Canadian Healthcare Viagra

การบริหารจัดการเอกสาร PDF

E-mail Print

เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัลรูปแบบหนึ่งที่พัฒนาเพื่อเน้นการคงสภาพของเอกสารให้สามารถเรียกชมได้สะดวก โดยไม่มีปัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจัดพารากราฟ จึงถูกนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลาย ทั้งการส่งเอกสารเพื่อแลกเปลี่ยน การเก็บเป็นคลังเอกสาร การใช้นำเสนอผ่านสื่อ e-Learning นอกจากความสามารถการคงความเป็นเอกสารต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์แล้ว เอกสาร PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้หลายระดับ ตั้งแต่การเปิดเรียกดู การคัดลอก จนถึงการสั่งพิมพ์ 

หน่วยงานต่างๆ จึงให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร PDF เป็นอย่างมาก โดยมีวิธีดำเนินการหลัก 2 วิธีได้แก่

  1. การสแกนเอกสารต้นฉบับ ซึ่งมักจะเป็นตัวเล่ม หรือกระดาษ ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF 
  2. การแปลง (Convert) หรือส่งออก (Export) เอกสารต้นฉบับที่อยู่ในรูปของแฟ้มดิจิทัล เช่น .doc, .xls, .ppt, .odt ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF 

เอกสาร PDF ที่ได้มาด้วยวิธีดำเนินการข้างต้น หลายๆ แฟ้มเอกสารอาจจะสามารถนำไปใช้งานต่อยอดได้ และก็มีจำนวนไม่น้อยที่ไม่สามารถใช้งานต่อยอดได้ ดังเช่น

  1. การสแกนเอกสารต้นฉบับด้วยความละเอียดต่ำ ทำให้เอกสาร PDF ที่ได้ ไม่สามารถผ่านกระบวนการ OCR ได้
  2. การสแกนเอกสารต้นฉบับโดยไม่ใส่ใจประเด็นความเอียงของเอกสารต้นฉบับ ทำให้ได้เอกสาร PDF ที่ไม่สวยงาม อ่านยาก
  3. การแปลงหรือส่งออกเอกสารต้นฉบับที่มีการใช้ฟอนต์ที่หลากหลาย และหรือฟอนต์ที่ต้องการการติดตั้งเพิ่มเติม ทำให้เอกสาร PDF มีปัญหาเกี่ยวกับการแสดงผลฟอนต์
  4. การเสียเวลาจัดทำ Bookmark ของเอกสาร PDF

ดังนั้นเพื่อให้กระบวนการบริหารจัดการเอกสาร PDF ของหน่วยงาน เป็นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม ขอนำเสนอประเด็นควรทราบและปรับใช้งาน ดังนี้

เอกสาร PDF ที่ได้ด้วยกระบวนการสแกน

การสแกน เป็นกระบวนการสร้างเอกสาร PDF ที่ได้รับความนิยมมานาน และยังคงมีการปฏิบัติกันอยู่อย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ดีการสแกนเอกสาร ควรมีแนวปฏิบัติดังนี้

  1. เลือกอุปกรณ์สแกนที่เหมาะสมกับสภาพเอกสาร 
  2. กำหนดความละเอียด (Resolution) หรือคุณภาพ (Quality) ของอุปกรณ์สแกน ให้อยู่ในระดับสูง เช่น 300 dpi ขึ้นไป
  3. วางกระดาษ หรือต้นฉบับเอกสารให้ตรง หรือตามสภาพจริงของกระดาษ
  4. ดำเนินการสแกน ตามขั้นตอน ดังนี้

กระบวนการสแกน

โดยในขั้นตอนการสแกน มีกระบวนการย่อยที่ต้องพิจารณา ดังนี้

กระบวนการสแกน

เมื่อสแกนเอกสารแล้ว ก็จะเข้าสู่กระบวนการตัดขอบ (Crop) การปรับแนวกระดาษ รวมทั้งกระบวนการปรับแต่งเอกสาร ซึ่งมีรายละเอียดย่อย ดังนี้

กระบวนการสแกน

เมื่อจบขั้นตอนก็จะได้เอกสาร PDF ที่มีคุณภาพสูงและคุณภาพที่พร้อมเผยแพร่ อย่างไรก็ดีในการว่าจ้างบุคคลหรือหน่วยงานภายนอกดำเนินการสแกน ควรกำหนดรายละเอียดต่างๆ ใน TOR ว่าจ้างให้ชัดเจน

เอกสาร PDF จากการแปลงหรือการส่งออก 

เอกสาร PDF จำนวนมากในปัจจุบัน มักจะได้มาด้วยกระบวนการแปลง (Convert) หรือการส่งออก (Export) โดยผ่านซอฟต์แวร์หรือคำสั่งเฉพาะ เช่น การแปลงเอกสารที่สร้างด้วย MS Office เป็นเอกสาร PDF ผ่านโปรแกรม Acrot Processional Pro หรือการส่งออกเอกสารที่สร้างด้วย OpenOffice.org/LibreOffice เป็น PDF ด้วยคำสั่ง Export เป็นต้น

