เอกสารงานพิมพ์ที่สร้างด้วยซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ เช่น Microsoft Word, OpenOffice.org Writer รวมถึงซอฟต์แวร์จัดการงานพิมพ์ (DTP: Desktop Publishing) นับเป็นสื่อดิจิทัลแต่กำเนิด (Born Digital Media) ซึ่งมีคุณภาพในตัวสูงมาก หากมีการสร้าง จัดเก็บ บริหารจัดการที่มีคุณภาพตั้งแต่ขั้นตอนแรก ย่อมทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูล การเชื่อมโยงข้อมูล และการใช้งานต่อในรูปแบบต่างๆ เช่น การแปลงเป็นเอกสาร PDF การนำเข้าระบบห้องสมุดดิจิทัลย่อมทำให้ลดขั้นตอนต่างๆ ได้ ในการสร้างเอกสารงานพิมพ์ให้มีคุณภาพควรพิจารณาข้อกำหนดการสร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพ ดังนี้
-
การกำหนดฟอนต์มาตรฐานทั้งชุดภาษาไทย และภาษาอังกฤษ และ/หรือการใช้ชุดภาษาแบบผสมทั้งไทยและอังกฤษ รวมถึงภาษาอื่นๆ
-
การสร้างเอกสารงานพิมพ์ผ่านระบบปฏิบัติการที่ต่ำกว่า Windows ME
- แนะนำให้เลือกใช้ฟอนต์ตระกูล UPC เช่น AngsanaUPC
-
การสร้างเอกสารงานพิมพ์ผ่านระบบปฏิบัติการที่สูงกว่า Windows ME
- แนะนำให้เลือกใช้ฟอนต์ตระกูล NEW เช่น AngsanaNEW หรือฟอนต์มาตรฐานราชการไทย
- ทั้งนี้หน่วยงานอาจจะเลือกฟอนต์อื่นๆ นอกเหนือจากที่แนะนำได้ แต่ควรกำหนดเป็นแนวปฏิบัติร่วมกันในภาพรวมขององค์กร และไม่กระทบประเด็น "ทรัพย์สินทางปัญญา"
- ปรับแต่งระบบของ Word และ/หรือ ซอฟต์แวร์ต่างๆ ให้รู้จักฟอนต์ที่กำหนด หรือการตั้งค่า Default Font
-
การสร้างเอกสารงานพิมพ์ผ่านระบบปฏิบัติการที่ต่ำกว่า Windows ME
- การเลือกฟอนต์ใดๆ ที่ไม่ได้มาพร้อมกับระบบปฏิบัติการ ควรฝังฟอนต์ (Embed) ดังกล่าวไปกับเอกสารก่อนเผยแพร่
-
การพิมพ์เอกสารต้องใช้ความสามารถการพิมพ์ด้วยสไตล์ (Style) โดยกำหนดสไตล์พื้นฐานเป็น Heading 1, Heading 2, Heading 3, Normal, Body เป็นต้น
- การกำหนดสไตล์ให้เอกสาร ควรพิจารณาให้เหมาะสมกับประเภทของเอกสาร
- หน่วยงานควรออกแบบแม่แบบเอกสาร (Document Template) ให้เหมาะสมกับการทำงาน และประกาศใช้งานในภาพรวมขององค์กร
-
การพิมพ์เอกสาร ควรแนะนำเทคนิคการพิมพ์ที่เหมาะสม เช่น
- ไม่ต้องกดปุ่ม Enter เมื่อพิมพ์จบบรรทัด เพราะโปรแกรมสามารถตัดคำได้เอง
- หากต้องการตัดคำใดๆ ก่อนจบบรรทัด ให้ใช้ปุ่ม Shift พร้อมกับปุ่ม Enter
- การขึ้นหน้าใหม่ก่อนจบหน้าปกติ ให้ใช้ปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่ม Enter
- การใส่ช่องว่าง ควรเคาะเพียง 1 ช่องว่าง
- การใช้สัญลักษณ์พิเศษ ควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ เช่น 2 ไม่เท่ากับ 5 ควรใช้สัญลักษณ์พิเศษ ดังนี้ 2 ≠ 5
- ให้ความสำคัญกับเครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมกับการพิมพ์ด้วยซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ เช่น เครื่องหมายไม้ยมก ให้พิมพ์ติดกับคำ ดังนี้ ต่างๆ ไม่ใช่ ต่าง ๆ
- การใช้เลขไทยอย่างเหมาะสม
- เลือกใช้ความสามารถอัตโนมัติที่เหมาะสม
- ให้ความสำคัญกับการเขียนคำทับศัพท์ที่ถูกต้องตามราชบัณฑิตยสถาน เช่น Internet คำที่ถูกต้องคือ อินเทอร์เน็ต ไม่ใช่ อินเตอร์เน็ต หรือ อินเตอร์เน็ท
- แฟ้มเอกสารงานพิมพ์ดิจิทัลทุกแฟ้ม ควรกำหนดข้อมูลบรรณานุกรมให้เหมาะสมก่อนจัดเก็บและ/หรือเผยแพร่
- กำหนดชื่อแฟ้มเอกสารให้เหมาะสม
- กรณีที่มีการว่าจ้างให้หน่วยงานภายนอกจัดทำต้นฉบับเอกสาร จะต้องกำหนดให้ผู้รับจ้างส่งมอบแฟ้มเอกสารดิจิทัลต้นฉบับ (ที่ฝังฟอนต์) แฟ้มเอกสาร PDF (ทั้งแบบความละเอียดสูงและแบบปกติที่ฝังฟอนต์) แฟ้มเอกสารข้อความ Text แฟ้มแบบอักษรที่ไม่ละเมิดลิขสิทธิ์ แฟ้มภาพที่ใช้ประกอบการจัดทำที่ไม่ละเมิดลิขสิทธิ์ ให้หน่วยงานทุกครั้ง
