ความสำคัญของเมทาดาทา

เหตุผลสำคัญของการสร้างเมทาดาทา คือ เพื่อช่วยค้นหาสารสนเทศ (Resource discovery) นอกจากนี้เมทาดาทาเป็นตัวช่วยจัดการทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ (Organizing electronic resources)การใช้งานได้หลายหลายระบบ (Interoperability) การบ่งชี้ลักษณะทางดิจิทัล (Digital identification)การสนับสนุนการเก็บถาวร (Archiving) และการสงวนรักษา (Preservation)

1. การค้นหาสารสนเทศ เมทาดาทาทำหน้าที่ในการค้นหาสารสนเทศ เช่นเดียวกับการลงรายการทางบรรณานุกรมนั่นเอง กล่าวคือช่วยให้ผู้ใช้หาสารสนเทศที่ต้องการโดยที่เมทาดาทาเป็นตัวช่วยการค้นหาเป็นตัวบ่งชี้ลักษณะของสารสนเทศ (การลงรายการทางบรรณานุกรม) เป็นตัวช่วยให้ผู้ใช้เลือกสารสนเทศ (ในเรื่องของภาษา ครั้งที่พิมพ์ หรือความต้องการของระบบ)
2. การจัดการทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ ตามที่ทราบกันดีว่าทรัพยากรสารสนเทศบนเว็บเติบโตขึ้นอย่างรวดเร็ว เว็บพอร์ทัลต่างก็พยายามจัดการเชื่อมโยงไปยังสารสนเทศต่างๆตามกลุ่มเป้าหมายและตามหัวข้อซึ่งสร้างในลักษณะที่เป็นสตาติคเว็บมีชื่อและที่อยู่ในเอชทีเอ็มแอล ซึ่งจะเป็นประโยชน์และประสิทธิผลมากขึ้นอย่างยิ่งถ้าเว็บเพจเหล่านี้ถูกสร้างเป็นแบบไดนามิกเว็บจากเมทาดาทาที่เก็บในฐานข้อมูล โดยการใช้โปรแกรมหรือเครื่องมือในการดึงและการปรับรูปแบบใหม่ (Reformat) ได้
3. การใช้งานได้หลากหลายระบบ (Interoperability) ด้วยความแตกต่างทางฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ โครงสร้างข้อมูลและส่วนต่อประสาน การกำหนดใช้เมทาดาทา โปรโตคอลที่ใช้ในการแบ่งปันข้อมูล และ Crosswalk ระหว่างเค้าร่าง (Schema) สามารถช่วยให้การสืบค้นข้ามระบบหรือทำให้ความแตกต่างดังกล่าวไม่เป็นอุปสรรคอีกต่อไป ซึ่งสามารถทำได้ 2 แนวทาง คือ
   1. การสืบค้นข้ามระบบ (Cross-system search)โดยมีโปรโตคอล Z39.50 เป็นโปรโตคอลที่ใช้ในการสืบค้นข้ามระบบ การนำ Z39.50 ไปใช้ไม่ใช่เป็นการแบ่งปันเมทาดาทาแต่เป็นการ Map คำค้น
   2. การเก็บเกี่ยวเมทาดาทา (Metadata harvesting) Open Archives Initiative (OAI) โครงการริเริ่มของสหรัฐอเมริกา เป็นงานวิจัยที่ได้รับทุนสนับสนุนจาก National Science Foundation ดำเนินงานโดยมหาวิทยาลัยคอร์แนล OAI พัฒนามาตรฐานและส่งเสริมการใช้มาตรฐานสำหรับการทำงาน เครือข่ายข้อมูลต่างระบบโดยมีจุดมุ่งหมายที่จะช่วยให้การเผยแพร่เนื้อหาความรู้เป็นไปได้ง่ายและสะดวก เริ่มมาจากการที่มีสิ่งพิมพ์วิชาการในรูปอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น