ทั้งนี้เอกสาร PDF ที่ดำเนินการด้วยการแปลงหรือส่งออก ควรมีแนวปฏิบัติ ดังนี้

  • เอกสารต้นฉบับ ควรสร้างด้วยความสามารถ Style เพื่อให้ระบบแปลงเนื้อหา Heading1, Heading 2, ... เป็น Bookmark ให้อัตโนมัติ
  • เอกสารต้นฉบับ ควรระบุข้อมูลเอกสาร (Document Properties หรือ Metadata) ให้เหมาะสม เพื่อให้ได้เอกสาร PDF ที่มี Metadata จากต้นแหล่ง
  • เอกสาร PDF ควรมีข้อมูลบรรณานุกรมเพื่อประกอบการสืบค้นและการให้ข้อมูลต่อระบบเชื่อมโยงต่างๆ
  • กำหนดรูปแบบการแปลงหรือส่งออกเอกสาร PDF ให้เหมาะสม ดังนี้
  • กำหนดเงื่อนไขการใช้งานเอกสาร PDF ให้เหมาะสมก่อนเผยแพร่ เช่น สิทธิ์ในการคัดลอกข้อความ การสั่งพิมพ์
  • หากเอกสารต้นฉบับ เช่น เอกสารงานพิมพ์ สื่อนำเสนอ มีการใช้ฟอนต์พิเศษ (ที่ไม่ละเมิดลิขสิทธิ์) ควรฝังฟอนต์ดังกล่าวมากับเอกสาร PDF ด้วยทุกครั้ง

เอกสาร PDF จากกระบวนการว่าจ้าง

หน่วยงานหลายหน่วยงาน มีกระบวนการว่าจ้างผลิตเอกสารสิ่งพิมพ์ โดยจัดทำต้นฉบับเอกสารจากหน่วยงาน ส่งให้ผู้ว่าจ้างดำเนินการจัดรูปแบบเอกสาร พร้อมจัดพิมพ์ตัวเล่ม และส่งมอบเป็น "เอกสารตัวเล่ม" โดยลืมประเด็นเอกสาร PDF ส่งผลให้หลายๆ ครั้งต้องนำเอกสารตัวเล่มมาสแกน และได้เอกสาร PDF ที่นำไปต่อยอดได้ยาก เอกสารอ่านยาก และเสียเวลา (อาจจะต้องเสียงยปะมาณว่าจ้างสแกน) ดังนั้นหน่วยงานควรใส่ใจในประเด็นการว่าจ้าง โดยระบุในสัญญาการว่าจ้างให้ชัดเจนว่า จะต้องส่งมอบ

  • เอกสารตัวเล่ม
  • เอกสารดิจิทัลฉบับเหมือนตัวเล่มรูปแบบ PDF ที่ฝังฟอนต์แบบความละเอียดสูง (300dpi) และแบบปกติ (72 - 150dpi)
  • แฟ้มเอกสารต้นฉบับในฟอร์แมต Text File ... เพือความสะดวกในการนำเนื้อหาเผยแพร่ผ่านเว็บไซต์ หรือการปรับแต่งในครั้งถัดไป
  • แฟ้มภาพดิจิทัลที่ประกอบการจัดทำเอกสารสิ่งพิมพ์ และไม่ละเมิดประเด็นทรัพย์สินทางปัญญา
  • แฟ้มแบบอักษร (Font) ที่ใช้จัดหน้าเอกสาร และไม่ละเมิดประเด็นทรัพย์สินทางปัญญา

เอกสาร PDF แม้นว่าจะเป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัลที่สำคัญมากสำหรับองค์กร แต่ที่ผ่านมาพบว่ามีกระบวนการผลิตที่ยังไม่ได้มาตรฐาน คำแนะนำนี้คงช่วยให้หน่วยงานที่สนใจนำไปปรับประยุกต์เป็นแนวปฏิบัติขององค์กรท่านต่อไปได้นะครับ

----------------------------------------

ขอขอบคุณคุณบุญเกียรติ เจตจำนงนุช ที่จัดทำแผนภาพประกอบ

Tags: Digitization | ebook | PDF | Scan | scanner | การสแกนเอกสาร | หนังสืออิเล็กทรอนิกส์

Last Updated on Tuesday, 20 November 2012 05:25  

ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ
เป็นหน่วยงานของรัฐที่จัดตั้งขึ้นเพื่อศึกษาและให้บริการความรู้วิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีเพื่อการพัฒนาประเทศไทย
ไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อแสวงหากำไร หากท่านพบว่ามีข้อมูลใดๆ ที่ละเมิดทรัพย์สินทางปัญญา
ปรากฏอยู่ในเว็บไซต์ของฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
โปรดแจ้งให้ทราบเพื่อดำเนินการแก้ปัญหาดังกล่าวโดยเร็วที่สุดต่อไป

film izle film izle pornosikis sikiselim pembedelik