STKS - Science and Technology Knowledge Services - ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

ในปัจจุบัน การจัดการความรู้ได้เข้าไปมีส่วนร่วมกับองค์กรทั้งภาครัฐและภาคเอกชน แต่ทำไมถึงต้องมีการจัดความรู้ และองค์กรของคุณ สามารถดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้ไปได้ดีมากน้อยเพียงใด มีการใช้เทคโนโลยีหรือเครื่องมือที่เหมาะสมกับการจัดความรู้หรือไม่ บทความนี้ กล่าวถึง การนำวิกิมาใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการความรู้

สภาพขององค์กร
การที่ต้องนำการจัดการความรู้เข้ามาใช้ในองค์กร เป็นเพราะอะไร ลองสำรวจดูว่า คุณหรือองค์กรของคุณ เคยอยู่ในสภาพแบบนี้หรือไม่?

1. เกิดผลกระทบกับงาน เมื่อมีบุคลากรเกษียณอายุหรือลาออก ไม่สามารถทำงานงานต่อไปได้ หรือไม่มีความสามารถทำงานได้เทียบเท่า ส่งผลให้ต้องเรียนรู้งานใหม่
2. เมื่อมีปัญหาในการทำงาน ไม่ทราบว่าจะไปถามใคร ไม่ทราบว่า ใครเป็นผู้รู้ หรือเป็นผู้ที่จะตอบหรือแก้ปัญหาให้ได้
3. เมื่อต้องการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ ใช้เวลามาก และส่วนใหญ่หาไม่ค่อยพบ หรือถ้าพบ ก็ไม่ทันสมัย ไม่สมบูรณ์และไม่ตรงกับความต้องการ
4. บุคลากรมีความรู้มากมาย แต่ไม่มีความสนใจในการเพิ่มพูนหรือแบ่งปันความรู้ ไม่มีวัฒนธรรมหรือสภาพแวดล้อมขององค์กรแห่งการเรียนรู้
5. มีการสร้างองค์ความรู้ในองค์กร แต่ไม่มีระบบในการนำไปใช้
6. เมื่อเกิดปัญหา ไม่สามารถใช้ความรู้ที่ดีที่สุดที่มีอยู่ภายในองค์กรมาช่วยแก้ปัญหา หรือใช้เป็นบทเรียนได้
7. มีการจัดเก็บองค์ความรู้มากมาย แต่ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้อย่างแท้จริง และไม่มีการแลกเปลี่ยนต่อยอดความรู้ใหม่ๆ

การนำการจัดการความรู้มาใช้ในองค์กร
จากสภาวะที่เกิดขึ้นดังกล่าว การจัดการความรู้จึงถูกนำมาใช้ เพื่อ

1. พัฒนาคน ทำให้บุคลากรมีการเรียนรู้ มีความคล่องตัวในการทำงาน ลดความสูญเสียทรัพย์สินทางปัญญาที่บุคลากรลาออกหรือเกษียณอายุ
2. พัฒนา กระบวนการทำงาน ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน มีความผิดพลาดในการทำงานน้อยลง โดยเรียนรู้จากบทเรียนหรือแนวปฏิบัติที่ดี หรือประสบการณ์ที่มีการถ่ายทอดไว้ ทำให้มีการปรับปรุง พัฒนากระบวนการการทำงาน ทำให้หน่วยงานหรือองค์กรมีการพัฒนาผลผลิต และลดต้นทุนในการทำงาน รวมทั้งบุคลากรในองค์กรมีการพัฒนาทางความคิด เกิดแนวความคิดใหม่
3. พัฒนาองค์กร บุคลากรในองค์การสามารถปฏิบัติงานได้บรรลุเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้

ปัจจัยที่ส่งผลให้หน่วยงานจัดการความรู้ไม่ได้ผล

1. ผู้บริหารไม่ให้การสนับสนุน ขาดทั้งอุปกรณ์ เทคโนโลยีและบุคลากร
2. บุคลากรยังไม่มีความรู้ หรือไม่มีความเข้าใจที่ตรงกันเกี่ยวกับการจัดการความรู้
3. องค์กรและบุคลากรไม่มีเป้าหมายที่จะนำการจัดการความรู้ไปใช้
4. ไม่มีบรรยากาศ และกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. บุคลากรไม่ใฝ่เรียนรู้และพัฒนา หรือยังมีความหวงความรู้
6. องค์กรขาดความต่อเนื่องในการสนับสนุนให้เกิดการจัดการความรู้และสร้างการมีส่วนร่วมอย่างจริงจัง
7. องค์กรให้ความสำคัญกับระบบเทคโนโลยีที่จะนำมาสนับสนุนมากเกินไป ระบบมีความซับซ้อน ใช้งานยาก
8. กิจกรรมการจัดการความรู้ถูกมองว่าเป็นภาระ เนื่องจากยังไม่สามารถนำการจัดการความรู้ไปใช้ได้อย่างแนบเนียนไปกับเนื้องาน
9. องค์กรไม่เข้าใจวัฒนธรรมของคน และลักษณะต่างๆ ของหน่วยงาน
10. องค์กรมุ่งจัดการความรู้ เพียงมุ่งให้ผ่านตัวชี้วัดเท่านั้น มิได้มุ่งหวังให้เกิดเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้อย่างแท้จริง

