ดีสเปซเป็นโอเพนซอส ได้รับการพัฒนาโดยห้องสมุดสถาบันเทคโนโลยีแห่งแมสซาชูเซตส์และบริษัทฮิวเลตต์-แพคการ์ด สถาบันหรือหน่วยงานสามารถนำซอฟต์แวรนี้ไปใช้ทำงานได้ดังนี้
• เก็บและอธิบายสารสนเทศดิจิทัลโดยการใช้กระแสงาน (workflow)
• เผยแพร่สารสนเทศดิจิทัลของสถาบันผ่านทางเว็บไซต์ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นและค้นคืนรายการที่ต้องการได้
• สงวนรักษาสารสนเทศดิจิทัลในระยะยาว
โปรแกรมดีสเปซเป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่น มากกว่าโปรแกรมอีพรินท์ เนื่องจากดีสเปซมีจุดประสงค์ในการเก็บถาวร เนื้อหาที่มีความหลากหลาย เช่น บทความ ชุดข้อมูล (data sets) รูปภาพ แฟ้มข้อมูลเสียง (audio files) แฟ้มข้อมูลวีดิทัศน์ (video files) แฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์ (computer files) และทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัลอื่นๆ ของห้องสมุด ดีสเปซเป็นโปรแกรมตัวแรกในการเก็บถาวรเว็บไซต์ โดยทำหน้าที่เก็บตัวของมันเอง (storing self-contained) เอกสารเอชทีเอ็มแอลที่เป็นประเภทคงที่ และดีสเปซยังเป็นสมาชิกในโครงการริเริ่มเก็บถาวรแบบเปิด (OAI - Open Archives Initiative) อีกด้วย
ดีสเปซเป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับ องค์กรขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อนมาก คือ มีการส่ง (submit) สารสนเทศจากหลายๆ หน่วยงานที่มีความแตกต่างกัน ซึ่งเรียกว่า ชุมชน (community) เนื่องจากสถาปัตยกรรมของระบบเลียนแบบมาจากโครงสร้างขององค์กรที่ใช้ดีสเปซ นั่นเอง
ดีสเปซทำงานบนยูนิกซ์ หรือระบบปฏิบัติการประเภทลีนุกซ์ หรือโซรารีส ซึ่งต้องใช้โอเพนซอสตัวอื่นๆ ประกอบด้วย เช่น อาปาเชเว็บเซิร์ฟเวอร์ (Apache Web server) หรือทอมแคท (Tomcat) จาวาคอมไพเลอร์ และโพสต์เกรสเอสคิวแอล (PostgreSQL) ในเรื่องของฮาร์ดแวร์นั้น ดีสเปซต้องการเซิร์ฟเวอร์ที่ค่อนข้างใหญ่ เช่น เอชพี อาร์เอ็กซ์2600 (HR rx2600) หรือซันไฟร์ 280อาร์ (SunFire 280R) และมีหน่วยความจำและดิสก์ที่มีความจุเพียงพอ การทำงานของดีสเปซต้องใช้ผู้ดูแลระบบที่มีประสบการณ์สูง
ดีสเปซมี ส่วนต่อประสานสำหรับผู้ใช้ทั่วไป ผู้ส่งผลงาน (submitters) และผู้ดูแล (administrators) ส่วนต่อประสานสำหรับผู้ใช้ทั่วไปนั้นใช้สำหรับการเรียกดูรายการและการสืบค้น ผู้ใช้สามารถเรียกดูเนื้อหาได้จากชุมชนหรือสถาบันที่มีสิทธิส่งผลงาน ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หรือปีพิมพ์ มีการสืบค้นแบบพื้นฐาน (basic search) และการสืบค้นแบบขั้นสูง (advanced search) สืบค้นระดับเขตข้อมูลได้อีกด้วย รวมทั้งสามารถแสดงผลการค้นที่เชื่อมโยงไปยังผลงานใหม่ๆ ที่เพิ่งมีการส่งเข้ามา แต่ในการเข้าใช้ในแต่ละรายการถูกจำกัดสำหรับผู้ใช้ที่มีสิทธิในการใช้เท่า นั้น ในปี ค.ศ. 2004 ดีสเปซได้ริเริ่มโครงการใหม่โดยร่วมมือกับกูเกิล (Google) เพื่อให้ผู้ใช้กูเกิลสามารถสืบค้นข้ามมาที่คลังเก็บสารสนเทศของดีสเปซได้