และการสร้างสรรค์สารสนเทศวิชาการเหล่านี้ล้วนดำเนินไปอย่างอิสระโดยเจ้าของผลงานมีส่วนสร้างสรรค์OAI เสนอกลไกสำหรับเจ้าของสารสนเทศให้เปิดเผยเมทาดาทาที่ใช้เพื่อให้ระบบสามารถใช้เทคโนโลยีในการค้นและเข้าถึงข้อมูลที่เผยแพร่ในเวิลด์ไวด์เว็บได้ OAI จึงเป็นการหาข้อมูลทั้งหมด จากนั้นจึงแปลเมทาดาทาของเดิม (Native metadata) ไปเป็นหน่วยข้อมูลที่ใช้กันโดยทั่วไป และนำออกเพื่อการเก็บเกี่ยว (Harvesting) ตัวให้บริการคำค้นจะรวบรวมเมทาดาทาเข้าไปเก็บไว้ในดรรชนีส่วนกลาง (คลังเก็บคำค้นส่วนกลาง) เพื่อให้มีการสืบค้นข้ามแหล่งเก็บนี้ได้
4. การบ่งชี้ดิจิทัล เค้าร่างเมทาดาทาส่วนใหญ่มีองค์ประกอบที่เป็นเลขมาตรฐาน เพื่อเป็นการบ่งชี้เฉพาะถึงผลงานหรือสารสนเทศที่เมทาดาทานั้นอ้างถึงที่อยู่หรือตำแหน่งของสารสนเทศดิจิทัลอาจถูกกำหนดด้วยชื่อแฟ้มข้อมูล ยูอาร์แอลหรือตัวบ่งชี้ถาวร (Persistent identifier) เช่น เพิร์ล (PURL หรือ Persistent URL) หรือ Digital_object_identifierDOI (Digital Objective Identifier) ตัวบ่งชี้ถาวรมักถูกนำมาใช้ เนื่องจากที่อยู่ของสารสนเทศหรือยูอาร์แอลมักจะเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้การมีองค์ประกอบที่มีข้อมูลตัวนี้จะเป็นตัวชี้ไปยังสารสนเทศเมทาดาทาสามารถถูกรวมไปกับการอธิบายตัวข้อมูลด้วย
5. การเก็บถาวรและการสงวนรักษา สารสนเทศดิจิทัลเป็นสิ่งเสียหายง่ายด้วยความตั้งใจหรือไม่ก็ตาม หรืออาจเกิดจากสื่อที่จัดเก็บการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ การย้ายข้อมูล (Migration)และการทำเลียนแบบ (Emulation) ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ในอนาคตเป็นสิ่งท้าทาย เมทาดาทาเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้แน่ใจว่าสารสนเทศจะถูกสามารถเข้าใช้หรือเข้าถึงได้อย่างต่อเนื่อง องค์ประกอบทางการจัดเก็บถาวรและสงวนรักษาจึงเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อติดตามเส้นทางของสารสนเทศ (แหล่งที่มาและประวัติการเปลี่ยนแปลง) เพื่อดูรายละเอียดของลักษณะทางกายภาพและเพื่อที่จะแข่งขันหรือพยายามเลียนแบบเทคโนโลยีในอนาคต การกำหนดเมทาดาทาสำหรับการเก็บสงวนรักษาข้อมูลหรือเอกสารดิจิทัลในต่างประเทศนั้น พบว่ามีโครงการต่างๆที่กำหนดระเบียบปฏิบัติ แนวทาง และรากฐานในการจัดสร้างและบำรุงรักษาบันทึกถาวรขึ้นในโลก ได้แก่
   1. การศึกษาเมทาดาทาสำหรับงานปฏิบัติการ McKemmish และ Perer ได้ให้คำนิยามของ Recordkeeping ที่เป็นงานปฏิบัติการว่า เป็นมาตรฐานของข้อมูลที่เกี่ยวกับความเป็นเอกลักษณ์ ความเป็นจริง โครงสร้างของเนื้อหา บริบท และความต้องการใน การจัดการที่จำเป็นของระเบียนของข้อมูลที่ใช้ในงานปฏิบัติการโดยทั่วไป อย่างน้อยที่สุดข้อมูลบางประการข้างต้นสามารถใช้เป็นตัวจับได้ทันทีว่าระเบียนนั้นถูกสร้างขึ้นเมื่อใด ซึ่งมีประโยชน์ต่อนักวิจัยในการพิสูจน์ความถูกต้อง ความเป็นจริงของการบันทึก มีโครงการศึกษาการกำหนด เมทาดาทาสำหรับ Recordkeeping หลายโครงการ อาทิ
      • The Functional Requirement for Evidence in Recordkeeping Project เป็นโครงการศึกษาวิจัยของ School of Information Science แห่งมหาวิทยาลัยพิตต์สเบิร์กในระหว่างปี ค.ศ. 1994-1997 โดยมีวัตถุประสงค์ในการศึกษาคือพัฒนาข้อกำหนดหน้าที่ของระเบียนและกำหนด Metadata specification for evidence ซึ่งเป็นที่รู้จักกันในชื่อ Reference Model for Business Acceptable Communications (BAC) โดยจัดแบ่งเป็น Layer ต่าง ๆ ซึ่งเก็บรายละเอียดของข้อมูลของคำศัพท์และสภาพการใช้โครงสร้างข้อมูล แหล่งกำเนิดข้อมูล เนื้อหา และการใช้ระเบียนตั้งแต่สร้างข้อมูล โดยเมทาดาทาเหล่านี้จะเชื่อมโยงโดยตรงไปยังแต่ละระเบียนและจะสามารถอธิบายเนื้อหาและบริบทของระเบียน รวมทั้งสามารถถอดรหัสโครงสร้างของตัวเองเพื่อการใช้ในอนาคต
      • The Preservation of the Integrity of Electronic Records โดย School of Library Archival and Information Studies แห่งมหาวิทยาลัยบริติชโคลัมเบีย ได้ศึกษาโครงการนี้ระหว่างปี ค.ศ. 1994-1997 โดยพัฒนาจากแนวความคิดในเรื่อง“ความน่าเชื่อถือ” และ “ความเป็นจริง”และผลจากการศึกษานี้ได้สร้างแผ่นแบบ(Template)8 ชุดเพื่อช่วยพิสูจน์องค์ประกอบ(Element)ที่จำเป็นของระเบียน
      • The InterPARES Project (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) เป็นโครงการศึกษาของ School of Library Archival and Information Studies แห่งมหาวิทยาลัยบริติชโคลัมเบีย ศึกษาโดยใช้ความน่าเชื่อถือและความเป็นจริงของระเบียนอิเล็กทรอนิกส์มาวิเคราะห์องค์ประกอบรูปแบบของเอกสารโดยมีแผ่นแบบเป็นตัวบ่งชี้ลักษณะเฉพาะของระเบียนนั้นว่าถูกเปลี่ยนไปเมื่อใดและด้วยวิธีการใด และมีการสร้างขึ้นมาใหม่ด้วยรูปแบบใด ซึ่งจะทำให้ทราบถึงอดีต ปัจจุบัน วิธีการ รูปแบบ และการนำไปใช้
      • Australian Recording Metadata Standards เป็นโครงการศึกษาของ School of Information Management and Systems แห่งมหาวิทยาลัยโมนาซ ได้พัฒนา Australian Recording Metadata Schema (RKMS) โดยกำหนดและจัดทำเป็นมาตรฐานสำหรับเมทาดาทาของ Recordkeeping เพื่อใช้จัดการกับระเบียนที่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่เป็นดิจิทัลโดยนำเอามาตรฐานการลงเมทาดาทาที่เป็นมาตรฐานทั่วๆไป เช่น Dublin Core และ Australian Government Locator Service (AGLS) scheme มาเป็นองค์ประกอบ พื้นฐานของระบบ