ตารางที่ 1 ตัวอย่างของเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้

เครื่องมือสนับสนุนการจัดการความรู้ยุคใหม่

Web 2.0

ด้วยเทคโนโลยีเว็บ 2.0 ที่ มีลักษณะของความเป็นเครือข่ายทางสังคม การมีส่วนร่วมของผู้ใช้ ที่เข้ามาร่วมแบ่งปัน แลกเปลี่ยน ความคิด ความรู้ กิจกรรมต่างๆ ผู้ใช้เป็นเจ้าของเนื้อหาโดยตรง มีการกำหนด Tag กำกับเนื้อหาที่ส่งเข้าไปในเครือข่ายทางสังคมนั้นๆ เว็บ 2.0 จึง ถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการจัดการความรู้ ที่นิยมใช้กันมาก ได้แก่ บล็อก วิกิ ในที่นี้จะกล่าวถึงการนำวิกิมาใช้เป็นเครื่องมือหลักในการจัดการความรู้

ข้อดีของวิกิ : ใช้งานง่ายมาก x ความมีประโยชน์ = ความมีส่วนร่วมสูง

วิกิ เป็นตัวอย่างของเครื่องมือทางเครือข่ายสังคม ที่มีพื้นฐานการใช้งานบนเว็บและมีรูปแบบอิสระ เนื่องจากวิกิ เป็นเว็บที่มีความเชื่อมโยงเว็บเพจภายใน แต่ละเพจประกอบด้วยแนวความคิด (ชื่อ) และมีคำอธิบายแนวความคิดนั้น (บทความ) ผู้ ใช้ได้รับอนุญาตให้เข้าไปปรับปรุงเนื้อหาของบทความและสร้างบทความใหม่ ตัวอย่างของวิกิที่เป็นที่รู้จักกันอย่างดี ก็คือ วิกิพีเดีย สารานุกรมออนไลน์นี้ถูกสร้างขึ้นเมื่อปี ค.ศ. 2001 และมีบทความเพิ่มขึ้นมากกว่า 1 ล้าน บทความ (ภาษาอังกฤษ) คุณภาพของสารสนเทศในวิกิพีเดียคล้ายกับสารานุกรมบริเทนนิกา ความที่ใช้งานง่าย จึงมีส่วนทำให้คนเข้ามาร่วมเขียนบทความสูงมาก

วิกิ = ระบบการจัดการเนื้อหา + กรุ๊ปแวร์

วิกิเป็นเครื่องมือในการจัดการความรู้ โดยการรวมเครื่องมือ 2 ประเภทอยู่ด้วยกัน กล่าวคือ เป็นระบบการจัดการเนื้อหา วิกิถูกใช้ในการจัดการเว็บเพจ (บทความ) และ เอกสารอื่นๆ  สารสนเทศในวิกิ ถูกจัดเก็บเป็นหมวดหมู่และสามารถค้นคืนได้ อีกประการหนึ่ง เป็นลักษณะของกรุ๊ปแวร์ วิกิถูกใช้ในการเพิ่มความสามารถในการสื่อสารและความร่วมมือ เมื่อหน้าวิกิถูกปรับเปลี่ยนโดยใครก็ตาม คนอื่นๆ ก็สามารถการสร้างเอกสารเว็บได้ การรวมกันระหว่างระบบการจัดการเนื้อหาและระบบความร่วมมือเป็นระบบเดียวกัน นั้น มีทั้งความสำคัญและความแตกต่าง เป็นเครื่องมือสำหรับการสร้างความรู้ (ด้วยความร่วมมือกัน) และ เครื่องมือสำหรับการแลกเปลี่ยนความรู้ภายใน (การจัดการเนื้อหา) รวมเข้าเป็นหนึ่งเดียว

การใช้วิกิในองค์กร: แพร่กระจายเหมือนไวรัส

คนในองค์กรขยายวงการใช้วิกิจากการจัดการเนื้อหาเพียงอย่างเดียว ไปเป็นการรวมจากสอง และกลายเป็นกลุ่ม วิกิถูกใช้กันอย่างอิสระ  แผ่ขยายการใช้งานไปทั่วทั้งองค์กร ด้วยความตระหนักในความสำคัญของการใช้วิกิ โดยใช้วิกิ เพื่อ

ตารางที่ 2 ตัวอย่างของการนำวิกิไปใช้ในองค์กร

 

สรุป

การ เลือกใช้เครื่องมือ เพื่อวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานใดๆ ก็ตาม ต้องเข้าใจถึงกิจกรรมอย่างถ่องแท้ รู้จักเลือกใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่เหมาะสม จึงจะนำพาให้การดำเนินงานนั้นๆ บรรลุวัตถุประสงค์ได้ เสมือนกับการนำวิกิ เป็นเครื่องมือในการจัดการความรู้ จำเป็นต้องทราบคุณลักษณะของวิกิ และการนำไปใช้อย่างเหมาะสม รวมทั้ง บุคลากรในองค์กรที่สามารถเรียนรู้การใช้งาน และเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของการนำไปใช้อย่างแท้จริง

บรรณานุกรม

สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ. 2552. การจัดการความรู้. กรุงเทพฯ : สำนักงาน.

Cooney, Laura. 2006. Wiki as a Knowledge Management Tool. [Online]. Available: http://cooney.wikidot.com/ Accessed: 14-11-2009.