เจ้าของผลงานที่ต้องการส่งผลงานต้องลงทะเบียนก่อน เมื่อส่งแฟ้มข้อมูลที่เป็นผลงานเรียบร้อยแล้ว ต้องใส่เมทาดาตาตามเค้าร่างของดับลินคอร์ (Dublin Core metadata schema) ซึ่งประกอบด้วยเมทาดาตาเกี่ยวกับการสงวนรักษา (preservation metadata) และเมทาดาตาประเภทโครงสร้าง (structural metadata) เมทาดาทาที่ผู้ส่งผลงานต้องใส่ คือ ชื่อเจ้าของผลงาน ชื่อเรื่อง ปีพิมพ์ ชื่อชุดและหมายเลยรายงาน ตัวระบุ (identifier) ภาษา หัวเรื่อง/คำสำคัญ สาระสังเขป และผู้สนับสนุน (sponsor) มีเพียงองค์ประกอบ 3 ตัวเท่านั้นที่ต้องการคือ ชื่อผลงาน ภาษา และวันที่ส่งผลงาน ข้อมูลส่วนอื่นๆ ระบบของดีสเปซจะทำให้โดยอัตโนมัติหรือผู้ดูแลเป็นผู้บันทึก
ดีสเปซมี ระบบการให้สิทธิแก่กลุ่มผู้ใช้ ผู้ดูแลสามารถเจาะจงผู้มีสิทธิในการส่งผลงาน ผู้ประเมิน (review) ผู้แก้ไข (modify) และผู้บริหารชุมชนหรือทรัพยากรสารสนเทศ ก่อนที่ผลงานจะถูกเก็บลงในคลังเอกสารจะต้องผ่านกระบวนการทบทวน (review process) กระแสงานในดีสเปซมีการทบทวนหลายระดับ ผู้ประเมิน (reviewer) สามารถตีคืนผลงานที่พิจารณาเห็นว่าไม่เหมาะสม ผู้รับรอง (approver) เป็นผู้ตรวจสอบกระบวนการส่งผลงาน ในเรื่องของการผิดพลาดในด้านต่างๆ เช่น การลงเมทาดาทา และบรรณธิกรณ์เมทาดาทา (Metadata editor) เป็นผู้มีสิทธิในการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเมทาดาทา
โปรแกรมดีสเปซเป็น โปรแกรมที่รับประกันว่าข้อมูลจะไม่มีการเปลี่ยนแปลง แม้ว่าเวลาจะล่วงเลยไปก็ตาม ดีสเปซเก็บข้อมูลโดยเก็บรูปแบบบิตสตรีมของแฟ้มข้อมูล (bitstream format registry) ถ้ารายการที่ส่งมารายการใดไม่อยู่ในรูปแบบที่กำหนดไว้ ผู้ดูแลระบบต้องตัดสินใจว่ารูปแบบนั้นควรถูกขึ้นทะเบียนเอาไว้หรือไม่ ซึ่งรูปแบบที่กำหนดไว้มี 3 แบบ คือ รูปแบบที่ 1 คือ Supported หมายถึง รูปแบบแฟ้มข้อมูลที่มีการประกาศเป็นมาตรฐาน เช่น ทีฟ (TIFF) เอ็กซ์เอ็มแอล (XML) หรือรูปแบบของแฟ้มข้อมูลที่ผู้คิดค้นได้แจกแจงรายละเอียดรูปแบบของแฟ้ม ข้อมูลให้สาธารณชนรับรู้ เช่น พีดีเอฟ (PDF) รีฟ (RIFF) ซึ่งจะได้รับการเก็บรักษาในระยะยาว รูปแบบที่ 2 คือ Known หมายถึง รูปแบบแฟ้มข้อมูลที่มีการใช้กันในหมู่มาก แต่ผู้คิดไม่ได้ประกาศให้สาธารณชนรับรู้ และรูปแบบที่ 3 คือ Unsupported หมายถึง รูปแบบของแฟ้มข้อมูลที่ใช้กันน้อย เช่น แฟ้มข้อมูล CAD/CAM หรือแฟ้มข้อมูลที่เป็นโปรแกรม เป็นต้น
ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ เว็บไซต์ของดีสเปซ ในการหาคู่มือการติดตั้งโปรแกรม การอภิปรายในหัวข้อและกลุ่มเมลลิ่งลิส สถาบันสามารถมีส่วนร่วมในสมาพันธ์ดีสเปซ (DSpace Federation) (http://dspace.org/federation/index.html) ซึ่งเป็นสถานที่ที่ผู้บริหารและผู้ออกแบบระบบมาแสดงความคิดเห็นร่วมกัน
การเปรียบเทียบศักยภาพของล็อคคิส อีพริ้นท์ และดีสเปซ
การเก็บถาวรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ยังคงอยู่ในระยะแรกเริ่ม แต่อย่างไรก็ตาม มีเครื่องมือสำหรับห้องสมุดขนาดใหญ่และห้องสมุดขนาดเล็กเพื่อดำเนินโครงการ การเก็บถาวร โครงการ การเก็บถาวรไม่ว่าโครงการใดก็ตามต้องใช้เวลา การวางแผน และความรู้ทางเทคนิค ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าห้องสมุดสามารถนำเครื่องมือที่เหมาะสมมาใช้ได้ตรงกับความ ต้องการและตรงกับทรัพยากรหรือไม่ โครงการล็อคคิสเป็นโครงการที่มีความเป็นไปได้สำหรับห้องสมุดที่ไม่มีเนื้อหา เป็นของตนเองที่จะเก็บในระยะยาว แต่ต้องการมีส่วนร่วมในความพยายามเก็บรักษาผลงานวิทยาศาสตร์ในระยะยาว ประเภทของข้อมูลที่โปรแกรมล็อคคิส สามารถสงวนรักษาได้มีจำกัดมากเนื่องจากสารสนเทศที่มีการพิมพ์เป็นคาบที่สม่ำ เสมอเท่านั้นจึงเหมาะที่จะเก็บด้วยล็อคคิส อย่างไรก็ตาม ยังมีความพยายามที่จะคิดค้นให้ล็อคคิส สามารถเก็บสารสนเทศประเภทอื่นๆ ได้มากกว่าเก็บแค่วารสาร ล็อคคิสเป็นโปรแกรมที่ง่ายและถูกว่าอีพรินทส์และดีสเปซ นอกเหนือไปกว่านี้ ล็อคคิสได้เปิดโอกาสในการค้นหาวิธีการแก้ไข เพื่อการแก้ปัญหาของการสงวนรักษาเนื้อหาในระยะยาวผ่านการย้ายและการสำเนา ข้อมูล
สถาบันที่ต้องการเก็บรักษานอกเหนือจากวารสารสามารถใช้โปรแกรม อีพรินท์และดีสเปซ เพราะทั้ง 2 โปรแกรมนี้เหมาะสำหรับสถาบันที่ต้องจัดหาช่องทางในการเข้าถึง สารสนเทศที่ผลิตจากหน่วยงานในสถาบันนั้นๆ เอง เพราะฉะนั้นทักษะทางเทคนิคเป็นเรื่องจำเป็นในการติดตั้งทั้ง 2 โปรแกรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งโปรแกรมดีสเปซ ซึ่งเก็บสารสนเทศไม่ว่าจะเป็นประเภทใดก็ได้ โปรแกรมอีพรินท์เป็นอีกทางเลือกหนึ่งสำหรับการเก็บรักษาสารสนเทศในเนื้อหา เฉพาะวิชา ขณะที่ดีสเปซมีความเหมาะสมโดยเฉพาะกับสถาบันที่มีขนาดใหญ่ ที่มีความคาดหวังในการเก็บสารสนเทศในระดับใหญ่จากภาควิชาที่มีความหลากหลาย ห้องปฏิบัติการ และชุมชุนอื่นๆ ในสถาบัน
*เรียบเรียงจาก Prudlo, Marion.”E-Archiving: an overview of some repository management software tools.” ARIADNE, issue 43 (April 2005). Available: http://www.ariadne.ac.uk/issue43/prudlo/ 7/15/2005 6:30.