   2. โครงการของ OAIS ในบรรดาโครงการเพื่อกำหนดมาตรฐานสำหรับการจัดสร้าง บำรุงรักษาบันทึกถาวร โครงการ OAIS หรือที่เรียกว่า Reference Model for an Open Archival Information System นับเป็นหนึ่งโครงการที่ได้รับความสนใจมาก แม้แต่ ISO ซึ่งเป็นหน่วยงานมาตรฐานระดับโลก ก็ได้เริ่มดำเนินการเพื่อยกร่างให้ OAIS เป็นมาตรฐานระดับโลก ทั้งที่โครงการนี้ถือกำเนิดนอกวงการห้องสมุดและหน่วยงานทางด้านบันทึกถาวรทั้งหลายของโลก โดยโครงการนี้เกิดจากความจำเป็นในการเก็บรักษาข้อมูลที่ได้จากการสำรวจอวกาศ ซึ่งมีปริมาณมหาศาล และเนื่องจากเป็นโครงการที่ถือกำเนิดจากกลุ่มงานวิศวกรรม เป็นคณะกรรมการที่จัดตั้งโดยฝ่ายอำนวยการของสมาพันธ์หน่วยงานด้านอวกาศของโลกจำนวน 10 หน่วยงาน ซึ่งสมาพันธ์นี้มีหน่วยงานที่เป็นผู้สังเกตการณ์มีจำนวนสมาชิกถึง 23 หน่วยงาน มาตรฐานหรือแนวทางที่ออกมาจึงมีระเบียบและแผนแบบที่ชัดเจนเป็นขั้นตอน มีคู่มือที่เรียกว่า Red Book ที่มีรูปแบบตามแนวทางของการกำหนดมาตรฐานสำคัญของโลก ทำให้สะดวกต่อการทำความเข้าใจและถือปฏิบัติ ดังจะเห็นได้จากการถูกนำไปปรับใช้ในการกำหนดเมทาดาทาสำหรับข้อมูลดิจิทัลของโครงการศึกษาหลายโครงการ เช่น The Cedars Project และ The NEDLIB Project
   3. โครงการของวงการห้องสมุด ในวงการห้องสมุดมีความตระหนักถึงการบำรุงรักษาข้อมูลดิจิทัลเพื่อเป็นการถาวรด้วยเช่นเดียวกัน ได้มีการศึกษาวิจัยเกี่ยวกับการลงเมทาดาทาสำหรับการบำรุงรักษาโดยหอสมุดแห่งชาติและหน่วยงานการศึกษาอีกหลายโครงการ ได้แก่
      • PANDORA เป็นโครงการศึกษาวิจัยการลงเมทาดาทาสำหรับการบันทึกถาวรของหอสมุดแห่งชาติออสเตรเลีย (The National Library of Australia)โดยเริ่มศึกษาตั้งแต่ ปี ค.ศ. 1996 ระบบ v อาศัยการจัดเก็บและการจัดการด้วยระบบห้องสมุด รวมทั้งมีการจัดระบบ PURLs (Persistent Uniform Resource Identifiers) มาใช้ในการบ่งชี้แต่ละรายการ ในการศึกษาครั้งนี้ได้พัฒนาข้อกำหนดภายใต้ชื่อ “Preservation Metadata for Digital Collections” โดยพิมพ์ฉบับร่างออกมาในเดือนตุลาคม ค.ศ. 1999 ซึ่งได้กำหนดข้อมูลที่ระบบการจัดเก็บด้วยดิจิทัลสามารถนำไปใช้เพื่อจัดการและบำรุงรักษาข้อมูลดิจิทัล ประกอบด้วย 25 องค์ประกอบ แต่ไม่ได้มีการกล่าวถึงกลยุทธ์ทางเทคโนโลยีที่จำเป็นในการประยุกต์ใช้กับการบำรุงรักษา เช่น การย้ายข้อมูล และการจำลอง (Simulation)ของเทคโนโลยีการจัดเก็บ
