ส่งออกเอกสารในรูปแบบ HTML

การส่งออกเอกสารในรูปแบบ HTML เป็นเทคนิคหนึ่งที่น่าสนใจ เนื่องจากโปรแกรมจะแปลงเอกสารสไลด์ทั้งหมดให้อยู่ในรูปของเอกสารเว็บที่สามารถนำเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ตได้ทันที โดย

เปิดแฟ้มเอกสารที่ต้องการส่งออก เลือกคำสั่ง File, Export… เลือกไดรฟ์/โฟลเดอร์ปลายทางจากหน้าต่างควบคุมการส่งออกเอกสาร ตั้งชื่อแฟ้มเอกสาร และเลือกรูปแบบเอกสารเป็น HTML Document แล้วคลิกปุ่ม Save

โปรแกรมจะเข้าสู่ตัวเลือกการแปลงเอกสารเป็น HTML คลิกปุ่ม Next

จอภาพถัดไปจะเป็นการเลือกรูปแบบการนำเสนอแฟ้มเอกสาร HTML

Standard HTML format 1 สไลด์ต่อ 1 แฟ้มเอกสาร HTML นำเสนอทั้งระบบภาพกราฟิกและตัวอักษร
Standard HTML with frames ระบบนำเสนอแบบเฟรม ทั้งภาพและข้อความนำเสนอพร้อมกันบนจอภาพเดียวกัน
Automatic ระบบนำเสนอแบบหน่วงเวลา
WebCast ระบบนำเสนอแบบเชื่อมต่อกับ ASP หรือ Perl
Create title page สร้างหน้าแรกของการนำเสนอหรือไม่
Show notes กรณีที่มีการบันทึกย่อในสไลด์ ให้แสดงบันทึกย่อหรือไม่
เมื่อเลือกรูปแบบแฟ้มเอกสาร HTML แล้วให้คลิกปุ่ม Next เพื่อกำหนดรายละเอียดของแฟ้มเอกสารภาพ เช่น ฟอร์แมตของภาพ
ภาพในสไลด์เป็นภาพถ่ายก็ควรเลือกเป็น JPG พร้อมกำหนด Quality ตามเหมาะสม (อยู่ในช่วง 70 – 90%)
ภาพในสไลด์ส่วนมากได้จาก Clipart เลือกเป็น GIF
จากนั้นเลือกขนาดของเอกสารเว็บที่เหมาะสมกับจอภาพ (Monitor resolution)

จากนั้นคลิกปุ่ม Next ใส่คำอธิบายต่างๆ เพิ่มเติม เช่น ชื่อ, อีเมล์ของผู้พัฒนา เป็นต้น

คลิกปุ่ม Next อีกครั้ง เพื่อเลือกรูปแบบของปุ่มควบคุม (Navigator Button)

ต่อด้วยการเลือกลักษณะของหน้าเว็บ เช่น สีพื้นเอกสารเว็บ, สีตัวอักษร, สีของจุดเชื่อมลักษณะต่าง

แล้วคลิกปุ่ม Create

จอภาพ Name HTML Design ไม่ต้องระบุก็ได้ ให้คลิกปุ่ม Do Not Save รอสักครู่ โปรแกรมจะแปลงแฟ้มเอกสารสไลด์ เป็นแฟ้มเอกสาร HTML ในโฟลเดอร์ที่ระบุ
ผลลัพธ์จากคำสั่งข้างต้น จะได้ไฟล์เอกสาร HTML ตามชื่อที่กำหนด พร้อมไฟล์ประกอบต่างๆ ตามจำนวนสไลด์ (ได้แก่ไฟล์สไลด์หน้าย่อย และไฟล์ภาพประกอบต่างๆ)

ก่อนใช้คำสั่งนี้ ควรสร้างโฟลเดอร์เฉพาะแยกต่างหาก เนื่องจากผลลัพธ์จากการแปลงเอกสารจะได้ไฟล์จำนวนมาก อาจจะเกิดความสับสนในการเลือกไฟล์ไปใช้งานได้