้าประเภททรัพยากรที่ต้องการปรับเพิ่มเขตข้อมูล ตัวอย่าง book คือ การปรับเพิ่มเขตข้อมูลลงรายการสำหรับทรัพยากรสารสนเทศประเภทหนังสือ

• ปรากฏหน้าจอดังภาพด้านล่าง จากนั้นคลิกที่ Add a custom MARC Field to this material type…

• ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

• คลิกที่ Select จะปรากฎ MARC Field

• คลิกเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม เช่น เขตข้อมูล 700 - Added entry–personal name เพื่อลงรายการผู้แต่งร่วม

• ปรากฏหน้าจอ ดังนี้

• ภายใต้ Field Required? เลือก TRUE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เพิ่มนี้จำเป็นจะต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถละหรือข้ามได้ หรือ FALSE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เลือกนี้สามารถละหรือข้ามได้ไม่จำเป็นต้องกรอก

• จากนั้นกด Submit เพื่อยืนยันการเพิ่มเขตข้อมูล ซึ่งเมื่อเสร็จสมบูรณ์จะปรากฏหน้าจอดังนี้

• ตรวจสอบการเพิ่มเขตข้อมูล โดยคลิกที่ Cataloging จากนั้น คลิกเลือก New Bibliography สังเกตว่าเขตข้อมูลที่ปรับเพิ่มปรากฏหรือไม่

• ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ หรือ Cataloging มีเมนูที่ใช้งานหลายเมนูตามฟังก์ชันที่ต่างกัน สรุปเมนูที่จำเป็นต่อการใช้งานอีกครั้ง

1. Bibliography Search : สืบค้นรายการทรัพยากรสารสนเทศในฐานข้อมูลก่อนบันทึกรายการใหม่เพื่อตรวจสอบความซ้ำซ้อน / สืบค้นรายการที่ต้องการแก้ไข ลบ หรือคัดลอก
2. Edit-Basic : ปรับแก้ข้อมูลที่ลงรายการเฉพาะระเบียนนั้นๆ
3. Edit-MARC : เพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ นอกเหนือจากที่ระบบติดตั้งไว้ ทั้งนี้เป็นการเพิ่มเขตข้อมูลเฉพาะระเบียนนั้นๆ
4. New Copy : เพิ่ม Item
5. Delete : ลบระเบียนข้อมูล
6. New Like : คัดลอกระเบียนข้อมูล
7. New Bibliography : สร้างระเบียนใหม่

ผู้เขียน

• ฐิติมา ธรรมบำรุง เจ้าหน้าที่สารสนเทศ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี