วัตถุประสงค์ของการจัดเก็บสารสนเทศ ย่อมต้องการให้สารสนเทศที่ถูกจัดเก็บนั้น ถูกค้นคืนเพื่อการนำไปใช้ซึ่งหมายความถึงผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ตรงกับความต้องการ ในระบบการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ โดยเฉพาะทางห้องสมุดนั้น จะมีเครื่องมือในการนำให้ผู้ใช้เข้าถึงสารสนเทศได้ คือ ข้อมูลรายการทางบรรณานุกรม (bibliographic record) ซึ่งเป็นการให้คำอธิบายลักษณะทางกายภาพของเอกสาร เช่น ชื่อผู้เขียน ชื่อผู้ทำวิจัย ชื่อหนังสือ สถานที่พิมพ์ สำนักพิมพ์ ปีที่จัดพิมพ์ เป็นต้น การลงข้อมูลรายการทางบรรณานุกรมต่างๆ เหล่านี้ จะมีลักษณะหรือการใช้คำ หรือภาษาที่มีแบบแผนหรือมาตรฐานในการลงรายการ ข้อมูลที่ใช้ในการลงรายการนี้เอง ได้ถูกกำหนดให้เป็นคำค้นเพื่อให้เข้าถึงสารสนเทศ เช่น กำหนดให้ค้นได้จากชื่อผู้รับผิดชอบในผลงานนั้นๆ (โดยรวมตั้งแต่ผู้เขียน ผู้แปล นักวิจัย บรรณาธิการ ขึ้นอยู่กับเอกสารนั้น มีผู้ร่วมรับผิดชอบโดยมีการแบ่งหน้าที่กันอย่างไร) ชื่อเรื่อง ปีที่พิมพ์ ประเภทของเอกสาร หัวเรื่อง คำสำคัญ อรรถาภิธาน เป็นต้น หัวเรื่อง คำสำคัญ อรรถาภิธาน เป็นคำที่ทำหน้าที่เป็นตัวแทน สาระหรือเนื้อหาของเอกสาร ซึ่งเรียกว่าเป็นดรรชนี ที่ชี้หรือแนะผู้ใช้เข้าสู่เนื้อหาที่ต้องการได้ การกำหนดดรรชนีขึ้นอยู่กับภาษาดรรชนี ที่แต่ละแห่งเลือกใช้ อาจจะใช้เป็นภาษาธรรมชาติ (naturallanguage) หรือ คำศัพท์ไม่ควบคุม (uncontrolled vocabulary) หรือกำหนดให้ใช้เป็นภาษาควบคุม หรือศัพท์ควบคุม (controlled vocabulary)