      • The Cedars Project ดำเนินการโดย The Consortium of University Research Libraries (CURL) โดยมีวัตถุประสงค์ในการศึกษาเพื่อกล่าวถึงกลยุทธ์ รวมทั้งวิธีการและข้อปฏิบัติที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาข้อมูลดิจิทัล ซึ่งมี 3 ประการ ได้แก่ กลยุทธ์และเทคนิคในการบำรุงรักษาข้อมูลดิจิทัล การพัฒนาข้อมูลและสิทธิในการจัดการข้อมูล และประการสุดท้ายคือการกำหนดเมทาดาทาทั้งนี้ได้จัดทำข้อกำหนดในการลงเมทาดาทาฉบับร่างซึ่งมีโครงสร้างจากโครงการของ OAIS
      • The NEDLIB Project (Networked European Deposit Library) เป็นความร่วมมือระหว่างหอสมุดแห่งชาติ สำนักพิมพ์ หน่วยงานทางเทคโนโลยีสารสนเทศและหอจดหมายเหตุแห่งชาติของกลุ่มประเทศในยุโรป โดยเริ่มศึกษาตั้งแต่ ปี ค.ศ. 1998 – 2000 โครงการนี้ได้พัฒนาระบบการจัดเก็บสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ Deposit System for Electronic Publications (DSEP) ซึ่งมีพื้นฐานมาจาก OAIS เช่นเดียวกับโครงการของ Cedars และมีการกำหนดองค์ประกอบในการลงเมทาดาทาที่จำเป็นในการจัดการการบำรุงรักษาเอาไว้ 18 องค์ประกอบหลักและ 38 องค์ประกอบย่อย ซึ่งรวมถึงปัญหาเรื่องความล้าสมัยของเทคโนโลยีแต่จะไม่มีการลงเมทาดาทาในเรื่องการพรรณนาข้อมูลการบริหารงาน หรือทางด้านกฎหมาย
      • The OCLC/RLG Working Group on Preservation Metadata เป็นโครงการศึกษาที่ เกิดจากความร่วมมือระหว่าง OCLC Online Computer Library Center และ The Research Libraries Group ของกลุ่มห้องสมุดในรัฐโอไฮโอแห่งสหรัฐอเมริกา โดยมีแนวความคิดที่ว่าส่วนประกอบที่สำคัญของการสร้างและจัดการทรัพยากรที่เป็นดิจิตอลคือการทำให้เกิดความมั่นใจในสารสนเทศที่จำเป็นต่อการใช้งานต่อไปว่าได้รับการสงวนรักษาในสภาพที่สามารถเข้าถึงเพื่อใช้ประโยชน์ได้ คณะทำงานชุดนี้จึงได้ร่วมกันศึกษาเมื่อพฤษภาคม ปี ค.ศ. 1997 โดยถูกขอให้ศึกษาการพรรณนาข้อมูลที่ควรเกี่ยวข้องกับแฟ้มดิจิทัลที่ได้รับการสงวนรักษา แต่ในการศึกษาครั้งนี้จำกัดเฉพาะแฟ้มข้อมูลภาพดิจิทัล (Digital image files) เท่านั้น โดยได้กำหนดองค์ประกอบของเมทาดาทาไว้ 16 รายการ
      • Library of Congress Digital Repository Development โครงการศึกษาของหอสมุดรัฐสภาอเมริกัน (Library of Congress) ในช่วงเดือนธันวาคม ปี ค.ศ. 1998 ถึงเดือนเมษายน ปี ค.ศ. 1999 โดยมีจุดประสงค์ในการอธิบายถึงแกนหลักขององค์ประกอบของเมทาดาทาที่ต้องใช้ในการพัฒนา การทดสอบ และการนำไปใช้สำหรับการจัดเก็บ(Repository)ที่หลากหลาย โดยเมทาดาทาที่กำหนดขึ้นนี้ประกอบด้วยเมทาดาทาเชิงพรรณนาเชิงบริหารและเชิงโครงสร้าง รวม 76 องค์ประกอบ