ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ

• ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศของ OpenBiblio ประกอบด้วย

1. ตรวจสอบรายการเดิม
2. เพิ่มเติมรายการใหม่ (Key new)
3. แก้ไขรายการ (Edit)
4. ลบรายการ (Delete)
5. คัดลอกรายการ (New like)
6. อื่นๆ
   1. เพิ่มเขตข้อมูล

• ก่อนดำเนินการลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศรายการใหม่ที่ได้รับ ควรทำการตรวจสอบรายการเดิมที่มีในฐานข้อมูลก่อน ทั้งนี้เพื่อตรวจสอบความซ้ำซ้อนของรายการทรัพยากรสารสนเทศที่ได้รับ ซึ่งสามารถสืบค้นผ่าน 2 ทางเลือกหลัก คือ

1. หมายเลขบาร์โค้ด (Barcode Number)
2. คำ (Phrase) ซึ่งปรากฎใน
   • ชื่อเรื่อง
   • ชื่อผู้แต่ง
   • หัวเรื่อง

• ยกตัวอย่าง กรณีได้รับหนังสือใหม่ เรื่อง “The institutional repository”

• ระบบจะดำเนินการค้นหา หากรายการที่ทำการค้นหาไม่มีในฐานข้อมูล ระบบจะปรากฎข้อความ “No results found”

• แต่หากรายการดังกล่าวเคยมีในฐานข้อมูล ระบบจะแสดงจำนวนรายการที่ค้นพบ พร้อมข้อมูลบรรณานุกรม ยกตัวอย่าง เรื่อง “Applying UML and Patterns”

• เริ่มบันทึกรายการใหม่ คลิกที่ New Bibliography

• ปรากฎหน้าจอเพื่อลงรายการ ดังนี้

• OpenBiblio อาศัยหลักเกณฑ์การลงรายการบรรณานุกรมแบบ MARC (MAchine Readable Cataloging) มาตรฐานการลงรายการที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้ จากแบบฟอร์มการลงรายการที่ปรากฎในหน้าจอหากเขตข้อมูลใดปรากฎเครืองหมาย “*” หมายถึง เป็นเขตข้อมูลที่บังคับไม่สามารถละหรือข้ามได้ หากไม่ลงรายการในเขตข้อมูลดังกล่าวระบบจะไม่ทำการบันทึกข้อมูล
  1. Type of Material: ประเภทของทรัพยากรสารสนเทศ เช่น หนังสือ ซีดี-รอม เป็นต้น
  2. Collection: ทรัพยากรดังกล่าวจัดอยู่ในคอลเลคชั่นใดของห้องสมุด เช่น หนังสือทั่วไป หนังสืออ้างอิง
  3. Call Number: เลขเรียกหนังสือ
  4. Show in OPAC: ต้องการให้รายการที่บันทึกปรากฎบนหน้า OPAC หรือไม่ ทำเครื่องหมาย “/” ลงในช่องว่าง หากต้องการให้ปรากฎ
  5. Title: ชื่อเรื่องของทรัพยากรสารสนเทศ
  6. Remainder of title: ชื่อเรื่องรอง หรือชื่อเรื่องอื่นๆ หรือข้อความที่เกี่ยวข้องกับชื่อเรื่องของทรัพยากรสารสนเทศ
  7. Statement of responsibility, etc.: ส่วนแจ้งความรับผิดชอบในการสร้างสรรค์ทรัพยากรสารสนเทศ เช่น ชื่อผู้แต่ง ผู้รวบรวม บรรณาธิการ ผู้แปล เป็นต้น
  8. Personal name: ชื่อผู้แต่งหลักที่รับผิดชอบในการสร้างสรรค์ทรัพยากรสารสนเทศ
  9. Topical term or geographic name as entry element: หัวเรื่องแทนเนื้อหาหลักของทรัพยากรสารสนเทศ
  10. Edition statement: ครั้งที่พิมพ์
  11. LC control number:
  12. International Standard Book Number: หมายเลขมาตรฐานสากลประจำหนังสือ
  13. Library of congress call number (Classification number):
  14. Library of congress call number (Item number):
  15. Dewey decimal classification number (Classification number):
  16. Dewey decimal classification number (Edition number):
  17. Place of publication, distribution, etc.: สถานที่พิมพ์
  18. Name of publisher, distributor, etc.: สำนักพิมพ์
  19. Date of publication, distribution, etc.: ปีที่พิมพ์
  20. Summary, etc. note: บทคัดย่อ สารบัญ หมายเหตุ เป็นต้น
  21. Physical description (Extent): จำนวนหน้า
  22. Physical description (Other physical details): รายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับตัวเล่มทรัพยากรสารสนเทศ
  23. Physical description (Dimensions): ขนาด
  24. Physical description (Accompanying material): วัสดุที่ติดมากับทรัพยากรสารสนเทศ เช่น แผ่นซีดี-รอม เป็นต้น
  25. Terms of availability: คำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรสารสนเทศ เพื่อช่วยในการสืบค้น
  26. Purchase price: ราคาที่จัดซื้อ
  27. Relator code:

• หลักจากลงรายการเรียบร้อยแล้ว กด Submit เพื่อบันทึกรายการ หรือ กด Cancel เพื่อยกเลิกรายการ

• ปรากฎหน้าจอ ดังนี้

• หลังสร้างข้อมูลบรรณานุกรมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้าง Item สำหรับทรัพยากรสารสนเทศแต่ละฉบับ โดยคลิกที่ปุ่ม Add New Copy

• ปรากฎหน้าจอ ดังนี้

• ทำเครื่องหมาย ”/” หน้าข้อความ Autogenerate แล้วกด submit เพื่อให้ระบบทำการสร้างเลข Item อัตโนมัติ

• เมื่อระบบสร้าง Item เรียบร้อยแล้ว จะปรากฎแถบข้อมูล Item ซึ่งประกอบด้วยข้อมูล เลข Item สถานภาพของหนังสือ และวัน/เดือน/ปี และเวลาที่สร้างรายการ

• การแก้ไข/ปรับปรุงรายการบรรณานุกรม สามารถดำเนินการโดย เริ่มจากค้นหารายการที่ต้องแก้ไข คลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการแก้ไขเพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียดภายใน หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม Edit-Basic เพื่อกลับไปยังแบบฟอร์มลงรายการ เมื่อแก้ไขแล้วจึงกด Submit

* การลบรายการบรรณานุกรม สามารถดำเนินการโดย เริ่มจากค้นหารายการที่ต้องลบ คลิกที่ชื่อเรื่องที่ต้องการลบ เพื่อเข้าถึงข้อมูลรายละเอียดภายใน หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม Delete

• ปรากฎหน้าจอ และข้อความยืนยันการลบรายการ “This bibliography has 1 copy(ies) and 0 hold request(s). Please delete these copies and/or hold requests before deleting this bibliography.” คลิกที่ return to bibliography information ที่กลับไปยังรายการที่ต้องการลบ

• ในการลบรายการ จะประกอบด้วยการลบ 2 ส่วน คือ การลบ Item และลบรายการบรรณานุกรม ตามลำดับ

• ซึ่งระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบ Item นั้นๆ คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ

• หลังจากที่ลบ Item แล้ว ระบบจะกลับคืนสู่หน้ารายการบรรณานุกรม จากนั้นคลิกที่ Delete อีกครั้งเพื่อลบรายการบรรณานุกรม

• ระบบจะแสดงข้อความเพื่อยืนยันการลบรายการบรรณานุกรม (bibliography) นั้นๆ คลิก Delete เพื่อยืนยันการลบ

• เมื่อการลบรายการสมบูรณ์ จะปรากฎข้อความ ดังนี้

• ในกรณีที่จะต้องบันทึกรายการบรรณานุกรมซึ่งมีข้อมูลซ้ำกัน เพื่อประหยัดเวลาและลดความซ้ำซ้อนในการดำเนินการ ตลอดจนอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งาน สามารถทำได้ผ่านปุ่ม New Like โดยเริ่มจากสืบค้นรายการที่ต้องการคัดลอก และคลิกที่ชื่อเรื่อง หลังจากนั้นคลิกที่ปุ่ม New Like

• ปรากฎหน้าจอแบบฟอร์มลงรายการ ซึ่งสามารถปรับแก้/เพิ่มเติมข้อมูลตามที่ต้องการ หลังจากนั้นแล้วจึงกด Submit เพื่อบันทึกรายการ

• หลังจากนั้นจะเข้าสู่ขั้นตอนของการสร้าง Item ซึ่งมีขั้นตอนเช่นเดียวกับในการเพิ่มเติมรายการใหม่

• กรณีที่ทรัพยากรสารสนเทศมีข้อมูลมากกว่า 1 กล่าวคือ ยกตัวอย่าง หากหนังสือเล่มหนึ่งมี ISBN มากกว่า 1 เลข คือ มี ISBN ทั้ง 10 และ 13 หลัก แต่แบบฟอร์มลงรายการที่ระบบติดตั้งไว้มีเพียงเขตข้อมูลเดียว หรือแบบฟอร์มไม่มีบางเขตข้อมูลที่ต้องการใช้งาน ทั้งนี้สามารถเพิ่มเขตข้อมูลที่ต้องการนั้นได้ ผ่าน 2 วิธี

หมายเหตุ : วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูล เฉพาะรายการบรรณานุกรมระเบียนนั้นๆ ไม่มีผลต่อระเบียนอื่นๆ ในฐานข้อมูล

• โดยคลิกคลิกที่ปุ่ม Edit MARC

• ระบบจะแสดงชื่อเขตข้อมูลที่มีการลงรายการ

• ปุ่ม edit และปุ่ม del ที่ปรากฎอยู่หน้าหมายเลขเขตข้อมูลแต่ละหน้า เพื่อแก้ไข/เพิ่ม หรือ ลบทิ้ง ซึ่งหากคลิกที่หน้าเขตข้อมูลใดจะเป็นการแก้ไข หรือ ลบเขตข้อมูลนั้น

