การลงรายการทางบรรณุกรมของทรัพยากรสารสนเทศในฐานข้อมูลนั้น มักจะได้ยินคำว่า Bib และ Item ทั้งสองคำนี้มีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กันอย่างไร ผู้ที่จะทำฐานข้อมูลจำเป็นต้องทำความเข้าใจ เพื่อสามารถลงรายการได้อย่างถูกต้อง

คำว่า Bibliographic Record หรือเรียกสั้นๆ ว่า Bib record คือ ระเบียนรายการทางบรรณานุกรม พูดง่ายๆ ก็คือ รายการบรรณุกรมของทรัพยากรสารสนเทศนั่นเอง 1 Bib Record ก็คือ รายการทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศ 1 ระเบียน

คำว่า Item Record หรือเรียกกันว่า item หมายถึง จำนวนฉบับ หรือ copy ของทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ

เพราะฉะนั้น ในการทำรายการทรัพยากรสารสนเทศ จึงจำเป็นต้องมีการทำรายการทั้ง Bib Record และ Item Record จึงจะถือว่าเป็นอันเสร็จสมบูรณ์ เช่น หนังสือที่ลงรายการมีจำนวน 2 เล่ม หมายถึง ต้องมีการสร้างระเบียนบรรณานุกรม (Bibliographic record) 1 ระเบียน และทำ Item record 2 item

ในการลบรายการทางบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศรายการใด ระบบจึงจะไม่ให้ลบ Bib record นั้น จนกว่าจะมีการลบจำนวนฉบับออกให้หมดเสียก่อน จึงจะยอมให้ลบระเบียนออกได้ เรียกได้ว่า ต้องลบตัวลูกออกก่อนจึงจะลบตัวแม่ออกได้