• แต่หากต้องการเพิ่มเขตข้อมูลใด ยกตัวอย่าง การเพิ่มเขตข้อมูล ISBN ให้คลิกที่ปุ่ม Add New MARC Field

• จะปรากฎหน้าต่างเพื่อให้เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการเพิ่ม

• กดปุ่ม Select เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการซ้ำ ซึ่งระบบจะแสดงเขตข้อมูล MARC ทั้งหมด

• กดเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นลงรายการข้อมูลใน Field Data แล้วกด Submit

• สังเกตว่ามีเขตข้อมูล 020 เพิ่มขึ้นมาอีก 1 เขตข้อมูล

หมายเหตุ : วิธีการนี้จะเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลรายการบรรณานุกรมทุกระเบียนในฐานข้อมูล

• วิธีการเพิ่มเขตข้อมูลดังที่เสนอข้างต้นเป็นการเพิ่มเขตข้อมูลให้กับรายการบรรณานุกรมเฉพาะระเบียนนั้นๆ แต่หากมีข้อมูลใดที่จำเป็นจะต้องมีเพิ่มในทุกระเบียน การใช้วิธีดังกล่าว อาจทำให้ไม่สะดวกและเป็นการเสียเวลายิ่งในการลงรายการ ดังนั้นเมื่อพิจารณาแล้วว่ามีเขตข้อมูลใดที่จะต้องการเพิ่มอย่างถาวร สามารถดำเนินการได้โดย

• จากหน้าหลัก คลิกเมนู Admin

• ปรากฎหน้าจอ ดังนี้

• คลิกที่ปุ่ม Material Types

• ปรากฎหน้าจอแสดงประเภทของทรัพยากรทั้งหมดในฐานข้อมูล หมายเหตุ การเพิ่มเขตข้อมูลนั้นจะมีผลสำหรับทรัพยากรประเภทหนึ่งๆ ที่ปรับเพิ่มเท่านั้น คลิกเลือก MARC Fields หน้าประเภททรัพยากรที่ต้องการปรับเพิ่มเขตข้อมูลลงรายการ ตัวอย่าง book คือ การปรับเพิ่มเขตข้อมูลลงรายการสำหรับทรัพยากรประเภทหนังสือ

• ปรากฎหน้าจอดังภาพ จากนั้นคลิกที่ Add a custom MARC Field to this material type…

• ปรากฎหน้าจอ ดังนี้

• คลิกที่ Select จะปรากฎ MARC Field

• คลิกเลือกเขตข้อมูล (Field) ที่ต้องการเพิ่ม เช่น เขตข้อมูล 700 - Added entry–personal name เพื่อลงรายการผู้แต่งร่วม

• ปรากฎหน้าจอ ดังนี้

• ภายใต้ Field Required? เลือก TRUE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เลือกนี้จำเป็นจะต้องกรอกข้อมูล ไม่สามารถละหรือข้ามได้ หรือ FALSE เพื่อระบุให้เขตข้อมูลที่เลือกนี้สามารถละหรือข้ามได้

• จากนั้นกด Submit เพื่อยืนยันการเพิ่ม ซึ่งเมื่อเสร็จสมบูรณ์จะปรากฎหน้าจอดังนี้

• ตรวจสอบการเพิ่มเขตข้อมูล โดยคลิกที่เมนู Cataloging จากนั้น คลิกเลือก New Bibliography สังเกตว่าเขตข้อมูลที่ปรับเพิ่มปรากฎหรือไม่

• ระบบลงรายการข้อมูลบรรณานุกรมทรัพยากรสารสนเทศ หรือ Cataloging มีเมนูที่ใช้งานหลายเมนูตามฟังก์ชันที่ต่างกัน สรุปเมนูที่จำเป็นต่อการใช้งานอีกครั้ง

1. Bibliography Search : สืบค้นรายการทรัพยากรสารสนเทศในฐานข้อมูลก่อนบันทึกรายการใหม่เพื่อตรวจสอบความซ้ำซ้อน / สืบค้นรายการที่ต้องการแก้ไข ลบ หรือคัดลอก
2. Edit-Basic : ปรับแก้ข้อมูลที่ลงรายการเฉพาะระเบียนนั้นๆ
3. Edit-MARC : เพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ นอกเหนือจากที่ระบบติดตั้งไว้ ทั้งนี้เป็นการเพิ่มเขตข้อมูลเฉพาะระเบียนนั้นๆ
4. New Copy : เพิ่ม Item
5. Delete : ลบระเบียนข้อมูล
6. New Like : คัดลอกระเบียนข้อมูล
7. New Bibliography : สร้างระเบียนใหม่

ผู้เขียน

• ฐิติมา ธรรมบำรุง เจ้าหน้าที่สารสนเทศ ศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี